O que é a gestão de viagens corporativas e como fazê-la com sucesso

A gestão de viagens corporativas é essencial para que os colaboradores possam se deslocar entre cidades, estados ou países a trabalho de maneira organizada, com processos bem definidos.

Quando não há um cuidado para gerir esse processo, custos podem aumentar exponencialmente, além de gerar desmotivação por parte dos colaboradores — caso precisem retirar dinheiro do próprio bolso para custearem as viagens, por exemplo.

Sem uma devida organização e implementação de bons processos de gestão de viagens, isso pode acontecer! Neste conteúdo, vamos indicar as melhores práticas para otimizar custos e manter o bom funcionamento do setor.

O que é gestão de viagens corporativas?

Qualquer viagem vinculada ao trabalho, com objetivos profissionais comuns ao colaborador e a empresa, são consideradas como viagens corporativas.

Agora, para que essas viagens aconteçam, é necessário que um ecossistema que envolve diferentes áreas funcione. Começamos pela compra das passagens e reserva de hotel — gastos mais "óbvios", mas não para por aí.

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Há o deslocamento entre hotel e evento, alimentação e compra de qualquer item necessário para cumprir o objetivo da viagem, como presentes, reservas de salas/espaços para reunião e compra de ingressos para eventos, como palestras.

Pensamos também na periodicidade. Dependendo do serviço que a empresa presta (ou produto vendido), há a necessidade dos colaboradores viajarem com frequência. Pense no time Comercial ou de Assistência Técnica: viagens para visitar clientes ou para fazer prospecção podem ser frequentes.

Todo esse ecossistema de planejamento, viabilização dos fundos e acompanhamento demanda uma gestão: é a gestão de viagens corporativas.

Essa gestão pode ser feita dentro da própria empresa, com um gestor atuando, ou contratando empresas especializadas, seja por meio de um software ou pela terceirização de todo o serviço. Vamos nos alongar sobre o funcionamento da área ao longo do conteúdo.

Como planejar uma viagem corporativa?

Estabelecer um bom planejamento de viagens corporativas é fundamental tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. É importante que a política seja clara e esteja compreendida por todas as pessoas que utilizam o recurso, assim evitam-se desgastes e aumentam a eficiência do time.

Defina uma política de viagens clara

É o primeiro passo para começar. Faça questionamentos como: quais setores precisam viajar com recorrência? Com quanto tempo de antecedência devem comunicar sobre a viagem? Quanto será o valor de gasto permitido por dia, por exemplo?

Outras definições importantes envolvem:

• Quais meios de transporte serão aceitos (sempre será avião, ou a empresa disponibiliza carro para viagens dentro do estado?);
• Tipos de hotel que serão aceitos (há um limite no valor da diária?);
• Quantos dias antes ou depois o colaborador pode permanecer no local da viagem?;
• No caso de reserva de carro, quais as categorias recomendadas?;
• Como será a política de registro e acompanhamento dos gastos?;
• Há restrições relacionadas com a alimentação? Por exemplo, a maioria das empresas não reembolsa gastos com bebida alcoólica, mas pode variar, dependendo do contexto.

Na medida em que essa política é de fácil compreensão e de simples acesso aos colaboradores, evitam-se dores de cabeça, como ultrapassar os gastos pela falta de compreensão dos limites no orçamento, por exemplo.

Entenda como será feita a gestão de despesas

Existem duas principais possibilidades: ou a empresa faz o adiantamento dos valores para serem gastos durante a viagem (com transporte e alimentação, por exemplo) ou pede para que os colaboradores façam as compras e depois solicitem o reembolso de despesas.

Ambas as gestões demandam organizações diferentes, mas o primeiro passo é definir quanto será disponibilizado. A maioria das empresas define um valor por dia — por exemplo, o colaborador terá R$ 150 para custear a sua estadia.

Ainda, vale definir como isso será registrado. Ele deve tirar foto das notas fiscais e enviar por algum sistema? Deve entregá-las presencialmente? É necessário solicitar uma notinha com o CNPJ da empresa?

Todos esses detalhes são importantes, para que o colaborador já chegue na viagem sabendo o que precisa providenciar para a empresa. O empregador, por outro lado, terá a tranquilidade de receber (e registrar, posteriormente) todos os documentos necessários para fazer a gestão.

Ofereça suporte ao time enquanto estão fora

Imprevistos podem acontecer durante as viagens. É importante que hajam pessoas na sede da empresa para dar qualquer suporte necessário ao colaborador. Pense na possibilidade de um voo atrasar ou ser cancelado, por exemplo.

O colaborador está viajando a trabalho, então algumas responsabilidades em casos de imprevistos devem ser de parte da empresa. Geralmente, pessoas do time de RH/Departamento Pessoal são os principais canais de suporte — mas empresas maiores têm profissionais dedicados exclusivamente ao acompanhamento de colegas em viagem.

Faça uma análise da viagem após ter acontecido

Trabalhe em relatórios para analisar o que deu certo e o que pode melhorar nas próximas viagens. O primeiro ponto é entender se o orçamento foi cumprido conforme o planejado — vale considerar, também, formas de otimizar os custos nas próximas viagens.

Vale, também, pedir feedbacks dos colaboradores. A hospedagem foi confortável? Os meios de transporte atenderam as necessidades? O valor oferecido foi suficiente para que o time passasse os dias fora sem precisar custear algo do próprio bolso?

Lembre-se que apesar da importância de pensar em formas de otimizar e reduzir os custos, o conforto do colaborador é fundamental para que os objetivos da viagem sejam cumpridos.

Como reduzir custos em viagens corporativas?

Viagens corporativas podem ser bem custosas, principalmente quando não há uma devida preparação por parte da empresa. Listamos os principais pontos que podem te ajudar a reduzir custos em viagens corporativas:

• Estabeleça limites de gastos: se o colaborador não tiver um norte do quanto pode gastar, há grandes possibilidades de desalinhamento com o que foi planejado por parte da empresa. Defina esses valores de acordo com o local da viagem/necessidades diárias/objetivo e informe o time com antecedência;
• Defina padrões no transporte e hospedagem: no caso de aluguel de carros, defina as categorias aceitas e quilometragem média esperada ao longo dos dias. Pode ser válido, também, definir padrões: para viagens em locais longes, a empresa pagará passagens de avião e para locais mais próximos, viabiliza o aluguel de um carro, por exemplo;
• Faça um planejamento com antecedência: quanto mais cedo forem reservadas as passagens e hotéis, melhores serão os valores pagos. Por isso, não deixe para fazer as compras em cima da hora, apenas quando necessário.

O que faz um gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas é responsável por executar tudo o que mencionamos neste guia.

Desde o momento de organização das viagens, passando pelo acompanhamento, suporte — em casos de imprevistos ou dúvidas — até a elaboração futura de relatórios.

Estamos falando do ponto de contato entre o colaborador e a empresa, uma pessoa fundamental para garantir que o processo funcione bem para os dois lados. Quando mal executadas, viagens corporativas podem dar espaço para o estresse e desorganização, então invista em uma boa gestão.