Por que você deve ignorar os e-mails recebidos nas férias

Depois de passar menos de uma semana em Lake George no trimestre passado, Matthew Harrigan voltou das suas férias e achou 596 e-mails não lidos aguardando-o.

O diretor-gerente da Grand Central Tech, uma incubadora de startups com sede em Nova York, demorou um dia inteiro lidando com sua caixa de entrada – e a maior parte era lixo. “Lerei apenas um pouco mais de 12 por cento”, disse Harrigan. “Vou excluir o restante”.

Trata-se de uma armadilha digital que esgota rapidamente a reserva de descanso obtida na folga. Mas existe uma forma de fugir da ressaca de e-mails pós-férias? E se Harrigan e milhões de trabalhadores decidissem evitar o ritual cansativo e fútil de passar um pente fino em centenas de mensagens em sua maioria sem importância? Por que não simplesmente desconsiderar para sempre todos os e-mails recebidos nas férias?

Na terça-feira, depois de um feriadão, siga estes três simples passos: abra seu software de e-mail, selecione tudo e arquive.

É assim de simples. O primeiro dia de volta no trabalho não tem que consumir o precioso superávit de energia obtido fora do trabalho – se você ignorar todos os e-mails recebidos nas férias. Termine suas folgas ou férias sem a carga de e-mails velhos.

Inconsequente

A maioria dos e-mails é tão inconsequente que a ignoramos de qualquer maneira. As taxas de abertura de e-mails oscilam em uma faixa de 20 por cento a 40 por cento.

Essas taxas caem muito quanto mais tempo uma mensagem passar em uma caixa de entrada: um estudo feito pela Mailer Mailer em 2011 descobriu que a meia-vida de um e-mail é de seis horas.

Isto se deve a que muitos e-mails que recebemos, especialmente no trabalho, têm uma data de expiração. Alguém quer algo em um período de tempo determinado.

Frequentemente, esse tempo passa enquanto estamos em férias. Isto torna ainda mais inútil revisar uma caixa de entrada cheia de mensagens velhas.

Catherine Campbell, que administra a empresa de marketing Bright Planning, sugere contratar um assistente virtual como o Zirtual.

Ou, em alguns escritórios, um colega poderia tomar conta da sua caixa de entrada por você.

Se entregar sua caixa de entrada parece muito íntimo, aproveite a função de resposta automática de férias. Campbell ensina seus clientes a “saírem do padrão” de imaginar que qualquer e-mail poderia ser urgente: “Se isto for uma emergência...”.

O conselho dela: “Redirecione-os para onde eles precisam ir”. Isto pode implicar oferecer os dados de contato de um colega do trabalho ou incluir um link para a página de Perguntas Frequentes de uma empresa.

Abordagem direta

Alguns, como o investidor de capitais de risco Brad Feld, adotam uma abordagem mais direta. Sua resposta automática para férias de mais de duas semanas declara o seguinte: “Não lerei este e-mail. Quando eu voltar, arquivarei tudo e começarei com uma caixa de entrada vazia”. Depois das férias, ele dá uma olhada na sua conta de Gmail em busca de coisas importantes e depois arquiva o restante. Feld não se preocupa em ignorar algo.

“Alguns e-mails voltam a aparecer e todos estão disponíveis para busca”, diz ele. Se essa abordagem indiferente soar estressante, considere utilizar uma ferramenta organizacional de e-mails, como a Mailstrom, que ajuda a apagar mensagens em massa.

Depois de ouvir falar da abordagem de Feld, Harrigan decidiu tentar algo mais próximo da sua resposta automática sonhada para suas próximas férias, mesmo que a tática o torne um tanto autoconsciente.

Harrigan teme que as pessoas achem a resposta um tanto arrogante, como se ele fosse muito importante para suas tolas mensagenzinhas. Mas ele jura que tem uma boa razão.

“Tudo que estou tentando fazer é ficar atento às pessoas”, diz ele. “Quando estivermos de férias, não nos mandem e-mails”.