Para ter uma vida financeira saudável, ter uma organização financeira sobre os ganhos e os gastos obtidos no mês ou no ano é algo fundamental. Assim, saber como fazer uma planilha de gastos é uma das maneiras mais simples de fazer esse controle.

Entender como fazer uma planilha de gastos mensais é importante não só para organizar o orçamento mas também para mostrar os períodos em que as contas fecham no positivo ou negativo.

Sem ter uma estratégia de controle de despesas, fica mais difícil conseguir realizar seus objetivos financeiros, e até mesmo separar os recursos que serão usados na realização de novos investimentos. 

O que é uma planilha de gastos?

Uma planilha de gastos é uma ferramenta usada para somar todos os gastos realizados dentro de um determinado período. Geralmente, esse controle pode ser feito de forma mensal, mas também é possível gerir essas despesas diariamente e anualmente.

A planilha de despesas pode ser utilizada tanto para gerir os gastos pessoais e domésticos, como também na elaboração de um fluxo financeiro empresarial.

Conforme acontecem os gastos e novas transações são feitas para o pagamento de despesas, a ferramenta deve ser constantemente atualizada, mostrando de forma realista para onde o dinheiro está sendo destinado.

Como funciona a planilha de gastos?

Uma planilha de gastos pode ser pessoal ou empresarial. No primeiro caso, o objetivo é gerir contas individuais ou até mesmo familiares, enquanto no segundo se contabiliza as atividades e transações feitas em um determinado negócio.

Em uma planilha de gastos empresarial, são considerados os recursos utilizados para adquirir matéria-prima e os custos de produção. Além disso, também estão inseridos os pagamentos realizados aos funcionários.

A planilha de gasto empresarial, por envolver questões mais complexas, requer um cuidado redobrado, já que qualquer equívoco cometido durante sua elaboração pode comprometer toda a saúde financeira de uma empresa.

Quais são as vantagens da planilha de gastos?

No caso das empresas, uma das vantagens da planilha de gastos está em ajudar o empreendedor em seu crescimento contínuo, uma vez que ela sinaliza a saúde financeira de seu negócio.

Com uma planilha de gastos empresarial, é possível entender em qual etapa a sua empresa se encontra, considerando os objetivos de médio e longo prazo que foram pré-estabelecidos. Sendo assim, um fluxo de caixa e a documentação dos ganhos e gastos é fundamental para o sucesso de qualquer companhia. 

Em resumo, as quatro principais vantagens em aderir uma planilha de gastos na empresa são:

• Entender os destinos dos recursos auferidos;
• Possibilita a diminuição de gastos;
• Ter organização nos investimentos;
• Facilitar o cumprimento de metas e objetivos.

Quando se aprende como fazer uma planilha de gastos diários em seus negócios, o empresário tem um maior controle para onde estão sendo destinados os recursos levantados, ou seja, o seu faturamento mensal.

Nesse cálculo podem ser incluídos os impostos, despesas na compra de materiais, pagamento de funcionários, dinheiro utilizado para investimentos, dentre outros tipos de gastos e despesas de uma empresa.

A partir do momento que o empresário consegue ter todas essas informações em mãos, ele consegue traçar objetivos mais claros de acordo com a sua realidade. A partir disso, ele poderá analisar quais são os custos que podem ser cortados completamente, ou amenizados.

O corte de gastos desnecessários ou que não sejam essenciais para o crescimento dos negócios, possibilita que os recursos sejam melhor explorados ao longo da trajetória empreendedora. Isso abre margem para usá-lo com mais eficiência na obtenção de um maior faturamento.

A utilização da planilha de gastos para empresas ajuda a reorganizar o plano de negócios, fazendo com que seja possível uma reestruturação total da companhia antes de seguir para as próximas metas.

Quando se observa o orçamento mensal de uma empresa, será avaliado se os investimentos que foram realizados estão trazendo os retornos esperados, ou se os gastos correspondem com a realidade que se vive naquele momento.

A partir dos resultados obtidos, é possível ter uma organização nos investimentos de forma mais adequada, o que sinaliza se a situação atual requer um controle ainda maior dos gastos, ou se é possível usar mais recursos em áreas que sejam estratégicas ao crescimento.

Importante destacar que as metas colocadas pela empresa precisam ser realistas. As grandes metas podem ser quebradas em pequenos objetivos, que podem ser alcançados de forma gradativa ao longo das semanas e meses. Nesse caso, é importante não colocar metas que sejam impossíveis de serem alcançadas, e que não estejam alinhadas com o orçamento.

Como fazer uma planilha de gastos no Excel?

Uma planilha de controle de gastos pode ser totalmente personalizada, seja para uso pessoal ou empresarial. Quando se trata de uma empresa, a construção desse documento pode ser mais complexa, no entanto, isso não impede que o empreendedor possa realizar um primeiro modelo e ir adequando sua planilha conforme a demanda de trazer mais categorias e elementos importantes ao longo do tempo.

A forma mais simples de como fazer uma planilha de gastos, e que está de acordo com grande parte das que são utilizadas atualmente, incluem os seguintes elementos:

• Descrição dos gastos ou ganhos auferidos pela empresa, ou pessoa;
• Valor referente ao gasto;
• Data de pagamento ou da transação;
• Cálculo total, somando os recursos que saíram.

No Excel, selecione os dados que serão usados na planilha e defina se ela será utilizada em apenas um setor da empresa ou em sua totalidade. Após isso, é preciso dar nome para as colunas da tabela que contenham as informações que serão colocadas em cada categoria. 

Além disso, é necessário descrever as características de cada gasto, o valor e a data do pagamento. Os ganhos podem ser sinalizados com o símbolo de “mais”, enquanto os gastos podem ser representados por “menos”. Ao final da planilha, é preciso deixar uma coluna específica para colocar a soma final das entradas e saídas, obtendo assim o resultado mensal.

A planilha pode ser separada em abas, em que cada uma delas corresponde ao mês ou ao ano que será analisado. Assim, a organização em cada uma das planilhas é essencial para qualquer pessoa ou empresa que decidir aderi-la.

Além do Excel, uma planilha de gastos pessoais pode ser feita por meio de aplicativos, como Gullak, Monefy e Organizze, por exemplo, ou qualquer outro que o usuário melhor se adeque às suas demandas.

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