Com reforma tributária, PMEs vão operacionalizar cashback – só não se sabe como

A partir de 1º de janeiro de 2027, todos que venderem ou prestarem serviço para um consumidor inscrito no Cadastro Único (CadÚnico) vão, de alguma forma, entrar na engrenagem do cashback: o mecanismo criado pela reforma tributária para devolução, total ou parcial, dos novos tributos IBS e CBS pagos por famílias de baixa renda em suas compras cotidianas – da conta de luz até roupas e calçados.

A ideia é corrigir o caráter regressivo da tributação sobre o consumo. Como quem ganha pouco gasta proporcionalmente mais da própria renda consumindo, o sistema devolve parte desse tributo a quem mais precisa, em vez de conceder isenções genéricas. O CadÚnico, sistema que reúne famílias de menor renda beneficiárias de programas sociais e que reúne cerca de 28,8 milhões de famílias, foi o escolhido para selecionar os beneficiários.

Enquanto a devolução do CBS entra em vigor já em janeiro, o processo para o IBS só deve começar em 2029.

Segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Economia da FGV (FGV Ibre), o cashback deve elevar em cerca de 10% a renda mensal das famílias mais pobres, o equivalente a R$ 46,50 por mês, com variação regional entre 7,8% no Nordeste e até 12% no Centro-Oeste.

Por outro lado, o desenho pode expor pequenos comerciantes e prestadores de serviço. Isso porque comprar em lojas físicas ainda é a experiência mais frequente entre as classes C, D e E na maioria das categorias de produtos, segundo estudo da PwC.

E, além do preço, a proximidade é um fator predominante nas escolhas de consumo dessa população, segundo pesquisa da Universidade Federal do Piauí (UFPI). Como a pequena empresa costuma ser a opção mais próxima em regiões periféricas, é nela que pode recair o maior peso de operacionalizar o cashback.

Apesar de não calcularem nem pagarem os valores, são elas que “vão precisar garantir que o sistema fiscal esteja preparado para essa nova tributação, com documentos e dados corretamente transmitidos”, diz Giulia Boer, advogada especialista em Direito Empresarial. “Para as pequenas empresas, vai ser um grande desafio, porque estão muito atrás na integração tecnológica e na qualidade das informações”.

Como vai funcionar o cashback

Uma das faixas percentuais, a de 100% de devolução do CBS, dificilmente vai afetar as PMEs. A legislação da reforma estabelece que esse percentual será aplicado para serviços considerados essenciais, como fornecimento de gás encanado e no bujão de gás de cozinha, no abastecimento de água e energia elétrica e esgoto – serviços prestados por grandes empresas, que tendem a ter um time tributário e fiscal mais robusto.

Já a outra regra do cashback aplica 20% para o CBS e o IBS para o restante do “consumo domiciliar”, definido em decreto que regulamenta a reforma como “toda aquisição realizada pelos membros da unidade familiar, ressalvadas as utilizadas em atividade econômica de revenda”. As únicas exclusões são os produtos sujeitos ao Imposto Seletivo (bebidas alcoólicas, cigarros) e os itens da cesta básica nacional, que já têm alíquota zero.

Isso significa que praticamente qualquer compra doméstica de uma família do CadÚnico gera direito ao cashback.

"E é, em certa medida, propositalmente amplo, para que etapas subsequentes de regulamentação venham trazer o detalhamento de como isso vai funcionar”, diz Diogo Olm, sócio de Tributário do VBSO Advogados.

Além disso, o dinheiro volta para o bolso do consumidor de formas diferentes: na hora da compra, com o cashback de desconto, ou depois, no chamado cashback de devolução. Neste último, é necessário que haja captura do CPF que identifique o comprador, além de correta classificação do produto ou serviço, por parte do vendedor, para informar que é elegível à devolução.

Categoria	Itens	Desconto CBS	Desconto IBS	Modalidade	Quando o dinheiro chega	Quem opera no ato da venda
Utilidades domiciliares com fatura	Energia elétrica, água, esgoto, gás canalizado, telecomunicações	100%	20%	Cashback desconto	Na própria fatura, no momento da cobrança. Na prática, o consumidor simplesmente não é cobrado.	Concessionária/operadora, geralmente grandes empresas
Botijão de gás (caso híbrido)	GLP até 13 kg	100%	20%	Cashback devolução	Depois, via crédito da Receita (mensal/trimestral)	Revendedor de gás precisa capturar CPF na venda
Cesta básica ampliada, bens e serviços	Roupas, móveis, farmácia e tudo o mais que for consumido pela família do CadÚnico	20%	20%	Cashback devolução	Depois, via crédito da Receita	Vendedores e prestadores, incluindo PMEs, que precisam capturar o CPF + classificação correta do produto
Regiões isoladas/ribeirinhas	Qualquer consumo elegível nessas localidades	Varia	Varia	Devolução por estimativa (cálculo simplificado)	Segundo cronograma simplificado, sem depender de captura em tempo real	Lojas e prestadores locais
Itens do Imposto Seletivo	Bebidas alcoólicas, cigarros, bets, combustíveis fósseis	0%	0%	Não há cashback	—	—

A dificuldade dos menores

"Já temos as regras do jogo, mas ainda estamos terminando de construir parte da infraestrutura que fará o jogo funcionar", diz Giulia Boer.

Para os pequenos, isso significa que a lei já definiu quem tem direito ao cashback e quanto pode ser devolvido, mas, para os empreendedores do outro lado do balcão, é apenas o início da jornada.

Muitos deles ainda são, inclusive, informais.

“Um dos objetivos da reforma é justamente a formalização”, diz Lara Hoeltz Sperb, sócia da área tributária do Andrade Maia Advogados. “As próprias pessoas vão passar a pedir a inclusão do CPF na nota, porque é o mecanismo que vai garantir seu dinheiro de volta. Isso vai tornar essas empresas mais competitivas, mas também exigirá investimento”.

Depois da formalização, o próximo passo é a contratação de um ERP, um capítulo à parte, considerando que 39% das PMEs brasileiras ainda utilizam recursos manuais para gerir a operação, segundo um estudo realizado pela fintech Conta Simples em parceria com a Visa.

A partir daí, garantir que a parametrização das operações estejam corretas, incluindo nos novos campos trazidos pela reforma.

Não se adaptar pode desembocar na perda de clientes – se eles não conseguirem efetivar o cashback por algum erro ou instabilidade na transmissão das informações, é provável que não voltem a contar com aquele fornecedor, diz Sperb. Isso sem contar os riscos jurídicos.

“Isso ainda não está definido especificamente em relação ao cashback, mas eu não descartaria autuação por erro na obrigação acessória, caso muitos consumidores sofram com dados errados nas NFs da empresa”, diz.

A pressão também se intensifica num calendário com pouca margem para treino ou erros. Enquanto empresas maiores, do regime normal, têm mais tempo de teste no calendário da transição neste semestre, o funcionamento do cashback para empresas do Simples Nacional ainda depende de regulamentação a ser publicada. Com o prazo de janeiro se aproximando, os empreendedores terão menos tempo para se preparar.

Há, ainda, o desafio de integrar o tema da reforma nos ambientes menores. "Essas empresas estão totalmente alheias à reforma tributária, por uma série de questões. Há uma cultura de não se engajar nos temas contábeis. O empresário trata o contador muito mais como uma despesa e não como um aliado do negócio dele”, diz Ricieri Calixto, sócio tributário da Salamacha Advocacia.

Regulamentação

Outra parte da dificuldade são as perguntas ainda sem respostas. O próprio Decreto nº 12.955/2026, que regulamentou parte do mecanismo, delegou parte do desenho final a um ato específico da Receita Federal, que ainda deve trazer calendário de periodicidade dos pagamentos, como exatamente os valores serão ressarcidos, quais serão as formas de mitigar erros e fraudes etc.

Não houve formalização da Receita sobre esse calendário por enquanto, mas o auditor-fiscal da Receita Federal Gustavo Luis Horn, afirmou, durante um curso do CFC (Conselho Federal de Contabilidade), que os pagamentos serão trimestrais.

Na legislação, o desenho do cashback devolução embute um intervalo de tempo relevante entre a compra e o dinheiro na conta do consumidor.

“Os valores são disponibilizados para a instituição financeira no prazo máximo de 15 dias após a apuração, e a instituição financeira tem que transferir esse valor em até 10 dias depois. Por cima, 25 dias que as famílias vão ter de delay pra ganhar esse valor de volta”, diz Lara Sperb.