6 passos para vencer uma montanha de e-mails acumulados

São Paulo - E-mails foram feitos para economizar tempo. Na prática, é um pouco diferente: um estudo recente da Adobe descobriu que um profissional gasta em média 6 horas por dia lendo e respondendo mensagens.

Mas por que passamos tanto tempo às voltas com o correio eletrônico?

Em parte, a questão se explica pela importância da ferramenta para o mundo corporativo. A pesquisa da Adobe revelou que 35% das pessoas veem o e-mail como instrumento prioritário para se comunicar com colegas de trabalho.

Porém, o mau uso do correio eletrônico também ajuda a explicar o tempo excessivo que gastamos com os recados.

Se você assina muitas newsletters, não organiza as mensagens em pastas ou tem o hábito de usar o e-mail como depósito de lembretes para si mesmo, é provável que tenha muitas mensagens acumuladas.

Para ajudar quem deseja vencer uma montanha de e-mails não lidos, três especialistas em produtividade compartilharam dicas no site da Fast Company. São eles Maura Thomas, autora do livro “Personal productivity secrets”, Ron Webb, diretor no American Productivity and Quality Center, e Frank Buck, autor do livro “Get organized: Time management for school leaders”.

Confira a seguir 6 passos para conquistar o sonho de zerar a sua caixa de entrada:

1º passo: Reduza a entrada de novas mensagens

É provável que grande parte dos e-mails acumulados na sua caixa de entrada sejam enviados por empresas, e não por pessoas. A saída é cancelar a assinatura de newsletters e listas promocionais. Você pode usar programas específicos para essa finalidade, como o SpamDrain ou o Unroll.me. Para evitar a reincidência do problema, também vale criar um endereço de e-mail apenas para assinaturas de informativos e compras online.

2º passo: Estabeleça regras para o e-mail corporativo

É fundamental que a empresa onde você trabalha defina políticas internas para o envio e encaminhamento de mensagens. A equipe deve saber muito bem quando deve (ou não) repassar e-mails e copiar destinatários em conversas em grupo. Sem essas regras, é provável que a sua caixa de entrada continue abarrotada de recados — muitos dos quais sequer interessantes para você.

3º passo: Use ferramentas de colaboração

Existe uma infinidade de soluções tecnológicas para organizar o trabalho em grupo. Google Drive, Slack e HipChat, por exemplo, reúnem dados em um único ambiente acessível a qualquer pessoa. Explorar essas ferramentas elimina a necessidade de mandar e-mails a cada vez que for necessário discutir, expandir ou alterar documentos e projetos colaborativos.

4º passo: Faça uma triagem rigorosa das mensagens

Em vez de analisar os e-mails um a um, é mais interessante fazer uma rápida varredura na sua lista. Esse olhar panorâmico permitirá arquivar e classificar as mensagens de acordo com a sua relevância. Aquelas que parecerem mais críticas devem ir para uma nova pasta, que você analisará mais tarde. É preciso ser bastante seletivo: se o e-mail não parece importante, não tenha medo de apagá-lo.

5º passo: Use calendários e listas de tarefa

Não, você não é o único que envia e-mails para si mesmo para se lembrar de alguma tarefa ou compromisso. O problema é que esse hábito faz a sua caixa de entrada ficar muito mais cheia do que seria necessário. É mais eficiente usar outras ferramentas destinadas a esse objetivo, como calendários e listas de tarefa. Se você usa o Outlook, basta arrastar o e-mail em questão até a função “Calendário”, e a transferência está feita. No Gmail, clique em "Mais” e, em seguida,  “Criar um evento”. A maioria dos servidores de e-mail também oferece seus próprios gerenciadores de tarefas.

6º passo: Crie um sistema inteligente de pastas

Nem sempre você pode responder imediatamente a uma mensagem. A melhor forma de ganhar tempo — e, de quebra, organizar o seu correio — é criar um sistema de pastas. Não há uma única regra para fazer isso. As categorias podem ser amplas ou específicas, a depender das suas necessidades. Também vale usar a função “Arquivar”, que remove e-mails da sua caixa de entrada, mas os deixa registrados e acessíveis a qualquer momento.

2. 1. Navegar na internet compulsivamente

2 /9(Thinkstock/Wavebreakmedia Ltd)

3. 2. Responder e-mails assim que eles chegam

3 /9(Thinkstock/Devonyu)

4. 3. Buscar energia nos alimentos errados

4 /9(Ryan Smart / Stock Xchng)

O nível de glicose no seu sangue funciona como um pedal acelerador do seu cérebro: quando está baixo, você se sente cansado, lento e dispersivo; quando está alto, você consegue trabalhar a todo o vapor. A quantidade ideal da substância para otimizar o seu desempenho é 25 gramas.  O detalhe é que os efeitos da glicose para a sua produtividade podem variar muito de acordo com a fonte alimentar. Doces com açúcar refinado e refrigerantes, por exemplo, geram um salto de energia que dura apenas 20 minutos. Já aveia, arroz integral e outros alimentos com carboidratos complexos têm efeitos mais duradouros e, por isso, merecem ser priorizados.

5. 4. Apertar o botão “soneca” do despertador

5 /9(Thinkstock/Elenathewise)

Ceder à tentação de ganhar mais alguns minutos de sono pela manhã pode parecer um “presente” que você dá a si mesmo. Mas esse hábito pode ter efeitos surpreendentemente negativos para o seu bem-estar durante o dia. Bradberry explica: o cérebro normalmente prepara o corpo para estar alerta na hora em que você costuma despertar. É por isso que muitas vezes acordamos um pouco antes do som do alarme. Quando você usa o botão “soneca” e volta a dormir, você perde esse “empurrãozinho” da natureza para acordar. Para ter manhãs mais produtivas, é melhor respeitar o primeiro alarme do relógio.

6. 5. Aceitar todos os convites de reunião

6 /9(Thinkstock/Wavebreakmedia Ltd)

Segundo Bradberry, executivos hiperprodutivos compartilham uma certa aversão a reuniões. “Eles as evitam ao máximo porque sabem que podem durar uma eternidade”, diz o especialista. Para não perder um tempo precioso do seu dia, é melhor ser bastante criterioso na hora de aceitar convites para esses encontros. Se de todas as maneiras for impossível fugir, a saída é lutar para que a conversa não extrapole demais a programação. De acordo com o especialista, as reuniões costumam ser muito mais interessantes e úteis quando precisam respeitar um horário rígido ou um limite claro para os temas a serem tratados.

7. 6. Trabalhar em modo “multitasking”

7 /9(Flickr/Creative Commons/Gabriel Rojas Hruska)

Enquanto os especialistas ainda debatem se o multitasking é possível ou impossível neurologicamente, o fato é que fazer malabarismo com várias tarefas empobrece o seu desempenho, diz Bradberry. Isso porque pessoas bombardeadas por estímulos têm dificuldades de memorização e não conseguem prestar atenção suficiente no que estão fazendo. É mais produtivo e menos estressante começar uma atividade só depois de ter concluído a anterior.

8. 7. Sacrificar a execução em nome da “perfeição”

8 /9(Ridofranz/Thinkstock)

Prezar pela qualidade da entrega é diferente de postergar indefinidamente o início de uma tarefa pela convicção de que ela ainda não foi bem planejada. O bloqueio causado pelo perfeccionismo aparece principalmente na hora de começar a atividade. O conselho Bradberry é não passar tempo demais diante de uma página em branco. Afinal, diz ele, não dá para melhorar o que ainda não foi feito, mas é possível aperfeiçoar o que você já começou.

9. Veja agora 7 hábitos matinais que todo profissional deveria ter

9 /9(Thinkstock/monkeybusinessimages)

O que você faz ao acordar?