Como não depender da sua memória nas taredas do dia a dia

Escrito por Millor Machado, sócio-fundador da rede social Empreendemia

Um costume que vejo nas empresas nascentes é o que chamo de gestão de memória. O empreendedor consegue lembrar-se das coisas mais importantes que precisa fazer no dia e organiza sua agenda com base nessas tarefas.

Porém, depois de um tempo o número de coisas para fazer aumenta muito. Além disso, algumas vezes ele envia algo para um cliente e fornecedor e eles não respondem, precisando do que chamamos de follow-up, um lembrete caso aquela mensagem não seja respondida.

Para deixar o dia-a-dia ainda mais emocionante, conforme a empresa cresce o empreendedor precisa lembrar-se das suas tarefas, de cobrar respostas de clientes e fornecedores e ainda por cima gerenciar seus colaboradores. Ou seja, não há memória de elefante que aguente!

Uma das melhores formas que conheço para lidar com essa situação é o investimento em três pilares: mapeamento de processos, gestão do conhecimento e tecnologia. Antes que pareça algo burocrático ou complicado demais, vamos entender um pouquinho sobre cada um.

1. Faça uma lista
Mapeamento de processos não é nada mais do que registrar em algum lugar quais são as atividades que sempre são executadas na empresa. Coisas como levantar lista de clientes, entrar em contato e elaborar contratos são tarefas presentes em qualquer tipo de empresa.

Na medida em que você tem esse mapeamento, fica cada vez mais fácil entender melhor em que você pode investir para tornar esses processos cada vez mais eficientes e não precisar ficar lembrando-se deles toda hora.

2. Analise suas tarefas
Conforme você mapeia os processos, é essencial documentar os principais passos envolvidos, incluindo dicas para situações anormais que possam acontecer. Essa documentação facilitará muito o treinamento de novas pessoas para executarem aquelas funções, se liberando tempo para atividades mais estratégicas.

3. Invista em ferramentas
Por último, existem inúmeras ferramentas que te ajudarão a organizar as tarefas e criar lembretes para não depender da sua memória. Existem sistemas extremamente complexos e já integrados com todas as áreas da empresa como gestão de clientes, emissão automática de notas fiscais. E outros mais simples que funcionam como listas de tarefas. O importante é ter registrado o que você precisa fazer e usar essas ferramentas para facilitarem o seu controle.

Repare que a sequência aqui é importante. De nada adianta a melhor tecnologia do mundo sem uma análise bem feita sobre as tarefas. O importante é ir aos poucos e evoluir continuamente seus métodos de gerenciamento. A única coisa que é garantida é: depender da sua memória é pedir para limitar o crescimento da sua empresa.

Millor Machado é empreendedor, sócio-fundador da rede social Empreendemia e escreve no blog Saia do Lugar.