São Paulo - Quando um empreendedor começa a perder produtos, clientes ou dinheiro é hora de acender uma luz de alerta. O problema pode ser uma má gestão do estoque. Este costuma ser um dos pontos fracos das pequenas empresas. “Observa-se que muitas empresas têm dificuldade de fazer isso de forma profissional. Trabalha-se com estoque alto e desbalanceado”, explica Mauro Sampaio, professor da Business School São Paulo. Segundo ele,  a grande dificuldade está ligada à falta de conhecimento de como proceder o planejamento de produtos.

Um estoque bem organizado é uma das formas de manter clientes fiéis. “Gerenciar bem o estoque significa cumprir os prazos de entrega prometidos, o que  aumenta a confiança dos consumidores, mantém a receita e, consequentemente, o faturamento”, explica Lars Meyer Sanches, professor de Logística do Insper.

Saber a quantidade de produtos que se deve manter evita gastos extras como contratação de funcionários temporários para uma produção não programada ou uma taxa mais alta para uma entrega de última hora. Custos com armazenagem também podem ser reduzidos. “Quanto maior o estoque, maior o lugar para guardar e maior também o seguro”, destaca Sanches.

Além disso, em caso de produtos perecíveis ou que sofrem mudanças rápidas como objetos de moda e tecnologia, um estoque excessivo pode levar o empresário a ficar com peças encalhadas.

Sanches caracteriza estoque como dinheiro parado em mercadorias, que pode consumir parte do capital de giro quando não é bem gerenciado. “Esse dinheiro pode fazer falta em alguma outra coisa e gerar a necessidade de fazer empréstimos”. Ou seja, gerenciar bem os estoques ajuda a liberar recursos que poderiam ser mais bem investidos em áreas estratégicas para a expansão da empresa.

A grande chave para o sucesso é encontrar a quantidade ideal de estoque que não onere custos de armazenagem nem de entrega, de forma a não haver produtos em falta quando o cliente procurar.

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1. Calcule a previsão de demanda

Estimar quanto será vendido de cada produto permite que o empresário compre ou produza melhor. “A margem entre a demanda prevista e a real dé uma dimensão do estoque de segurança. Erros maiores vão exigir um estoque de segurança maior", explica Sampaio.

Sanches destaca a importância do chamado estoque de segurança. “Serve para cobrir variações, seja nas vendas ou no suprimento”. Essa previsão é calculada com base em variações de demanda prevista e real, nos tempos de produção e entrega e no nível de serviço prestado. O especialista afirma que, o ideal, é calcular a quantidade de segurança de cada produto.

2. Defina a quantidade de estoque

Para prever a necessidade de cada produto, o professor Lars Meyer Sanchess sugere a aplicação de fórmulas matemáticas específicas para isso. “Há cursos, universidades ou mesmo livros que o pequeno empreendedor pode buscar para aprender isso. Em casos mais simples, o próprio Excel é capaz de ajudar”.

A ideia é escolher alguns itens mais importantes e observar o tempo que demoram para chegar do fornecedor e em que prazo costumam ser vendidos. Essas são as informações básicas para determinar qual é o estoque mínimo de cada item.

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3. Escolha o modelo de reposição

Existem reposições contínuas e periódicas. Como explica Sampaio, para produtos com maior valor agregado, normalmente utiliza-se o modelo de reposição contínua, segundo o qual os pedidos são feitos no momento em que o estoque atinge o ponto de reposição. O outro tipo de repor produtos é agendado e, normalmente, utilizado para materiais mais baratos que representam uma parcela menor dos lucros do negócio. 

Cada modelo tem suas vantagens e desvantagens, que devem ser analisadas. “Com a reposição contínua, mantém-se o nível de estoque mais baixo e os pedidos são feitos mais constantemente, o que pode onerar custos, mas diminui gastos com armazenagem. Com a reposição periódica, no entanto, consolido pedidos, que são recebidos num tempo determinado, mas assumo um risco de ficar sem o material caso haja uma mudança de hábitos de consumo ou uma estratégia de marketing que alavanque as vendas”, diz Sampaio.

4. Avalie o fornecedor além do preço

A escolha de quem fornece os produtos não deve se basear apenas no preço e da qualidade. Também devem ser considerados a velocidade de entrega e a flexibilidade. “Precisa-se levar em conta o tempo entre o pedido e a entrega. Caso tenha fornecedores mais rápidos e flexíveis, posso manter menos estoque”, explica Sanches.