Como estes negócios faturam com os documentos que ninguém guarda

São Paulo – Todo dono de empresa sabe que é preciso arquivar muito bem os documentos de todas as áreas do negócio.

Porém, é mais fácil afirmar do que fazer: alguns papéis precisam ser guardados por décadas e, mesmo que o empreendedor consiga guardá-los, achar algum documento específico no meio de tanta papelada pode ser um trabalho muito exaustivo.

Onde há problemas, há uma oportunidade de negócio. As empresas eBox e NFe Cloud perceberam essa dificuldade e criaram dois negócios que cuidam dos documentos no lugar das empresas: enquanto a primeira foca em arquivar e digitalizar arquivos internos da empresa, a segunda se especializou em notas fiscais.

Os resultados vieram em pouco tempo: a eBox foi criada em 2015 e, no ano passado, faturou 1,6 milhão de reais. Já a NFe Cloud começou a operar em setembro do ano passado e, apenas nos últimos quatro meses de 2016, faturou 600 mil reais.

Os documentos da eBox

Marcelo Araújo já tinha uma experiência de dez anos na área de gestão de documentos. Trabalhando como funcionário, teve o desejo de criar uma empresa de arquivamento de papéis empresariais com um modelo um pouco diferente do que tinha visto até então.

“Tínhamos um modelo de guarda apenas física dos arquivos, que são uma exigência da burocracia brasileira. Mas, nos últimos anos, há uma tendência também de digitalização dos processos, por meio de documentos eletrônicos”, explica Araújo. “Nosso insight foi cuidar das questões físicas, por conta da obrigação legal, mas também inserir o empreendedor no mundo virtual.”

Após a união com outros quatro sócios complementares em outubro de 2015, nasceu a empresa eBox. O negócio faz não só a guarda física dos documentos da empresa, mas também sua digitalização. Esta pode ser feita tanto pela própria eBox quanto pelo usuário, por meio de um aplicativo Android. Depois, é possível acessar a plataforma da eBox e fazer consultas de arquivos por palavras-chaves.

Alguns documentos guardados pelo empreendimento são, por exemplo, as apólices de seguradoras; os balanços contábeis e fiscais; os contratos de crédito consignado ou empréstimos; e os prontuários de recursos humanos.

“Há um ganho de tempo ao procurar documentos, de segurança no arquivamento e de sustentabilidade, por menos papéis serem impressos e reimpressos. As empresas estão cada vez mais adotando a digitalização, porque não há espaço para guardarem todos os seus documentos”, defende Araújo.

A eBox cobra por caixa ocupada em seu galpão. O plano mínimo está por volta de 450 reais por mês, para guardas de arquivos de PMEs, e pode chegar a até 500 mil reais por mês.

Hoje, a eBox atende 42 clientes, incluindo empresas como Ambev, Camil Alimentos e Itautec. O faturamento em 2016 foi de 1,6 milhão de reais. Para 2017, o negócio quer dobrar o faturamento e chegar a 100 clientes.

As notas fiscais da NFe Cloud

A ideia da NFe Cloud surgiu quando seus próprios criadores, os sócios Alison Flores e Fábio Carapau, sentiram na pele os problemas de não ter os documentos organizados.

“Éramos sócios em uma empresa do ramo têxtil e, em uma fiscalização, pediram notas fiscais de anos anteriores. Ao levantar essa documentação, percebemos que não tínhamos as notas arquivadas e fomos autuados”, conta Flores.

Depois desse incidente, os sócios pensaram como resolveriam o problema de arquivar suas notas fiscais no futuro. Percebendo que isso poderia afetar várias outras empresas, desenvolveram uma solução para ser lançada no mercado, e não apenas para uso pessoal.

Com um investimento inicial de 500 mil reais, a NFe Cloud foi lançada em agosto de 2016, mas só começou a comercializar sua solução no mês seguinte.

“Em empresas maiores e mais estruturadas, armazenar já é de praxe: há um setor que faz apenas isso. Mas, em empresas menores, isso não costuma ocorrer, porque o empreendedor costuma estar ocupado com outras áreas do negócio”, diz Flores. “É uma obrigação legal, mas nem sempre tem a atenção devida no dia a dia. Por isso, nosso objetivo é fazer isso de maneira automática.”

Para isso, a NFe Cloud faz o monitoramento do CNPJ do cliente nos sites da secretaria do Ministério da Fazenda e da Receita Federal. “As notas fiscais precisam passar pela secretaria, e é aí que nós as encontramos e as arquivamos, por meio da computação em nuvem.”

O usuário pode acessar duas notas a qualquer hora na plataforma da NFe Cloud, e localizar a nota desejada por meio de uma busca inteligente: por exemplo, uma transação feita com um fornecedor há quatro anos.

“A parte menos importante, em termos de gestão, é o arquivamento pedido por lei. O diferencial da nossa empresa é trazer relevância a essa documentação. Você pode definir quais são os limites de emissão de notas fiscais dentro da empresa, ou enviar ao departamento contábil as entradas e saídas do negócio”, afirma Flores.

O negócio trabalha com quatro planos mensais, variando com o tamanho do cliente: P (19,90 por mês), M (39,90), G (59,90) e sob demanda (média de 199,90).

Enquanto o plano P é para quem emite cerca de 600 notas fiscais eletrônicas por mês, a partir de 3,5 mil notas já é possível fazer um plano sob demanda.

O negócio atende desde uma floricultura até uma siderúrgica, por exemplo. Ao todo, a NFe Cloud possui 750 clientes, sendo que o maior deles gera mais de 3 milhões de notas fiscais eletrônicas no mês.

Em 2016, o negócio faturou 600 mil reais (nos seus quatro meses de operação). Para 2017, o empreendimento pretende faturar 3,6 milhões de reais.

Para isso, a NFe Cloud pretende lançar neste mês um emissor de notas fiscais: assim que o empreendedor emitir a nota, ela também já será arquivada digitalmente.

“Faremos planos já combinados o armazenamento. Seriam também nas modalidades P, M, G e sob demanda, mas o valor mínimo subiria para 39,90 reais ao mês”, explica Flores.