São Paulo – Bagagem, documentos, passagens. Seja para visitar um cliente ou participar de um evento importante, as viagens de negócios em pequenas empresas não podem pesar demais no bolso, mas são importantes para manter o empreendedor atualizado.

Segundo Marcos Costa, diretor da CTS - Travel Solutions, é possível fazer viagens mais baratas, inclusive para o exterior. “A palavra chave é planejamento”, diz Costa. Veja as dicas do especialista para aproveitar ainda mais as viagens corporativas. 

1. Compre com antecedência

É fato que quanto antes uma viagem é planejada mais barata ela pode ficar. “Para não ser mais caro, precisa conseguir antecedência para compra. Para eventos, eu penso que ninguém vai participar com menos de 10 dias. O que acontece é que as empresas confirmam, mas compram em cima da hora. Uma antecedência boa é de 10 dias, pelo menos”, explica Costa. 

2. Compare 

Com a viagem em vista, faça vários orçamentos e compare os preços antes de fechar. Costa sugere pelo menos três cotações diferentes para comparar. Faça pesquisas em sites e agências de viagens. “Nessa pesquisa tem que avaliar vários canais. Para cada item tem que ter comparação e analisar se tem algum custo embutido. Muitas vezes, quando finaliza a venda tem custo embutido que não percebe quando está vendo só a tarifa”, ensina. 

3. Verifique a devolução de taxas

Muitos países têm programas de devolução de impostos pagos por quem está de passagem no local. “Em uma viagem internacional, veja se tem devolução do imposto pago em despesas locais”, diz. 

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Na maioria das vezes, é preciso guardar as notas fiscais. “Para todas as despesas têm que solicitar nota fiscal nominal à empresa, seja taxi, restaurante ou gastos básicos de viagem. A devolução pode chegar a 25%”, explica. Procure o site de turismo ou do aeroporto da cidade para onde vai viajar para se informar. 

4. Cheque as comodidades

Uma forma de economizar é no transporte entre hotel e aeroporto. Em alguns locais, os taxis cobram uma taxa fixa para levar passageiros até a área central. Em outros, o preço pode ser uma surpresa desagradável.

“Se você não conhece o destino, é recomendado sair com transfer combinado ou usar do próprio hotel. Verifique com o hotel se já não tem esse serviço antes de pagar outra empresa”, afirma. 

5. Conheça as regras

O perigo de comprar uma viagem com antecedência é as condições mudarem até o dia de embarcar. Para evitar dores de cabeça e gastos extras, a dica é conhecer bem as regras para cancelamento de reservas de passagens e hotéis. “Verifique as regras, os prazos de cancelamento e as taxas de reembolso”, diz.