4 passos básicos para manter as contas da empresa em dia

Organização e disciplina ajudam a manter as contas em dia
Respondido por Rogério Nunes , especialista em finanças

Qual empresário nunca se deparou com uma conta inesperada para pagar ou com algum problema de última hora no caixa da instituição? Para evitar esses incidentes, o ideal é que o departamento ou a pessoa responsável pela área financeira da empresa possa organizar as informações de tal forma que as contas a pagar e as contas a receber estejam previstas com suas respectivas datas de vencimento e valores.

Fazer uma lista e catalogar todas as receitas e despesas do mês vigente oferece ao empreendedor , além do controle sobre o mês atual, uma previsão de quais serão as receitas e despesas recorrentes dos próximos meses. O importante é que as informações sejam atualizadas sempre que necessário, apontando, por exemplo, quando existe uma nova conta a pagar ou a receber. Nunca esquecer: faturamento não representa dinheiro no caixa.

Para manter as contas em dia e melhor organizar a rotina financeira é importante seguir e inserir algumas práticas ao cotidiano, como:

1. Não crie mais dívidas do que empresa pode arcar
Essa é a regra mais importante para ter saúde financeira e uma boa gestão. Avalie a situação do caixa e não obtenha mais dívidas do que pode arcar, assim não será necessário recorrer a empréstimos ou outros recursos externos para quitar as contas.

2. Defina as condições de recebimento e pagamento
Para facilitar a gestão da empresa, é importante que os prazos de pagamento concedidos a clientes sejam inferiores ao recebido de fornecedores. Além disso, o prazo concedido ao cliente deve obedecer à regra de múltiplos de sete (7, 14, 21, 28, 35 etc.). Desta forma, excetuando-se os feriados, o vencimento sempre será em dia útil.

3. Registre as informações
A principal dificuldade para manter as contas a pagar organizadas é a falta de informação. É importante parar e responder: quais são os compromissos assumidos pela minha empresa? Refletir sobre isso e relacionar todos os gastos fixos e variáveis, com seus respectivos valores e formas de pagamento auxiliam muito no controle dos gastos e para que as dívidas sejam pagas em dia.

Para facilitar, a empresa pode utilizar um sistema automatizado específico para essa função. É possível escolher um sistema online que permita acesso de qualquer lugar, assim podem-se controlar as finanças à distância, principalmente nesse período de confraternizações.

4. Pague as contas pontualmente
Procure quitar as contas em dia e antecipe os pagamentos para receber descontos, desde que o desconto seja vantajoso e esta antecipação não prejudique o caixa no futuro. Desta forma, evitam-se multa e juros no caso de atrasos. Mantendo os pagamentos pontuais ou antecipados, é possível aumentar o crédito junto aos fornecedores.

O segredo para o sucesso do empreendimento é conhecer e entender o que entra e o que sai do caixa durante um dia, um mês ou um ano, ou seja, se organizar e planejar.

Rogério Nunes é diretor da Moore Stephens Auditores e Consultores.

Organização e disciplina ajudam a manter as contas em dia
Respondido por Rogério Nunes , especialista em finanças

Qual empresário nunca se deparou com uma conta inesperada para pagar ou com algum problema de última hora no caixa da instituição? Para evitar esses incidentes, o ideal é que o departamento ou a pessoa responsável pela área financeira da empresa possa organizar as informações de tal forma que as contas a pagar e as contas a receber estejam previstas com suas respectivas datas de vencimento e valores.

Fazer uma lista e catalogar todas as receitas e despesas do mês vigente oferece ao empreendedor , além do controle sobre o mês atual, uma previsão de quais serão as receitas e despesas recorrentes dos próximos meses. O importante é que as informações sejam atualizadas sempre que necessário, apontando, por exemplo, quando existe uma nova conta a pagar ou a receber. Nunca esquecer: faturamento não representa dinheiro no caixa.

Para manter as contas em dia e melhor organizar a rotina financeira é importante seguir e inserir algumas práticas ao cotidiano, como:

1. Não crie mais dívidas do que empresa pode arcar
Essa é a regra mais importante para ter saúde financeira e uma boa gestão. Avalie a situação do caixa e não obtenha mais dívidas do que pode arcar, assim não será necessário recorrer a empréstimos ou outros recursos externos para quitar as contas.

2. Defina as condições de recebimento e pagamento
Para facilitar a gestão da empresa, é importante que os prazos de pagamento concedidos a clientes sejam inferiores ao recebido de fornecedores. Além disso, o prazo concedido ao cliente deve obedecer à regra de múltiplos de sete (7, 14, 21, 28, 35 etc.). Desta forma, excetuando-se os feriados, o vencimento sempre será em dia útil.

3. Registre as informações
A principal dificuldade para manter as contas a pagar organizadas é a falta de informação. É importante parar e responder: quais são os compromissos assumidos pela minha empresa? Refletir sobre isso e relacionar todos os gastos fixos e variáveis, com seus respectivos valores e formas de pagamento auxiliam muito no controle dos gastos e para que as dívidas sejam pagas em dia.

Para facilitar, a empresa pode utilizar um sistema automatizado específico para essa função. É possível escolher um sistema online que permita acesso de qualquer lugar, assim podem-se controlar as finanças à distância, principalmente nesse período de confraternizações.

4. Pague as contas pontualmente
Procure quitar as contas em dia e antecipe os pagamentos para receber descontos, desde que o desconto seja vantajoso e esta antecipação não prejudique o caixa no futuro. Desta forma, evitam-se multa e juros no caso de atrasos. Mantendo os pagamentos pontuais ou antecipados, é possível aumentar o crédito junto aos fornecedores.

O segredo para o sucesso do empreendimento é conhecer e entender o que entra e o que sai do caixa durante um dia, um mês ou um ano, ou seja, se organizar e planejar.

Rogério Nunes é diretor da Moore Stephens Auditores e Consultores.