Como ser super produtivo com uma equipe enxuta?

Quando a empresa cresce, muitas vezes o empreendedor pensa: “preciso de mais gente!”. Certo? Não necessariamente.

Mil e uma tarefas: a máxima de “quanto mais cabeças pensando sobre um problema, melhor” nem sempre é verdade (Thinkstock)

Da Redação

Publicado em 9 de maio de 2016 às 15h00.

Dúvida do internauta: Como conseguir grande produtividade com uma equipe de trabalho extremamente enxuta?
Resposta escrita por Julia Ribeiro, especialista em empreendedorismo

Quando falamos de produtividade, entende-se por gerar mais resultado com os recursos já disponíveis ou, ainda, diminuindo o uso dos mesmos. Traduzindo para o mundo dos negócios, aumentar a produtividade significa ser capaz de crescer o número de clientes atendidos, e consequentemente o faturamento da empresa, sem ter que expandir, na mesma proporção, o número de funcionários e meios para executar sua a atividade-fim.

Em nossos mais de 15 anos buscando e selecionando empreendedores de alto impacto, vemos que ser produtivo pode ser o diferencial de uma empresa. Pois isso pode ser um indício de que ela inova mais rápido e atende seus clientes com mais eficiência, aumentando as suas chances de consolidar-se no mercado.

Quando a empresa cresce, aumenta-se número de processos, a sua complexidade, carteira de clientes, e muitas vezes o empreendedor pensa: “preciso de mais gente!”. Certo? Não necessariamente.

A máxima de “quanto mais cabeças pensando sobre um problema, melhor” nem sempre é verdade. Contratar um profissional que sua empresa não precisa pode sair muito caro – tanto financeiramente quanto para a dinâmica da organização. Manter equipes enxutas e mais produtivas pode ser o fator de sucesso do negócio.

Eis o porquê: em um estudo da consultoria americana QSM, quanto maiores os times, menor o engajamento e produtividade individual dos membros. Isso significa que, por mais que o somatório dos resultados de um time grande seja maior que de um time enxuto, individualmente cada funcionário atingiu um resultado inferior.

Portanto, se a sua equipe é enxuta e não tem produzido bem, vale verificar as causas antes de concluir que sua empresa precisa de mais gente. A causa pode estar ligada, por exemplo, à comunicação interna (o que envolve o conhecimento da estratégia da empresa), a clareza e organização de processos.

Exemplos para se inspirar

A Supercell, empresa finlandesa que desenvolve games para celulares e criadora do game de sucesso Clash of Clans, é organizada em pequenas células independentes que desenvolvem e lançam os produtos. O CEO, lkka Paananen, é um facilitador do processo e direcionador do time para a visão de futuro da empresa. Ele delega a tomada de decisão para cada célula, agilizando todo o processo de desenvolvimento e lançamento de produtos.

A concorrente Zynga tem 30 funcionários para cada 1 funcionário da Supercell, mas a última foi apontada pela Forbes, em 2013, como a empresa que mais crescia no mundo, e faturava US$ 2,5 milhões por dia.

Já a Méliuz, plataforma de cashback que devolve dinheiro na conta do usuário a cada compra online em lojas parceiras, aumenta a produtividade do time por meio de forte comunicação e direcionamento. A empresa mineira se inspirou no Google para montar seus OKRs (Objectives and Key Results) – eles são conjuntos de objetivos que se interrelacionam e, quando alcançados, contribuem para o atingir os objetivos macros da empresa. Eles podem ser alcançados de modo coletivo e/ou individualmente.

Ao estabelecer os OKRs claros para cada time e desdobrá-los para cada funcionário, a Méliuz conseguiu engajar toda a empresa em prol da sua visão de futuro. As metas são estabelecidas para cada trimestre e há reuniões periódicas entre os times para verificar o progresso. Ao final do trimestre, uma reunião geral é convocada e novos OKRs são estabelecidos pelos líderes. Todos os times possuem menos de 10 pessoas, exceto o time de atendimento ao usuário.

Outra ferramenta para equipes serem mais produtivas é o Kanban. Ele permite a visualização do status das tarefas de maneira rápida, o que ajuda a organizar todo o fluxo de atividades e a gerenciar os gargalos, principalmente em equipes de desenvolvimento muito enxutas.

Esta ferramenta pode ajudar a organizar todo o fluxo de criação ao limitar o número de tarefas que a equipe realiza a cada período de tempo (geralmente 5-10 tarefas a cada 1-2 semanas).

Estes são alguns exemplos de como a sua equipe pode ser enxuta e ainda assim ser mais produtiva do que grandes equipes. Repare que, em todos os casos, há um progresso mensurável sendo acompanhado e melhorado de maneira colaborativa.

Não podemos esquecer, contudo, que para ter produtividade alta de fato é importante muita disciplina para executar o plano e um time altamente engajado. Vai que dá, empreendedor!

Júlia Ribeiro é coordenadora de Apoio a Empreendedores em Minas Gerais da Endeavor Brasil.

Envie suas dúvidas sobre empreendedorismo para pme-exame@abril.com.br.

1. Caminho do sucesso
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São Paulo – Ser empreendedor não é para qualquer pessoa. É preciso estar disposto a correr riscos, aprender constantemente e resolver problemas o tempo todo, já que você será sempre o responsável pelo bom andamento do seu negócio. Para saber o que é preciso para vencer neste meio, listamos aqui dez hábitos e características pessoais que ajudam os empreendedores a chegarem ao sucesso. Cada ponto foi relatado por executivos e especialistas, em resposta a um post na rede social Quora, que perguntava: “Quais são os hábitos que os empreendedores têm e as outras pessoas não?”. O post teve 66 respostas. Nevegue pelos slides acima e conheça as melhores, de acordo com a nossa seleção.

2. 1 – Eles sabem ligar os pontos
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Para o professor de empreendedorismo Peter Baskerville, que leciona na escola australiana TAFE Queensland Brisbane, um dos grandes diferenciais do empreendedor é estar atento ao mundo ao redor, e “ligar os pontos” em busca de oportunidades. Segundo ele, a maioria das pessoas pensa que sua vida é regida por fatores desconectados. Os empreendedores não. “Empreendedores ficam ligados às constantes mudanças políticas, econômicas, sociais e tecnológicas e aprenderam a identificar as ligações no que parecem ser fatores aleatórios. Eles estão sempre atentos e prontos para ligar os pontos em busca de uma oportunidade em potencial no que parecem ser fatos sem conexão.”

3. 2 – Eles estão dispostos a fracassar
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Para a empreendedora Siobhan Green, sócia e CEO da startup de estratégias digitais Sonjara, o que diferencia um empreendedor é a forma como ele lida com a possibilidade do fracasso. “É uma disposição para o fracasso. Fracassar não é só perder dinheiro, é também o constrangimento a perda de status. Para ter sucesso, você precisa arriscar sua reputação, seu nome e qualquer status que tenha acumulado. Se você falhar, a culpa é sua. Mesmo que você faça tudo certo, e as condições estiverem contra você, o fracasso ainda está na sua cabeça. Grandes recompensas exigem grandes riscos. Isso é realmente assustador para algumas pessoas, mais assustador do que perder dinheiro (o que já é difícil o suficiente).”

4. 3 – Eles enxergam mais longe
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Para Jason M. Lemkin, criador do blog SaaStr.com, voltado para empreendedores, uma característica dessas pessoas é conseguir enxergar para além do risco. “Empreendedores de sucesso veem o outro lado, veem o negócio milionário onde hoje não existe nada, e seguem em direção a ele. Atentos ao risco, mas confiantes de que podem atravessar, ou ao menos confiantes de aquilo poderá ser feito por alguém. E eles estão bem com a ideia de irem eles mesmos.”

5. 4 – Eles usam o dinheiro para conseguir mais dinheiro
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Para Oliver Emberton, fundador da empresa britânica de software Silktide, uma característica dos empreendedores é que, enquanto a maioria das pessoas gasta seu dinheiro com coisas como comida e diversão, eles usam seu dinheiro para fazer mais dinheiro. “Considere uma pessoa comum que ganha na loteria. A maioria acaba gastando tudo em poucos anos, porque seu padrão mental é o de gastar tudo o que têm. Se as pessoas ganham um aumento no salário, elas vão e compram um carro novo. Para os empreendedores isso é loucura. Todo o dinheiro é um meio para fazer mais dinheiro.” Segundo Emberton, isso faz com que os empreendedores adiem seus próprios ganhos para maximizar o retorno. “Se estiver procurando um futuro empreendedor fracassado, olhe para aqueles que estão gastando com frivolidades. Tive um sócio que quis comprar carros da empresa para nós dois em nosso primeiro mês de negócio. Eu recusei”, conta.

6. 5 – Eles resolvem problemas
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O professor Gerard Danford, que leciona na universidade finlandesa Aalto, elenca três características marcantes entre os empreendedores: capacidade de resolver problemas, autonomia e autenticidade. “Resolver problemas: Os empreendedores reconhecem que algo está errado ou quebrado, sabem como resolver, e sabem como resolver melhor do que todos os outros. Autonomia: Empreendedores têm um senso de autonomia, um senso de quererem algum controle sobre o que fazem de suas vidas.
Autenticidade: Empreendedores não querem ter que checar seus valores toda vez que vão ao trabalho.” Tudo isso, segundo Danford, tem muito pouco a ver com dinheiro. “Fazer dinheiro é consequência”, afirma.

7. 6 – Eles estabelecem metas
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Para o empreendedor Brian de Haaff, cofundador e CEO da empresa Aha!, que elabora estratégias para outros negócios, há várias características fundamentais para empreendedores. Uma delas é que eles sabem estabelecer metas. “Todos sabem que estabelecer metas é importante. No entanto, muitas pessoas dão toda a atenção para a ideia e falham em se voltar para a meta. Empreendedores de sucesso não chegam lá por acidente. Eles sabem como podem se distrair com o dia a dia de um negócio. É por isso que eles estabelecem uma estratégia e olham antes de tudo para a sua meta para planejar sua agenda diária”, afirma.

8. 7 – Eles sabem quando ser generosos
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Segundo o investidor e empreendedor Dan Freeman, uma característica importante para empreendedores é a forma como eles lidam com o dinheiro na hora de pagar por um serviço por exemplo. “Não desperdice dinheiro. No entanto, não seja mesquinho ao negociar com as pessoas que trabalham para você. Ao ser generoso com quem te ajuda a ir em frente, eles vão estar ali quando você realmente precisar (o que vai acontecer muitas vezes).” “Pague rapidamente. Quando você faz isso, as pessoas agradecem e isso constrói um bom karma. Mais uma vez, quando você precisar dessas pessoas, eles estarão mais dispostas a te ajudar. Muitas pessoas tentar demorar para pagar, o que tem o efeito contrário”, aconselha.

9. 8 – Eles sabem vender
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Para R.L. Adams, empreendedor e escritor, há diversas características que diferenciam os empreendedores, como acordar cedo e ter medas de longo prazo. Uma delas é a capacidade vender seu peixe. “Eles têm certo zelo e entusiasmo com os negócios e seu potencial de sucesso. Eles geralmente não são dissuadidos pelos pessimistas ou as probabilidades contrárias ao seu projeto. Muitos deles têm uma experiência com vendas e entendem a arte de fechar um negócio e fazer uma venda”, afirma.

10. 9 – Eles têm foco e organização
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Outra característica dos empreendedores, segundo Emanuel Martonca, CEO da Thinslices, uma empresa de desenvolvimento para celular, é a capacidade de manter o foco e a organização. “Eu mesmo desenvolvi um hábito que me ajuda com a produtividade do dia a dia – eu gosto de escrever todas as tarefas que eu preciso completar durante o dia. E geralmente faço uma lista complementar e, se eu consigo administrar muito bem meu tempo, dou conta das duas”, conta. Outro ponto importante, segundo o CEO, é saber priorizar. “É muito importante que a pessoa seja madura o suficiente para entender quais coisas devem ser resolvidas primeiro. Mesmo que você não goste disso, os projetos têm prazos, e cumprir algumas tarefas prazerosas não resolve a urgência das outras”, afirma.

11. 10 – Eles não param de aprender
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O empreendedor Prithvi Raj recorre à história do cantor 50 Cent para destacar uma habilidade importante dos empreendedores: eles sempre estão dispostos a aprender. 50 Cent começou a vida no tráfico de drogas, quando ainda era adolescente, e aprendeu muito sobre negócios, afirma o empreendedor. Depois, o cantor se voltou para a música, onde aprendeu sobre marketing, distribuição e o poder da internet. “Ele se adapta às novas tendências, o que significa que ele adora mudar”, resume Raj.

A partir daí, Raj resume algumas características de empreendedores de sucesso: "1 – Eles não param de aprender. Aprendem através de livros, seminários, internet, e eles têm a humildade de perguntar;
2 – Eles não ficam parados;
3 – Eles aprendem e se movem em direção ao que amam;
4 – Eles têm o hábito de se adaptar a novos ambientes;
5 – Neste processo, eles se desenvolvem internamente e conversam consigo mesmos para descobrir como se tornar ainda mais ousados”, elenca o empreendedor.

12. Quer mais dicas de sucesso? Veja como começar seu dia.
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20 hábitos de empreendedores para começar bem o dia