Empresas perdem até 1/4 de seu tempo com reuniões inúteis

São Paulo – Você tem a sensação de que perde mais tempo em reuniões convocadas para resolver problemas do que realmente resolvendo os problemas? Você pode estar certo.

O estudo “Quatro caminhos para uma organização focada” [Four paths to a focused organization] da Bain & Company revelou que, em muitas empresas, perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes.

Burocracias e reuniões de tomadas de decisões são algumas delas.

Pelos cálculos da consultoria, isso equivaleria a perder 10 horas de trabalho semanais de cada um dos funcionários da empresa.

Esse tempo é perdido, principalmente, por conta da complexidade organizacional de cada companhia, que só aumenta conforme ela cresce.

Cada vez que uma nova linha de produtos é implantada, que novas atividades surgem, ou que a organização passa a atuar em mais regiões, por exemplo, seu nível de complexidade aumenta. A cada nova fusão ou aquisição, também.

A Bain & Company selecionou quatro itens que aumentam a complexidade de uma empresa e como resolvê-los quando eles passam dos limites:

1. Nós

Nós são pequenos aglomerados de pessoas, intersecções entre áreas, funções ou regiões diferentes, que são criados para resolver um problema, ou ao menos lidar com ele. Quanto mais nós, maior o grau de complexidade da empresa e mais lentas e difíceis são as tomadas de decisões.

De acordo com a consultoria, os nós crescem em projeção geométrica. Em uma empresa de energia avaliada pelo estudo, os nós saltaram de 800 para 12.000 em 10 anos.

Como resolver? Decidindo exatamente onde cada tarefa deve ser desenvolvida. Não é preciso, por exemplo, que cada gerente de área tenha sua equipe de RH, de TI, de finanças e de qualidade.

2. Hierarquia

Quanto mais uma empresa cresce, mais cresce o número de cargos de chefia. A cada novo chefe, uma nova equipe é formada, o que infla a quantidade de pessoas com poder de decisão e, principalmente, o orçamento da empresa, que deverá arcar com os novos salários.

Como resolver? Cortando camadas e determinando qual o nível adequado de supervisão para cada tarefa. Trabalhos mais especializados requerem mais controle, por exemplo.

3. Papéis não muito definidos

Pessoas que não sabem exatamente quais são suas funções e quais metas devem alcançar tendem a não fazer muita coisa. O quadro é pior quando essas pessoas têm de tomar decisões.

Como resolver? Delimitando exatamente o que cada um deve fazer dentro da organização e passando as decisões apenas para as pessoas diretamente envolvidas no problema em questão.

4. Espirais

Para resolver um problema, é convocada uma reunião. Nesta reunião, são decididos novos processos para resolver o problema. Para isso, são necessários dados que mostram como andam esses novos processos.

Para atualizações sobre os números, é preciso fazer mais reuniões. A cada reunião, novas medidas são ordenadas, que vão precisar de mais dados, e assim, cria-se uma espiral de processos que não leva a solução alguma.

Como resolver? Descubrindo quais são os comportamentos que geram espirais e cortando-os pela raiz: definindo exatamente quais são as metas a serem atingidas e quem são as pessoas que podem tomar esse tipo de decisão.