Em tempos de home office, como seguir a LGPD nas PMEs?

Por Flávia Filhorini, sócia do escritório Filhorini Advogados Associados.

O sistema de trabalho remoto home office, adotado também pelas PMEs em função da pandemia do novo coronavírus, apresenta tendência de continuidade na maioria das empresas e organizações, mesmo após um retorno paulatino à chamada “quase” normalidade.

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Assim, o fim do isolamento social certamente não significará o fim do home office e do teletrabalho para várias empresas estrangeiras e nacionais. Algumas estenderam o trabalho remoto até o próximo ano, outras já decidiram se estabelecer definitivamente para o formato do trabalho à distância e há aquelas que planejam voltar em um sistema híbrido.

Uma pesquisa realizada pela Robert Half, empresa global de consultoria de recursos humanos, revelou que 86% dos profissionais entrevistados querem trabalhar de casa mais vezes após o fim da quarentena. Ainda segundo o estudo, que ouviu mais de 800 pessoas, 67% perceberam que é possível executar as tarefas remotamente; 49% consideram que o equilíbrio entre vida profissional e pessoal melhorou sem o deslocamento para o trabalho; e 25% estão mais confortáveis com as tecnologias.

Neste aspecto, é muito importante o investimento em tecnologia específica, que auxilie tanto na gestão de informações pelo RH, quanto na instrumentalização da gestão de dados com os quais os empregados lidam, permitindo uma maior autonomia com responsabilidade em relação aos dados coletados.

Grande parte das empresas que mantêm empregados no regime de teletrabalho ou em home office optou por disponibilizar para os colaboradores dispositivos digitais de propriedade da própria empresa.

Nesse sentido, é imprescindível um alinhamento do ambiente remoto às melhores práticas de segurança e à Lei Geral de Proteção de Dados ( LGPD) , seja na hipótese de o empregado utilizar meios telemáticos corporativos, seja utilizando estes meios de sua propriedade.

Assim, em razão da complexidade para instrumentalizar e garantir que o empregado que trabalha remotamente atue dentro das melhores práticas da segurança e da privacidade de dados, é necessário seguir um roteiro bem definido de transformação da cultura.

Reunimos, brevemente, neste artigo, 4 dicas que buscam auxiliar as PMEs neste processo.

Como PMEs podem seguir a LGPD em tempos de home office

1- Realização de treinamentos e palestras

Eventos que tenham a presença de todos os empregados da empresa (inclusive aqueles em regime de teletrabalho ou home office) para instruções gerais sobre a LGPD, ocasião na qual devem ser abordados os principais aspectos da lei, para conhecimento de todos.

2- Elaboração de políticas claras

As políticas devem conter os procedimentos que deverão ser cumpridos pelos empregados, em todos os setores e posições.

3- Criação de grupos multidisciplinares

Os grupos irão compor um comitê de privacidade, os quais reúnam profissionais que exerçam coordenação ou governança em todas as áreas, sendo imprescindível reunir também os empregados que trabalhem em home office.

4- Verificação de todos os processos

É preciso analiasar todos os processos e meios tecnológicos utilizados tanto na sede quanto em meios telemáticos de trabalho (trabalho remoto) que envolvam tratamento de dados pessoais.

Aliado a tudo isso, é importante ressaltar que a busca de conformidade à LGPD é um processo vivo, em diuturna transformação.

Nesse sentido, não basta configurar e implementar soluções “de ponta” em termos de segurança digital que atenda a LGPD, sem um constante monitoramento, treinamento e aperfeiçoamento.

Diante deste novo cenário no qual vivemos, não há mais lugar para improvisos ou amadorismos. RH, TI e Jurídico devem estar sobejamente alinhados, cônscios da responsabilidade da empresa pela proteção do dado pessoal criado, processado e transmitido pelo colaborador, tanto aquele que trabalha presencialmente ou remotamente. Uma realidade desafiadora, na condução correta e harmônica com a legislação aplicável, seja trabalhista ou decorrente da LGPD.

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