Como delegar tarefas na sua empresa

São Paulo - Na expectativa de ver a empresa crescer mais rápido, alguns empreendedores tentam abraçar o mundo e executar o maior número possível de tarefas possível dentro do negócio. A centralização demasiada, no entanto, pode acabar prejudicando o bom andamento da operação.

“O líder precisa aprender a delegar e distribuir tarefas para poder crescer e expandir o seu negócio”, diz a consultora em liderança, desenvolvimento e gestão estratégica de pessoas, Verônica Rodrigues. Segundo a especialista, fatores como o receio de perder o controle, a desorganização e a falta de priorização das atividades e do preparo dos funcionários para assumi-las levam líderes de pequenas e médias empresas a assumir mais funções do que podem dar conta, deixando de lado o papel estratégico que deveriam estar exercendo.

Confira, a seguir, alguns dicas para aprender a delegar tarefas na sua empresa:

1.Transforme-se em um líder-coach

Se antes você costumava passar as ordens ao funcionário e dizer como ele deveria executá-la, demonstre que ele é valorizado e o estimule a mostrar as competências e qualidade que ele possui. “Um líder-coach é aquele que faz perguntas e faz o colaborador pensar para encontrar as saídas e as soluções por si, de modo independente”, explica Verônica. Ouça as ideias que ele tem para apresentar e criem juntos uma solução, ou uma possibilidades de inovação. “O líder-coach acredita que não precisa ser o melhor em todas as especialidades, mas ter consigo os melhores em suas especialidades, para obter resultados por meio do resultado do trabalho destas pessoas.”

2.Priorize as atividades estratégicas

O papel do líder é hierarquizar as tarefas que devem ser executadas pela equipe e assumir para si apenas aquelas que são maisimpostante. “As atividades consideradas estratégicas são as que só o empreendedor pode realizar naquele momento”, diz a consultora. Entre arquivar documentos e visitar clientes, não há dúvida que o dono do negócio deve delegar a primeira tarefa e se dedicar mais à segunda. E se o empreendedor não consegue diferenciar o que é prioridade, vale procurar um coaching. Na rotina de oito horas diárias ou mais, liste as tarefas e defina quais as mais importantes para o seu empreendimento e quanto tempo levará para executá-las. As que sobrarem, sendo menos importantes, podem ser delegadas, ficar para o dia seguinte ou não serem executadas - o importante é estar ciente do peso de cada decisão.

3.Analise seus funcionários

Faça um mapeamento para identificar os principais talentos da empresa, qualidades e experiências deles e relacioná-los às necessidades de cada posição. Esta análise permitirá que você distribua as tarefas às pessoas mais qualificadas para executá-las, aumentando a eficiência dos processos. O RH deve ter ferramentas adequadas para analisar os perfis dos funcionários e ajudar o líder nestas decisões. Se a empresa ainda é pequena e não conta com uma equipe de RH, ele pode recorrer a uma consultoria ou fazer cursos para se capacitar. Mesmo em uma microempresa, as tarefas podem ser distribuídas levando em conta a carga de trabalho de cada colaborador. “O único detalhe é que, em uma empresa pequena, com poucas pessoas, convém que todas – ou a maioria delas – embora seja designada para ser responsável e realizar um certo grupo de tarefas, esteja treinada e preparada para assumir o lugar da outra em caso de férias, ausência ou demissão”, destaca Verônica.

4.Defina um plano de desenvolvimento

Depois de definir quais tarefas podem ser delegadas e para quem, o próximo passo é montar um plano de desenvolvimento. Com a responsabilidade compartilhada com seus colaboradores, o plano servirá para identificar áreas que precisam ser aprimoradas no serviço a ser prestado. Mais tarefas poderão ser delegadas e você conseguirá focar no desenvolvimento do seu negócio. Para garantir o estímulo dos funcionários e manter o sucesso na delegação das tarefas, Verônica recomenda o aprendizado on-the-job, oferecendo oportunidades para que eles realizem o trabalho como acharem mais adequado. “Além disso, é importante reconhecer o trabalho feito pelas pessoas e dar feedback frequente”, comenta. E, se o resultado for um erro, evite apontar culpados e apenas criticar. Oriente e mostre soluções para que a tareja seja cumprida com sucesso na próxima execução.

5.Siga em frente, apesar do erro

Você aprende a delegar tarefas, mas quando os primeiros erros aparecem, volta a abraçá-las e concentrá-las. “Infelizmente, este é um hábito muito comum, que deriva da incapacidade ou despreparo do líder em capacitar, treinar ou preparar outras pessoas”, diz Verônica. Ela explica que delegar é uma competência que os líderes devem possuir, desenvolvendo por treino ou em um programa de coaching. E se a decisão que seu colaborador tomou não foi a que você gostaria, converse com ele e explique quais os seus critérios, verificando prós e contras na escolha dele. Assim, você esclarece como prefere que determinado assunto seja analisado e resolvido.

6.Acompanhe a execução

Para não correr o risco de se frustrar com o desempenho dos funcionários nas tarefas que você delegou, acompanhe de perto a execução e intervenha, se necessário. “Nenhum líder deve se conformar com erros frequentes ou tolerar a mediocridade. Deve tentar identificar e agir para eliminar as causas”, afirma a consultora sobre o trabalho do líder em gestão de pessoas e processos. Leve em conta que cada colaborador tem uma curva de aprendizado e analise a melhor maneira de fazer com que ele atinja as metas. Quando definir um objetivo e for comunicá-lo à equipe, seja claro e se certifique de que foi compreendido. No plano de desenvolvimento, considere uma análise prévia do que será necessário para os funcionários executarem as tarefas: material, equipamento, software ou mesmo um reforço de pessoal.

São Paulo - Na expectativa de ver a empresa crescer mais rápido, alguns empreendedores tentam abraçar o mundo e executar o maior número possível de tarefas possível dentro do negócio. A centralização demasiada, no entanto, pode acabar prejudicando o bom andamento da operação.

“O líder precisa aprender a delegar e distribuir tarefas para poder crescer e expandir o seu negócio”, diz a consultora em liderança, desenvolvimento e gestão estratégica de pessoas, Verônica Rodrigues. Segundo a especialista, fatores como o receio de perder o controle, a desorganização e a falta de priorização das atividades e do preparo dos funcionários para assumi-las levam líderes de pequenas e médias empresas a assumir mais funções do que podem dar conta, deixando de lado o papel estratégico que deveriam estar exercendo.

Confira, a seguir, alguns dicas para aprender a delegar tarefas na sua empresa:

1.Transforme-se em um líder-coach

Se antes você costumava passar as ordens ao funcionário e dizer como ele deveria executá-la, demonstre que ele é valorizado e o estimule a mostrar as competências e qualidade que ele possui. “Um líder-coach é aquele que faz perguntas e faz o colaborador pensar para encontrar as saídas e as soluções por si, de modo independente”, explica Verônica. Ouça as ideias que ele tem para apresentar e criem juntos uma solução, ou uma possibilidades de inovação. “O líder-coach acredita que não precisa ser o melhor em todas as especialidades, mas ter consigo os melhores em suas especialidades, para obter resultados por meio do resultado do trabalho destas pessoas.”

2.Priorize as atividades estratégicas

O papel do líder é hierarquizar as tarefas que devem ser executadas pela equipe e assumir para si apenas aquelas que são maisimpostante. “As atividades consideradas estratégicas são as que só o empreendedor pode realizar naquele momento”, diz a consultora. Entre arquivar documentos e visitar clientes, não há dúvida que o dono do negócio deve delegar a primeira tarefa e se dedicar mais à segunda. E se o empreendedor não consegue diferenciar o que é prioridade, vale procurar um coaching. Na rotina de oito horas diárias ou mais, liste as tarefas e defina quais as mais importantes para o seu empreendimento e quanto tempo levará para executá-las. As que sobrarem, sendo menos importantes, podem ser delegadas, ficar para o dia seguinte ou não serem executadas - o importante é estar ciente do peso de cada decisão.

3.Analise seus funcionários

Faça um mapeamento para identificar os principais talentos da empresa, qualidades e experiências deles e relacioná-los às necessidades de cada posição. Esta análise permitirá que você distribua as tarefas às pessoas mais qualificadas para executá-las, aumentando a eficiência dos processos. O RH deve ter ferramentas adequadas para analisar os perfis dos funcionários e ajudar o líder nestas decisões. Se a empresa ainda é pequena e não conta com uma equipe de RH, ele pode recorrer a uma consultoria ou fazer cursos para se capacitar. Mesmo em uma microempresa, as tarefas podem ser distribuídas levando em conta a carga de trabalho de cada colaborador. “O único detalhe é que, em uma empresa pequena, com poucas pessoas, convém que todas – ou a maioria delas – embora seja designada para ser responsável e realizar um certo grupo de tarefas, esteja treinada e preparada para assumir o lugar da outra em caso de férias, ausência ou demissão”, destaca Verônica.

4.Defina um plano de desenvolvimento

Depois de definir quais tarefas podem ser delegadas e para quem, o próximo passo é montar um plano de desenvolvimento. Com a responsabilidade compartilhada com seus colaboradores, o plano servirá para identificar áreas que precisam ser aprimoradas no serviço a ser prestado. Mais tarefas poderão ser delegadas e você conseguirá focar no desenvolvimento do seu negócio. Para garantir o estímulo dos funcionários e manter o sucesso na delegação das tarefas, Verônica recomenda o aprendizado on-the-job, oferecendo oportunidades para que eles realizem o trabalho como acharem mais adequado. “Além disso, é importante reconhecer o trabalho feito pelas pessoas e dar feedback frequente”, comenta. E, se o resultado for um erro, evite apontar culpados e apenas criticar. Oriente e mostre soluções para que a tareja seja cumprida com sucesso na próxima execução.

5.Siga em frente, apesar do erro

Você aprende a delegar tarefas, mas quando os primeiros erros aparecem, volta a abraçá-las e concentrá-las. “Infelizmente, este é um hábito muito comum, que deriva da incapacidade ou despreparo do líder em capacitar, treinar ou preparar outras pessoas”, diz Verônica. Ela explica que delegar é uma competência que os líderes devem possuir, desenvolvendo por treino ou em um programa de coaching. E se a decisão que seu colaborador tomou não foi a que você gostaria, converse com ele e explique quais os seus critérios, verificando prós e contras na escolha dele. Assim, você esclarece como prefere que determinado assunto seja analisado e resolvido.

6.Acompanhe a execução

Para não correr o risco de se frustrar com o desempenho dos funcionários nas tarefas que você delegou, acompanhe de perto a execução e intervenha, se necessário. “Nenhum líder deve se conformar com erros frequentes ou tolerar a mediocridade. Deve tentar identificar e agir para eliminar as causas”, afirma a consultora sobre o trabalho do líder em gestão de pessoas e processos. Leve em conta que cada colaborador tem uma curva de aprendizado e analise a melhor maneira de fazer com que ele atinja as metas. Quando definir um objetivo e for comunicá-lo à equipe, seja claro e se certifique de que foi compreendido. No plano de desenvolvimento, considere uma análise prévia do que será necessário para os funcionários executarem as tarefas: material, equipamento, software ou mesmo um reforço de pessoal.