"Até quem lida com isso todo dia se espanta." A afirmação foi feita pelos dois funcionários da indústria de pães Wickbold encarregados - pelo dono da companhia, Ronaldo Wickbold - de explicar o passo-a-passo da tortuosa e infindável burocracia que a empresa tem de cumprir para se manter em dia com o Fisco. Ao final de muitas horas de conversa, Ana Célia Barros, gerente da área fiscal da Wickbold, e Dárcio de Moraes, supervisor contábil, surpreenderam-se com o mapa de atividades cumpridas diariamente por eles próprios. Ana Célia e Moraes fazem parte de uma categoria de profissionais que só pode existir numa economia que, além de impor uma pesadíssima carga de impostos, transforma seu pagamento num suplício improdutivo.

A Wickbold é uma típica empresa média brasileira. Sediada em Diadema, na Grande São Paulo, fatura 200 milhões de reais por ano e emprega 1 900 funcionários. Sua epopéia para pagar impostos, portanto, se reproduz em todo o setor produtivo brasileiro. Ou, pelo menos, na parte dele que procura atuar dentro das leis. Além de arcar com uma carga tributária que sugou 49% da riqueza que geraram no ano passado, segundo dados da edição 2008 de Melhores e Maiores, de EXAME, as empresas penam para cumprir diariamente rotinas repetitivas, complicadas e, em alguns casos, já comprovadamente inúteis, no atendimento aos fiscos da União, dos estados e dos municípios.

A Wickbold recolhe 17 tributos às três esferas de governo com periodicidades e vencimentos diferentes. Cada tributo possui uma lei que estabelece como deve ser apurado e a periodicidade de pagamento, entre outras definições. A dificuldade não fica nisso: é preciso acompanhar a legislação, alterada o tempo todo. Só a tabela de imposto sobre produtos industrializados possui 14 357 aplicações diferentes, e, no ano passado, sofreu 216 alterações. Neste ano, mais 85 mudanças foram feitas até o final de agosto. Para se manter atualizada, a empresa contrata serviço de consultorias que esquadrinham os diários oficiais e repassam as alterações localizadas. Moraes e Ana Célia também vivem de olho no calendário, pois, na prática, todo dia é dia de pagar imposto. Por ter instalações em 14 cidades, de sete estados, a Wickbold é obrigada a recolher ICMS em 14 datas diferentes do mês. O mesmo ocorre com o principal tributo municipal, o imposto sobre serviços. Além disso, há dez tributos federais recolhidos mensalmente, dos quais sete incidem sobre a folha de pagamento.

Pagar em dia, porém, não basta. A empresa precisa mostrar por que pagou e como chegou aos valores pagos. Isso significa prestar contas a 22 órgãos de arrecadação - sete estaduais, 14 municipais, e à Receita Federal. O resultado é um sem-número de cálculos, relatórios e declarações, feitos incessantemente. Há nessa rotina kafkaniana tarefas arcaicas, como imprimir e encadernar anualmente 426 livros com cerca de 500 páginas cada um. Os livros registram tudo o que acontece na companhia em matéria de transações comercias e de relações trabalhistas, e devem estar à disposição caso um fiscal queira consultá-los. Têm de ser guardados por no mínimo cinco anos, sendo que os trabalhistas ficam arquivados por duas décadas. Na matriz, há uma sala só para abrigar os livros. O esquema se reproduz em cada uma das filiais. O mais absurdo é que há anos os fiscais não querem mais saber dessa papelada. A Wickbold tem de manter uma biblioteca inútil, que ninguém consulta. Os fiscais - por motivos óbvios - preferem consultar os livros eletrônicos, que registram tudo igualzinho aos de papel e também são exigidos pela lei.

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Todos os meses, o departamento de Ana Célia envia um arquivo eletrônico para as sete secretarias de Fazenda dos estados em que a Wickbold opera. Trata-se de um relato das compras e das vendas de produtos realizadas no mês. Esse relatório dá aos fiscos estaduais a previsão de quanto a empresa recolherá de ICMS e quanto reivindicará de créditos (uma compensação para que a empresa desconte o imposto pago na compra de insumos utilizados na fabricação de seus produtos). Outra exigência dos órgãos estaduais são os livros fiscais - sim, aqueles que ninguém lê. Esses livros registram cada nota fiscal de todos os produtos que entraram ou saíram da empresa. O incompreensível, nesse caso, é que as mesmas secretarias estaduais, à exceção da paulista, exigem das empresas uma versão idêntica, porém anual, do relatório mensal. Cansou? Calma que ainda tem mais. Empresas como a Wickbold são obrigadas a informar a cada três meses as transferências de produtos feitas de um estado para outro.

No caso dos tributos da União, no início de cada ano o departamento contábil da Wickbold tem de preparar, imprimir e encadernar o chamado livro diário, no qual registra todas as operações financeiras ocorridas na empresa: tudo que foi pago, recebido ou transferido durante o ano. Em seguida, esses livros, um total de 40 em 2007, devem ser levados até a Junta Comercial para que cada um tenha a primeira e a última páginas autenticadas. A autenticação dos livros diários também tem prazo para ocorrer: antes da declaração de imposto de renda de pessoa jurídica, um capítulo à parte no departamento contábil das empresas. Na Wickbold, o preparo da declaração toma 15 dias inteiros de trabalho de um funcionário e uma semana de serviço ininterrupto de dois especialistas de uma consultoria contratada para não deixar passar nenhum furo. A rotina dos impostos municipais sobre serviços também atulha a empresa. Todos os meses, a Wickbold envia aos órgãos arrecadadores das 14 cidades em que está presente um relatório informando quanto pagou e quanto recolheu de ISS em cada contrato de serviço.

Apesar de cumprir rigorosamente toda essa maratona, as áreas fiscal e contábil da Wickbold não podem relaxar. Pelo menos três vezes por semana um funcionário consulta a situação tributária da empresa nos fiscos para se certificar de que não surgiu nenhuma pendência. A vigilância não é exagerada. Como os fiscos demoram a processar as informações que lhe são passadas pelas empresas e as auditorias estendem- se aos últimos cinco anos, é sempre possível surgir um imprevisto. Seisso ocorre e a empresa demora a descobrir, fica impedida de obter a certidão negativa de débito, documento exigido em vários tipos de transações comerciais, como os empréstimos bancários. "O objetivo do monitoramento é nos anteciparmos a problemas para resolvê-los o mais rapidamente possível", afirma Dárcio de Moraes. O difícil é descobrir o que houve exatamente, já que os auditores fiscais não costumam dar detalhes da pendência no sistema online da Receita que a empresa pode consultar. Em geral, é necessário esperar a chegada de uma notificação oficial em papel, que explica como o auditor chegou àquele resultado. Isso demora pelo menos 20 dias. E não adianta ir a um posto da Receita, pois apenas o auditor que encontrou o problema sabe explicar com base em quê chegou àquela conclusão. Como a certidão negativa tem validade de seis meses, é necessário estar sempre alerta para não ter surpresas desagradáveis.

Viver em dia com o Fisco é das tarefas mais infernais no Brasil. E custa caro. Feitas as contas, a Wickbold gasta com isso cerca de 6 milhões de reais por ano - ou 3% de seu faturamento - e mantém uma equipe interna de 17 pessoas exclusivamente para lidar com assuntos tributários. Além disso, contrata serviços de três consultorias especializadas no assunto. A expectativa é que grande parte desse burocrassauro seja eliminada com a tecnologia do Sped. Mesmo que o sistema digital funcione bem, enquanto não houver reforma para simplificar as regras legais, o labirinto tributário continuará a ser um pesadelo para quem produz no país.

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Números, papéis e absurdos

Os funcionários da Wickbold enfrentam uma corrida de obstáculos para manter a empresa em dia com o Leão:

Todo dia é dia de pagar imposto

17 é o número de tributos que a Wickbold é obrigada a pagar à União, a estados e a municípios. Como possui 14 estabelecimentos fiscais - a matriz e 13 filiais com inscrições estaduais diferentes -, a empresa tem de recolher ICMS em 14 datas diferentes no mês. O ISS, principal imposto municipal, também tem 14 vencimentos no mês.

Mudanças a toda hora

5 000 leis formam o arcabouço tributário brasileiro. O pior: elas não param de mudar. Só a tabela de IPI, que possui 14 357 aplicações diferentes, sofreu 216 alterações em 2007. Até agosto deste ano, já houve outras 85 mudanças.

Livros que ninguém lê

426 foi a quantidade de livros fiscais, contábeis e trabalhistas, de 500 páginas cada um, que a empresa imprimiu e encadernou em 2007 para deixar à disposição de fiscais. Esses livros têm de ficar guardados por pelo menos cinco anos. Ocorre que, há anos, os fiscais preferem consultar a versão eletrônica idêntica, também exigida pelos fiscos.

Informações duplicadas

Mensalmente as secretarias estaduais de Fazenda exigem que as empresas enviem um arquivo eletrônico com todas as operações que geraram débitos e créditos de ICMS. Essas mesmas secretarias exigem que a empresa mande um relatório do ano inteiro com as informações que lhes foram passadas mês a mês.

Anualmente a matriz e cada filial da Wickbold têm de informar à Receita quais foram os prestadores de serviços contratados no ano, quanto foi pago e quanto foi recolhido de imposto em cada contrato. As mesmas informações têm de ser enviadas pelo correio aos prestadores de serviços.

Todo cuidado é pouco

Três vezes por semana um funcionário do setor contábil consulta a situação da empresa nos fiscos, já que uma pendência pode atrapalhar negócios e impedir, por exemplo, a renovação da certidão negativa de débito, documento exigido em empréstimos bancários. O monitoramento é preventivo, pois, em geral, é necessário esperar 20 dias pela notificação do auditor.