Gastos com transporte de funcionários podem virar uma penalidade fiscal?

São Paulo - A dica desta semana é para as pequenas e médias empresas que apuram o imposto de renda pessoa jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) através do lucro real. Você sabe como agir para deduzir a despesa com transporte de funcionários que usam carros particulares durante uma tarefa da empresa? O consultor fiscal e tributário Alexandre Galhardo explica:

"Essa é uma despesa corriqueira à qual muita gente não presta atenção, mas é recorrente nas fiscalizações realizadas pelos auditores da Receita Federal.

Geralmente as empresas criam formulários internos de reembolso de despesas. O funcionário deve informar a quilometragem percorrida com o próprio carro para atividades da empresa.

A empresa multiplica a quilometragem por uma taxa definida internamente para chegar ao valor do reembolso que o funcionário deve receber pelo consumo de combustível, lubrificantes e o desgaste das autopeças.

Esse é um exemplo de despesa operacional dedutível, que são os gastos não computados nos custos, mas necessários, e que estejam ligados à produção ou comercialização de bens e serviços devidamente suportados por documentos fiscais hábeis e idôneos. Na hora de comprovar esse tipo de gasto, as empresas pecam e se tornam presas fáceis para o leão.

Neste tipo de operação é muito difícil ter um documento fiscal que comprove a despesa e possa servir para a dedução. Como o reembolso cobre vários tipos de gastos, como combustível, óleos, fluídos, freios e autopeças, e o funcionário não tem notas de tudo, é quase inviável comprovar.

Isso também costuma acontecer com o reembolso das despesas de transporte público, já que o usuário não tem também documento fiscal hábil para comprovar o gasto.

Por isso, vale pensar em computar estas despesas como dedutíveis visando reduzir a base de cálculo destes do IPRJ e da CSLL, já que os fiscais da receita já sabem que as empresas são falhas nesse tipo de controle e sempre dão uma “mordidinha” que com a aplicação de juros e multa pode se tornar um “mordidão”.

Organização, método de trabalho, procedimentos operacionais divulgados e implantados, ótima comunicação interna e controle documental são fundamentais para o bom desempenho de um departamento fiscal."

Envie suas dúvidas sobre impostos para examecanalpme@abril.com.br .

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