Os 7 erros mais comuns ao usar o e-mail no trabalho

São Paulo – A linguagem da internet costuma ser abreviada, informal e até simplória. No e-mail de trabalho, no entanto, isso muda de figura. Depois que você aperta a tecla enviar, não há nada mais a ser feito. Se o e-mail corporativo tiver algum deslize - ortográfico, de tratamento, ou mesmo destinatário incorreto - só lhe resta enviar outro, com um pedido de desculpas.

Sandra Oliveira, representante da Dale Carnegie em São Paulo, recomenda que as pessoas tenham em mente que o e-mail corporativo também carrega sua imagem profissional. “O e-mail tem a sua cara”, diz ela. Portanto, acredite, erros mais graves podem colocar em xeque a sua reputação dentro da empresa e prejudicar a sua carreira. Confira quais são as gafes mais comuns cometidas em e-mails de trabalho e saiba como evitá-las.

1 Erros de ortografia

Na pressa, é comum que a pessoa fique mais desatenta e assassine a ortografia. “Muitas pessoas não têm o cuidado de reler o e-mail antes de enviar, por isso recebemos tantas mensagens com erro”, diz Sandra. A dica é investir um tempo na mensagem para não perder a credibilidade. Letras trocadas e erros de digitação e de português vão chamar a atenção de quem recebe e podem ser interpretados como desleixo ou até ignorância.

2 Informalidade x formalidade

Você começa a mensagem com um simples “oi”, ou seja, um tratamento informal, mas ao final, antes de assinar, coloca o tradicional e formal “atenciosamente”. Essa mistura de tratamentos, diz Sandra, não é indicada no ambiente profissional. Decida se a mensagem é formal ou informal e não misture tratamentos. “Se começar a mensagem de maneira mais informal, deve terminá-la informalmente também. O mesmo vale para a mensagem formal”, diz Sandra.

De acordo com ela, clientes e gestores devem ser tratados formalmente, sempre. “As pessoas acabam levando a informalidade da fala para o e-mail e isso é errado”, diz a especialista. Terminar a mensagem com “abraços” só vale para colegas mais próximos, na opinião dela. Beijos também devem ser evitados. “Só entre namorados e amigos”, diz.

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3  Expressões temporais

Evite marcar a mensagem com expressões como “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”. Você não tem certeza do momento do dia ou da noite em que o e-mail será lido. "“Nesse caso o 'bom dia' é só para quem enviou a mensagem, não para quem recebeu”, diz.

4 Abreviações

Esqueça as abreviações quando estiver redigindo e-mail no trabalho. Nada de “vc” no lugar de “você”, nem “tb” para também. O risco de usar palavras abreviadas é o excesso de informalidade. “É comum as pessoas levarem os vícios dos bate papos virtuais instantâneos e redes sociais para o email de trabalho”, diz Sandra.

Confira a mensagem antes de enviar para ter certeza de não deixar escapar nenhuma abreviação e evitar o excesso de informalidade no e-mail de trabalho.

5 Uso de maiúsculas

Este não chega a ser propriamente um erro, mas pode trazer um certo desconforto. Colocar uma palavra com todas as letras maiúsculas para dar ênfase a ela pode ofender o destinatário. “Quando se faz isso, a pessoa que lê entende como um grito”, explica Sandra.

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Por isso, pense bem antes de deixar um texto ou uma palavra com todas as letras maiúsculas. Se a intenção não é “dar uma bronca”, opte por outro marcador para dar mais visibilidade ao trecho ou à palavra.

6 Mensagens desnecessárias

Muitas vezes, o problema não é que a mensagem contenha erros, mas que ela simplesmente não deveria existir. Na opinião de Sandra, a comunicação exagerada por e-mail resulta em problemas com a administração de tempo. “Há pesquisas que indicam que das 8 horas que uma pessoa passa em média no escritório, 5 são dedicadas a escrever e redigir e-mails”, diz ela.

De acordo com a especialista, há uma banalização do uso da ferramenta. “As pessoas até se cumprimentam por e-mail, mandam mensagens para tudo”, diz. Se você deixar para enviar mensagens quando realmente for necessário, vai ganhar tempo para produzir mais, indica Sandra. “Economizaria muito tempo dos profissionais”, diz.

7 Uso pessoal

Usar o e-mail do trabalho para assuntos pessoais é um mau uso da ferramenta, na opinião de Sandra. Embora o Tribunal Superior do Trabalho tenha limitado o poder de fiscalização das empresas a computadores e e-mails corporativos recentemente, mandar mensagens particulares do endereço corporativo não é indicado.

A dica é separar as coisas. “Use o e-mail do trabalho apenas para mensagens profissionais”, diz Sandra. Lembre-se de que dar uso particular para o e-mail do trabalho pode colocar até o seu emprego em risco.