Como administrar o tempo para ter uma reunião sem drama?

São Paulo - Dentro dos elevadores de uma grande empresa só existem dois consensos: a indecisão sobre o clima e a inutilidade das horas que passamos em reunião. Frases como "tenho tanta reunião que não consigo trabalhar" são tão assustadoramente comuns que, em alguns lugares nos Estados Unidos, medidas como tirar todas as cadeiras da sala para impedir que as discussões se estendam começaram a ser adotadas.

Ainda assim, as agendas dos executivos são preenchidas por marcações em vermelho. Se reuniões são mesmo detestáveis, por que é que não conseguimos nos livrar delas? "Porque são o jeito mais eficiente de resolver um problema", acredita Michael Begeman, da empresa americana 3M Meeting Network. Em uma entrevista para a revista americana Fast Company, Michael deixa claro que querer se livrar de reuniões é como querer se livrar de fornecedores em vez de aprender quais são os fornecedores certos para a empresa.

A americana Gina Trapani, outra estudiosa do tema e autora do livro Upgrade Your Life (com dicas A REUNIÃO PERFEITA... sobre como ser mais eficiente no trabalho), diz que o problema real é a "reuniãotite", doença comum em grandes companhias. A boa notícia é que dá, sim, para diminuir a quantidade e também transformar aquelas reuniões que são mesmo necessárias em momentos produtivos, com resultados concretos.

A reunião perfeita...

... tem objetivo definido. se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

... tem até seis pessoas. Todas indispensáveis. quanto menor o grupo, melhor. "o ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão", diz ana lúcia serra. joyce baena completa: "seis participantes é o máximo para que a reunião seja eficiente".

... acontece em uma sala fechada. lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é importante que todo mundo esteja bem focado.

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… é marcada para segunda-feira. "a proximidade com o fim de semana deixa as pessoas com a cabeça em outras coisas", diz joyce baena. começar a semana com reunião permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.

… dura das 10h30 às 11h30. Reunião eficiente tem hora para começar e acabar — e precisa ser respeitada. "O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos", diz Beatriz Fernandes. A maioria das pessoas se concentra mais de manhã.

... tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item. Para não estourar o tempo, controle item por item. "As pautas das minhas reuniões ficam sempre online para que todos possam ter acesso", diz Beatriz Fernandes. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.

… não tem celular nem computador. A capacidade de concentração diminui quando você tem outra opção para se distrair. A empresa americana Adaptive Path faz o que chama de "reuniões de topless": todos deixam celulares na porta da sala e os pegam na saída.

Para que serve uma reunião?

Muitas vezes, as reuniões são marcadas em cima de um tema, e não de um objetivo. Por exemplo, uma reunião "sobre a nova campanha" não é a mesma coisa que uma "para escolher a nova campanha". "Reunião precisa de objetivo, de meta a ser alcançada", diz Ana Lúcia Serra, diretora-geral da agência de publicidade Age Isobar, de São Paulo, acostumada a fazer quatro reuniões por dia.

Um estudo chamado Como CEOs Americanos e Japoneses Gastam Seu Tempo, feito por três cientistas da Universidade Takashoku, de Tóquio, mostrou que CEOs japoneses gastam até três horas por semana a menos em reuniões do que os americanos. O motivo dessa eficiência: informação mais bem distribuída.

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"Quando não há uma decisão a ser tomada e você tem apenas de informar seu time, o melhor é usar outras plataformas", diz Beatriz Fernandes, gerente da área regulatória da farmacêutica Boehringer Ingelheim, acostumada a participar de três reuniões por dia.

Na Boehringer, ela conta com uma rede interna de televisores, em que informes podem ser feitos a qualquer momento e a ajudam a compartilhar informações com sua equipe de 15 pessoas.

O nome das coisas

Um dos motivos para o ódio generalizado às reuniões pode ser o fato de não estarmos usando termos mais precisos para nos referir a outros momentos em que também precisamos convocar o time. Por exemplo, se uma área da companhia precisa apresentar o que faz a outras áreas, então esse encontro não é uma reunião, mas uma apresentação.

"A dinâmica é completamente diferente. Numa apresentação, só um grupo expõe e os momentos de interação, com perguntas e comentários, não passamde 10% do tempo total do encontro", diz Joyce Baena, sócia-diretora da empresa La Gracia, especializada em apresentações corporativas.

Saber a diferença entre uma e outra coisa é fundamental, pois permite convocar as pessoas certas. Numa reunião só devem participar quem pode decidir. Já para as apresentações, em que nem todo mundo vai falar, tudo bem envolver um grupo maior.

A pessoa no comando

Todas as terças-feiras, Ana Lúcia Serra faz um café da manhã com todos os diretores e gerentes da agência. "Esse é o momento de trocarmos ideias e alinhar o que estamos fazendo", diz. Se você é a pessoa no comando, fica mais fácil aumentar a eficiência das reuniões.

"Não há reunião eficiente sem um líder eficiente", disseram as nossas entrevistadas. No comando ou fora dele, reuniões são fundamentais e devem ser levadas a sério. "Um líder capaz de escalar as pessoas certas para sentar em volta da mesa, escutar o que cada uma tem a dizer e tomar uma decisão que inspire o grupo é o melhor tipo que existe", garante Ana Lúcia Serra. Quem discorda?