eSocial: MEIs cadastrados no Simples Nacional devem aderir; veja os passos

São Paulo - As micro e pequenas empresas representam 99% dos empreendimentos no país e criam a maioria dos empregos com carteira assinada no setor privado. Para os mais de 14 milhões de empreendimentos participantes do sistema tributário Simples Nacional , este janeiro marca o início de uma nova obrigação legislativa : o e-Social, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Quem deve aderir ao eSocial

O programa do Governo Federal prevê que as empresas de todos os faturamentos com funcionários prestem informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias em um único sistema – chamado eSocial. Se dois sócios tiverem pró-labore registrado, por exemplo, a obrigação de cadastro já vale.

As médias e grandes empresas que faturam acima de 78 milhões de reais por ano foram incluídas primeiro no eSocial. A segunda fase de empresas, as que faturam abaixo do valor mencionado, devem mandar até 10 de janeiro suas folhas de pagamento, última etapa do processo.A terceira fase de empresas começará seu cadastro também neste mês. Essa etapa compreende os empreendedores vinculados ao Simples Nacional, incluindo MEIs; os produtores rurais registrados como pessoa física; e as organizações sem fins lucrativos (ONGs). Ainda falta a quarta e última fase de empresas, que inclui entes públicos e organizações internacionais e deve começar apenas em janeiro de 2020.

Com o programa, mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores estarão conectados ao Governo Federal e a órgãos como o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal. Foram unificadas 15 obrigações espalhadas por sites e órgãos públicos, desde o livro de registro de empregados e a comunicação de acidentes de trabalho até a guia de recolhimento do FGTS e a declaração do imposto de renda retido na fonte.

“A ideia é centralizar todas essas informações que o empregador presta ao governo – ou nem mesmo presta. Acredito que dará mais transparência à empresa e aos empregados, com históricos de toda a relação trabalhista. Em um primeiro momento pode haver resistência, mas a novidade vem para melhorar o ambiente de negócios do país”, afirmou anteriormente a EXAME Vinicius Sousa, presidente da empresa de certificação digital Soluti.

Calendário do eSocial para optantes do Simples

De agora até 9 de abril, a terceira fase de empresas que serão integradas ao eSocial deve enviar informaçõesessenciais do empregador. Elas incluem o registro de abertura da empresa (e de filiais, se necessário); números de registro dos funcionários, junto de informações como cargos e horários; e processos judiciais que envolvam pedido de isenção de tributos por parte do funcionário ou da empresa.

Com isso, o governo pode começar a investigar se o pagamento de obrigações está adequado, afirma Leandro Souza, especialista em e-social do grupo de sistemas de gestão empresarial Sankhya. Os empreendedor devem preparar todo o cadastro para o envio, incluindo a busca e conferência das informações mencionadas acima.

A partir de 10 de abril, começa a obrigatoriedade de apresentarinformações dos empregados atuais, como admissões, afastamentos e desligamentos. O prazo para o envio dos dados vai até 9 de julho. Por fim, os negócios deverãocadastrar todas as folhas de pagamento e dados de saúde e segurança dos trabalhadores.

Como acessar o eSocial?

Os MEIs que participam do Simples poderão prestar suas informações ao eSocial por meio de uma ferramenta online, chamada eSocial Web Simplificado MEI. O recurso realiza cálculos automáticos de integração de eventos como férias e desligamentos às folhas do empreendedor, facilitando a administração do empreendedor em admissões e geração de guias de recolhimento.

Segundo Souza, é a solução ideal para operações menores, com poucos documentos a serem cadastrados.Negócios maiores devem utilizar o programa do eSocial, que deve ser baixado e integrado aos sistemas já existentes. O especialista recomenda aproveitar o prazo para testes do sistema, antecipando possíveis problemas de cadastro e de sistema.

Para quem for utilizar o software baixável, há a necessidade de um certificado digital – espécie de assinatura virtual com validade jurídica, que garante a identidade de quem está logando no sistema. É preciso ir presencialmente a alguma entidade certificadora com as documentações da sua empresa. Se você já possui um certificado digital, verifique o tipo e se ele está dentro do prazo de validade. Certificados do tipo A3 (tokenousmart card) são inviáveis para a transmissão de informações de mais volume, como é o caso do eSocial.