Como ter reuniões mais produtivas?

Como ter reuniões mais produtivas?
Respondido por Christian Barbosa, especialista em produtividade

Eu sou muito favorável à dieta de reuniões no ambiente corporativo, ou seja, a melhor reunião é aquela que foi resolvida por outros meios (um papo no café, e-mail, alguém tomou a decisão previamente, etc). Dois terços das reuniões corporativas não chegam aos resultados e consomem apenas tempo dos executivos e dinheiro das empresas.

Se a reunião é essencial, então o primeiro passo é ter uma boa convocação. Pauta é um item básico mas, mais do que isso, a reunião precisa ter um objetivo bem definido. Ou seja, o que estará resolvido quando a reunião terminar? Não ultrapasse dois objetivos e certifique-se de que a pauta tem itens que ajudam a atingir esses objetivos e com tempo definido.

Reunião produtiva é reunião bem conduzida, ou seja, aquela em que alguém assume a liderança em todos os momentos e ajuda a focar, controlar o tempo, anotar os próximos passos e evitar dispersões. Como dica, informe os participantes previamente sobre o objetivo e a pauta. Conforme o assunto for sendo resolvido, risque-o da “lista”.

A utilização de um cronômetro também é muito eficiente para que a reunião não ultrapasse o tempo e que todos sejam corresponsáveis pelo bom andamento do encontro. No final, envie aos presentes os próximos passos, com responsáveis e data e um breve resumo do que foi discutido.

Christian Barbosa é cientista de computação e especialista em administração de tempo e produtividade.

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