Saiba como controlar o caixa do seu negócio
O fluxo de caixa refere-se à entrada e à saída de recursos financeiros. Para realizar um efetivo controle, algumas técnicas são muito úteis.
Da Redação
Publicado em 13 de novembro de 2015 às 11h32.
Dicas para controlar o fluxo de caixa
Escrito por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças
Fluxo de caixa refere-se à entrada e à saída de recursos financeiros . Para realizar um efetivo controle, algumas técnicas são muito úteis. Entre elas: categorizar os fluxos e atualizá-los constantemente, além de manter controles mais aprofundados sobre alguns itens.
Uma dica é organizar os fluxos por tipo de decisão que se toma. Exemplos de categorias nesse sentido são: i) compromissos periódicos gerais e receitas financeiras ou de aluguéis; ii) compromissos relativos à produção e receitas relativas às vendas; iii) investimentos; iv) despesas eventuais.
O primeiro grupo se constitui de entradas e saídas de operações usuais e periódicas tais como aluguéis, impostos, água, luz, telefone, transporte, manutenção de ar condicionado, materiais administrativos e de consumo geral (água, café, sabonete etc.) e o pagamento de pessoal administrativo e de vendas. Essas despesas e receitas ocorrem mensalmente ou em períodos repetidos e podem facilmente ser planejados. Registre todos os contratos e estime o que for consumo.
Neste grupo, ainda há o caixinha ou fundo fixo. Registrar tudo o que se gasta com dinheiro em espécie é trabalhoso, mas necessário, nem que seja em paralelo. Estabeleça os itens que se pode comprar com esse dinheiro e o que deve ser comprado em lotes maiores para ter vantagem de preço.
Entradas e saídas de operações usuais de produção são aquelas decorrentes das compras de insumos ou mercadorias, pagamento de pessoal, manutenção de máquinas etc. Esse fluxo depende do volume da produção ou das vendas. Você pode usar a referência dos meses ou anos passados para ajustar à situação atual e projetar o futuro e não se esqueça da sazonalidade, se houver. O controle do que se compra para vender também ajuda a evitar desperdícios ou detectar furtos.
Não deixe de computar os investimentos. Qualquer máquina, equipamento, reforma, letreiro de loja etc. deve ser separado dos itens usuais. As decisões sobre esses itens estão mais relacionadas com o progresso do negócio do que com o andamento normal.
E elas estão sempre lá: as despesas eventuais. Se aquela despesa não existir mais, outra entrará no lugar. Reserve um montante para isso.
Essa separação ajudará na identificação do que já está compromissado e do que pode ser estimado. Registre ambos e, na medida em que o estimado for sendo realizado, substitua essa informação no seu fluxo de caixa. Assim você terá o registro do real até o momento e o estimado para frente.
Por exemplo, se você estimou um pagamento ao fornecedor pela projeção de compra que faria, mas quando fechou o negócio o valor foi diferente, já faça o ajuste antes mesmo do pagamento. Essa substituição permite medir o impacto das diferenças no fluxo futuro. Faça essa comparação e ajuste no menor período possível - toda semana, a cada dois dias ou diariamente, dependendo do seu movimento.
O controle do dinheiro deve ser conferido com o extrato bancário. Ele ajuda na conciliação. Mesmo que você não tenha um software para isso, use planilhas eletrônicas. E quando o fluxo estiver apertado, aprofunde a investigação em cada grupo dessas despesas. Elas já estarão separadas por tipo de decisão: dia a dia, operacional e estratégica.
Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo. 1 /12(zakokor/Thinkstock)
São Paulo - Ter uma presença mobile é uma opção cada vez mais atrativa para os empreendedores . Mas os smartphones e tablets não servem só para divulgar sua empresa: eles também tornam possível ter os dados financeiros do seu negócio na palma da mão, sem precisar procurar em pilhas e pilhas de papéis. Selecionamos 10 aplicativos , nacionais e internacionais, para o empreendedor saber de trás para frente como está o orçamento do seu empreendimento. Os apps podem ser extensões de um programa com versão desktop ou podem funcionar integralmente de forma mobile.
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Você é um empreendedor que costuma esquecer as contas? O Bills Reminder é um aplicativo que manda lembretes no seu celular quando a hora de pagar se aproxima. Com base nos prazos, a ferramenta organiza as contas em Próximas, Atrasadas, Quitadas ou Não-quitadas. O app é gratuito e está disponível apenas para Android.
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O ContaAzul é um software de gestão para micro e pequenas empresas bem conhecido. A ferramenta recebeu um novo aporte em fevereiro deste ano. O serviço permite fazer controles financeiros e de estoque, integrar a conta bancária e importar informações, emitir boletos e notas fiscais eletrônicas, enviar recibos, proposta e contratos e ver relatórios do seu negócio. Os planos variam de 29 reais a 199 reais por mês, dependendo da escala da empresa. O aplicativo está disponível para o sistema iOS. O aplicativo para Android está indisponível no momento. Leia mais sobre o ContaAzul.
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Muitos empreendedores têm de pegar empréstimos para impulsionar seu negócio. O problema vem na hora de saldar essa dívida. É aí que o Debt Payoff Planner pretende ajudar: o aplicativo faz com que o empreendedor tenha um planejamento financeiro para esses empréstimos. O app permite registrar pré-pagamentos, que podem ser usado para dívidas gerais ou específicas, e também mostra taxas promocionais e permite exportar dados para o Excel e para o e-mail. O Debt Payoff Planner custa 2,52 reais e está disponível apenas para Android. Também há uma versão gratuita, mais simples.
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O Expensify é outro serviço muito conhecido para organizar as finanças. Ele permite que o usuário importe gastos por meio de sua conta bancária ou manualmente, inclusive tirando fotos de notas fiscais. Também é possível criar relatórios financeiros e pedir reembolsos por serviços como o PayPal. Para os empreendedores, o Expensify organiza, inclusive, webminars (palestras online) sobre como usar o aplicativo para gerir pequenos negócios. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, Blackberry, iOS e Windows Phone. É possível adquirir versões mais sofisticadas, como "Time" e "Corporativa", por cinco a nove dólares por usuário ativo no mês.
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O Granatum - Controle Financeiro promete um pacote completo para fazer a gestão financeira das contas de uma empresa. Entre os serviços oferecidos, estão a visualização do fluxo de caixa em uma única tela, o cadastro de contas a pagar e a receber, a emissão de boletos bancários, a elaboração de relatórios e o acompanhamento de metas estabelecidas para seu negócios. O programa tem planos mensais, semestrais e anuais e a mensalidade parte de cerca de 40 reais. É possível testar o serviço de forma gratuita. O Granatum tem um aplicativo disponível para Android, focado em gerenciamento empresarial. É preciso já ter uma conta na versão desktop para usar o app.
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O Meu Dinheiro é um gerenciador financeiro online para administrar o orçamento pessoal, da família ou da pequena empresa. Ele contém serviços como contas a pagar e receber, cartões de crédito, controle de projetos, movimentação bancária inteligente, metas de orçamento, emissão de recibos, fluxo de caixa e centros de lucro e custo. O programa possui planos trimestrais, semestrais e anuais, com valor de seis a 10 reais mensais para o plano profissional, além de uma versão básica gratuita para experimentação. O Meu Dinheiro está disponível em apps para Android e iOS, que podem ser acessados usando o mesmo login da versão web.
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O Mint é um aplicativo que controla quatro categorias principais de custo para as pequenas empresas: as despesas que só ocorrem uma vez , como o investimento inicial; as despesas fixas, como o aluguel; as despesas variáveis, como comissões para funcionários; e as despesas opcionais, como ter café para os clientes.
O próprio site do aplicativo fez um artigo destacando como o Mint pode ser útil para pequenas empresas: "O dinheiro necessário para operar um pequeno negócio, especialmente no começo, pode ser exorbitante. Por isso, você precisa ter um orçamento para tudo". O Mint é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone.
O próprio site do aplicativo fez um artigo destacando como o Mint pode ser útil para pequenas empresas: "O dinheiro necessário para operar um pequeno negócio, especialmente no começo, pode ser exorbitante. Por isso, você precisa ter um orçamento para tudo". O Mint é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone.
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O Qipu é resultado de uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé. O app propõe não apenas acabar com a inadimplência, mas também permitir que os microempreendedores individuais (MEIs) tenham condições de gerir seu negócio. A ferramenta ajuda a controlar pelo celular ou pela versão web as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, arrecadação do microempreendedor ou os benefícios a que ele tem direito. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone, além da versão web. Leia mais sobre o Qipu.
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O QuickBooks ZeroPaper afirma ser ideal para profissionais autônomos, MEIs e microempresas. Com o software, você pode aprender sobre finanças de um jeito prático. Com uma interface "mais simples do que uma planilha", o programa registra contas a pagar e a receber, boletos bancários e relatórios, além de poder mandar alertas por e-mail e SMS. A startup já foi citada como uma das revolucionadoras do seu mercado. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android e iOS.
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O You Need a Budget (YNAB) é um programa para controlar o orçamento que se baseia em quatro regras: dê um destino para cada dólar que você ganha; poupe dinheiro para um dia ruim; saiba se adaptar a situações difíceis; e viva esse mês apenas com o dinheiro ganho no mês passado. O serviço oferece, além do software, um curso sobre como administrar o seu dinheiro em nove dias, aulas online e um fórum para tirar dúvidas. Há também um blog com uma categoria apenas de dúvidas sobre pequenos negócios. O YNAB tem uma versão de teste gratuita por 34 dias e o programa custa 60 dólares. Só é possível baixar os aplicativos para Android e para iOS tendo esse programa instalado em um desktop.
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