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Reembolso de despesas: como a política funciona e quais são as principais categorias?

O reembolso de despesas é uma ferramenta que pode ser usada para facilitar a rotina do RH ou DP, mas deve ser feito com organização. Entenda como a política funciona e melhores formas de aplicá-la na empresa

 (Sarah Mason/Getty Images)

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Da Redação
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Redação Exame

Publicado em 24 de abril de 2024 às 07h00.

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O reembolso de despesas é uma política fundamental na maioria das empresas. Antes, era mais vinculado com setores que viajam com frequência, mas hoje em dia pode ser feita, também, como uma espécie de benefício aos colaboradores.

Há empresas que oferecem reembolso para consultas médicas, para a compra de remédios ou participação em cursos e workshops, pensando no desenvolvimento do time. Também é possível oferecer o reembolso de parte da conta de luz para colaboradores em home office, por exemplo.

Com tantas possibilidades diferentes, é importante entender como funciona o reembolso, principais tipos e boas formas de executá-lo. É o que vamos explorar no conteúdo de hoje.

Como funciona o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é feito para cobrir gastos realizados pelos colaboradores, que fizeram o pagamento de maneira direta e receberão por isso no futuro. O funcionamento, geralmente, acontece da seguinte forma:

  • O colaborador comunica para a empresa sobre a necessidade do reembolso (vai fazer alguma viagem ou usar o carro pessoal para visitar clientes, por exemplo);
  • O setor de RH/DP analisa a solicitação e faz a aprovação;
  • Colaboradores usufruem do serviço ou produto necessário, fazendo o pagamento de maneira independente — via cartão de crédito, dinheiro ou qualquer meio de pagamento aprovado;
  • Com os comprovantes em mãos, é feita a solicitação do reembolso, mediante preenchimento de formulários, anexação de notas fiscais ou qualquer outra informação solicitada pelo RH/DP;
  • O setor responsável faz a análise dos comprovantes enviados, garante que está tudo certo e faz o envio do reembolso.

Todo o processo deve ser registrado e comunicado de maneira clara aos colaboradores, para que possam usar o recurso com responsabilidade e respeitando as diretrizes da empresa. 

Quais são os tipos de reembolso?

Podemos pensar em inúmeros tipos de reembolso de despesas, que vão depender das políticas internas da empresa. Listamos os mais comuns a seguir:

Reembolso de viagem

Caso os funcionários precisem viajar a trabalho, terão direito ao reembolso de tudo o que for gasto no período. Por exemplo, entram passagens aéreas, aluguel de carro, refeições, aplicativos de transporte/táxi, hospedagem. 

Reembolso de transporte

Aqui, estamos falando do reembolso para quem usa o carro para deslocamento relacionado ao trabalho. Nesse caso, o valor da gasolina, pedágio ou outros custos pode estar incluído. Se o colaborador não tiver carro ou não usá-lo por qualquer motivo, apps de transporte ou táxi são reembolsados.

Reembolso de desenvolvimento profissional

Existem empresas que adicionam um auxílio de desenvolvimento profissional no pacote de  benefícios. Caso os colaboradores desejem fazer algum curso, comprar livros, participar de palestras, workshops ou cursos, poderão ter parte do valor (ou o valor total) reembolsado.

Havendo a necessidade de se deslocar para chegar até o local em que o curso será ministrado, por exemplo, o mais comum é adicionar o reembolso de viagem, transporte e alimentação.

Reembolso de despesas médicas

Além do plano de saúde, pode-se oferecer o reembolso para outros tratamentos relacionados com cuidado e bem estar. Por exemplo, caso o colaborador vá ao psicólogo, a empresa pode reembolsar X visitas por ano, como forma de estimular o cuidado com a saúde mental.

Vale o mesmo para consultas com nutricionista, fisioterapeuta ou outros profissionais. Outra possibilidade é reembolsar a compra de medicamentos.

Reembolso de home office

Também conhecido como "auxílio home office", esse benefício ficou comum principalmente depois de 2020, quando o número de pessoas trabalhando de casa aumentou. 

O reembolso pode envolver as despesas mais comuns, como conta de luz, que tende a encarecer no home office, além do auxílio para comprar materiais de escritório — cadeiras, mesas, acessórios ou até mesmo um computador. 

Como classificar o reembolso de despesas?

A classificação das despesas é importante para manter a organização contábil da empresa e organizar o caixa. Também auxilia no planejamento financeiro e estratégico das áreas. 

Em primeiro lugar, destacamos que a CLT considera que o reembolso de despesa não faz parte da remuneração do funcionário. A exceção é nos casos em que os valores recebidos passem de 50% do salário.

Na contabilidade, os reembolsos devem ser registrados no formato de "despesas", em conta de resultados específica. 

Agora, para a organização interna da empresa, você pode classificar os reembolsos por diferentes classes, como:

  • Por tipo: separe as despesas pelos tipos que mencionamos ao longo do conteúdo, sendo viagem, transporte, saúde, home office, entre outros;
  • Por meio de pagamento: separe os reembolsos feitos em dinheiro, cartão corporativo, transferência bancária;
  • Por área: existem setores que podem demandar reembolsos frequentes. Uma área de vendas ou sucesso do cliente, que precisa viajar periodicamente, pode ter necessidades diferentes do time de RH, por exemplo. Essa classificação é importante para entender os valores alocados em cada departamento;
  • Por cargo/nível hierárquico: caso a empresa tenha uma política de reembolso específica para a gestão e/ou diretoria, vale fazer essa separação;
  • Por frequência: alguns reembolsos podem ser fixos (home office, saúde) enquanto outros podem ser periódicos (desenvolvimento ou viagens pontuais, por exemplo). 

Como deve ser uma boa política de reembolso de despesas?

Em primeiro lugar, uma política de reembolso deve ser clara e simples de compreender por todos os funcionários. 

É importante que essas informações sejam esclarecidas desde o momento da contratação e estejam disponíveis em fácil acesso — seja nos regimentos internos da empresa, ou e-mails enviados periodicamente, por exemplo. Listamos algumas maneiras de torná-la eficiente a seguir.

Deixe claros os termos de uso

Qual é o valor máximo que será reembolsado? Em quanto tempo o reembolso é feito? Qual é o meio de pagamento? Quanto tempo antes o colaborador deve avisar que precisará solicitar o reembolso? Existe qualquer tipo de restrição sobre o uso dos serviços ou compra dos produtos vinculados ao reembolso?

Esclarecer essas informações de antemão elimina as chances dos colaboradores fazerem um uso incorreto do recurso. 

Pense em toda a empresa

Sabemos que níveis hierárquicos específicos podem demandar benefícios mais robustos. Apesar disso, vale a pena considerar uma política de reembolso atrativa para todos os colaboradores, independente do cargo.

Pense no quão interessante pode ser a aplicação de um "vale para a saúde mental" ou "vale conhecimento", para investir em aprendizado técnico, relacionado com a área do colaborador.

Essas ações têm efeito direto na satisfação do time, o que acaba melhorando a qualidade das entregas e engajamento geral. Restringir a política de reembolso ou torná-la pouco atrativa para quem não é da gestão/diretoria pode acabar gerando frustrações na equipe.

Faça uma gestão eficiente do processo

O processo de solicitação, análise, aprovação e reembolso de despesas deve ser otimizado para garantir eficiência e agilidade, reduzindo a burocracia e o tempo de espera para que os funcionários sejam reembolsados. 

Isso pode ser alcançado por meio da automação de fluxos de trabalho e sistemas de reembolso online. Na Flash Benefícios, você tem acesso a uma plataforma completa de gestão de pessoas, que facilita o processo de reembolso, tornando-o sistematizado e fácil de usar. 

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