10 passos para reduzir gastos desnecessários na sua empresa

São Paulo – A recessão econômica arrasta-se há anos – e, no meio do caminho, muitas pequenas empresas fecharam as portas. A taxa de mortalidade cresceu: dos 1,8 milhão de empreendimentos lançados em 2014, 600 mil (ou 33% deles) fecharam até o final de 2016.

Para os negócios que ficaram ou abriram há pouco tempo, o trabalho de redução de custos e despesas continua: o cenário para o segundo semestre deste ano envolve turbulência política, dificuldade em aprovação de reformas econômicas, falta de confiança do consumidor e um Produto Interno Bruto (PIB) em levíssima alta.

Boa parte dos empreendedores tem dificuldade em avaliar o peso de seus gastos no orçamento total da empresa, segundo o consultor do Sebrae Felipe Chiconato. “A gente ainda recebe muita demanda sobre o assunto. Muitos empresários não sabem como gerir financeiramente o negócio, e para isso oferecemos vários cursos no tema.”

Joelson Sampaio, professor de Escola de Economia de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (EESP-FGV), concorda com a afirmação e ressalta que o “calcanhar de Aquiles” dos empreendedores costuma estar nos custos.

“É importante a pequena empresa ter uma boa gestão de clientes [pagamentos a receber], estoque e fornecedores. Isso porque as empresas costumam quebrar por conta do capital de giro [dinheiro que sustenta a operação do negócio], que depende dessas três variáveis”, explica.

Há alguns pontos simples de atenção para quem sente dificuldade em rever as contas da sua empresa – e que podem fazer toda a diferença na hora de enxugar os gastos.

Veja, a seguir, quais são eles:

1 – Confira se você tem os controles essenciais de uma empresa

Antes de tudo, o empreendedor precisa saber se possui o que é preciso para começar a arrumar a casa. Chiconato, do Sebrae, elaborou uma lista de itens de controle financeiro essenciais para sua empresa.

O primeiro item é o registro de venda: saber todos os produtos e serviços que você comercializou e quais contas tem a receber. Lembre-se de que diferentes meios de pagamento, como cartão de crédito ou cheque, pedem diferentes registros – afinal, taxas diferentes incidem sobre eles. Da mesma forma, registre também as contas a pagar.

Com isso, você faz o controle de caixa, chamado por Chiconato de “dedo-duro”: tudo que entra e sai diariamente na empresa é registrado. Juntando isso às contas que serão computadas no futuro (aquelas parcelas negociadas com fornecedores e clientes), você terá o fluxo de caixa – uma ferramenta que permite projetar cenários, como uma “bola de cristal” da sua empresa.

O último item essencial para a gestão financeira da empresa é uma Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). É por meio dele que serão calculados indicadores como ponto de equilíbrio, margem e lucro – além do gasto total de cada custo ou despesa da sua empresa sobre o lucro. A DRE deve ser feita mensalmente e, depois, um consolidado por trimestre ou ano. A partir daí, é possível elaborar metas financeiras para seu negócio.

2 – Renegocie com seus fornecedores

Com a organização feita, é hora de começar a cortar gastos. O primeiro passo é reavaliar os contratos já firmados com seus fornecedores. A época de crise é ideal para pedir um prazo maior de pagamento ou descontos sobre um pagamento à vista, já que o medo que o fornecedor tem da inadimplência é maior do que as facilidades que podem ser oferecidas.

“Negocie bastante com seus fornecedores, sempre buscando o melhor preço. Isso é algo que pode ser feito a qualquer momento do negócio, e essencial para o capital de giro do empreendedor”, ressalta Sampaio, da FGV.

3 – Reavalie desperdícios, do estoque às horas extras

Não basta renegociar fora da sua empresa: outra maneira simples de cortar seus gastos é reavaliar todos os processos da sua empresa. Muitos empreendedores se surpreendem com quão caro pagam por coisas simples.

“É muito comum o gasto desnecessário em materiais, como folhas de papel, ou com produtos sobrando no estoque. Preste atenção nos valores das coisas pequenas, que costumam ser ignoradas, e veja o impacto que isso terá no todo”, recomenda Chiconato, do Sebrae.

Já Sampaio recomenda ter atenção com custos como horas extras de funcionários. “A hora extra é um custo significativo para as empresas que trabalham com tal política.”

Uma alternativa possível, segundo o docente da FGV, é fazer um banco de horas. O funcionário pode usar as horas extras de trabalho no mesmo ano – que é o que permite a lei –, quando a empresa tiver menos fluxo de trabalho. O empreendedor, assim, não paga os adicionais que uma hora extra teria.

4 – Repense sua política de pagamentos

Da mesma maneira que você negociou com seus fornecedores e com seus funcionários, estabelecer novas políticas com seus clientes pode ser uma maneira simples de cortar gastos na sua empresa.

Será que você não está no vermelho por que parcela em muitas vezes, demorando a colher o que plantou? Ou, pior ainda: será que você não está no vermelho porque usa formas de pagamento que dão muita chance aos inadimplentes?

“Tome cuidado com sua política de crédito e em aceitar pagamentos a prazo. Prefira pagamentos mais seguros, como cartão de débito. Não aceite meios de pagamentos que envolvam risco, como cheques e fiado”, aconselha Chiconato.

5 – Descubra os produtos “vilões” do seu capital de giro

Uma outra maneira de evitar gastos futuros é não comprar produtos que vendem pouco e ficam parados no estoque - gerando tanto uma despesa inicial quanto uma despesa de armazenamento. "Às vezes, a empresa não tem gestão de estoque e o item encalha, em vez de circular. Produto parado é ruim para a saúde financeira da empresa", diz Sampaio.

6 – Tenha uma nova estratégia de descontos

Ainda falando sobre clientes: muito cuidado ao dar descontos. Se mal planejados, eles podem corroer sua margem de lucro e deixar seu negócio em um grande paradoxo: quanto mais vendas ele fizer, mais no vermelho estará.

Chiconato, do Sebrae, dá um bom truque na hora que seu consumidor vier pedir um desconto. Quando ele pedir um desconto de 10% sobre uma venda de 500 reais, por exemplo, ofereça no lugar um produto de 50 reais como brinde.

Para o cliente, parece a mesma coisa. Porém, para você, o produto custou menos de 50 reais para ser produzido: ou seja, você está dando menos do que o pedido e ainda pode limpar o estoque dos “vilões” do item anterior.

7 – Terceirize o que valer a pena ser terceirizado

O debate sobre terceirização está acalorado nos últimos tempos. Mas, independente do resultado que uma nova lei da terceirização terá, ela continua sendo uma opção a ser considerada especialmente nas atividades-meio, como já funciona atualmente.

O empreendedor pode avaliar se terceirizar áreas de suporte oferecerá uma redução de gastos, como é o caso do setor de Tecnologia da Informação (TI).

“Pelo regime de terceirização, a despesa é apenas com uma empresa e com relação contratual específica, evitando custos trabalhistas posteriores”, argumenta Paulo Chabbouh, CEO da empresa de soluções tecnológicas L5 Networks.

8 – Não deixe que a comodidade o domine

Um grande vilão do orçamento de uma empresa é a falta de planejamento. Sem ele, os gastos são feitos em cima da hora – o que acarretará em uma conta maior no final do mês.

Chiconato, do Sebrae, dá um exemplo. Imagine um dono de restaurante que não se planejou bem e, por isso, faltou feijão em seu estabelecimento. No desespero, ele vai comprar em um comércio próximo – e não no atacadista de sempre.

A comodidade é maior e o preço também. Tenha muito cuidado para que a falta de planejamento não se torne um hábito confortável – mas que pode quebrar o negócio, em longo prazo.

9 – Cuidado com os “combos”

Um outro cuidado para não acumular gastos desnecessários é na contratação de “combos”, desde os clássicos planos de telefonia até os serviços bancários.

“Avalie se sua empresa precisa mesmo de uma TV à cabo ou de tantos minutos de ligação. Tome muito cuidado para não acabar pagando por algo desnecessário, ainda que o valor por minuto dos combos pareça mais atraente”, recomenda Chiconato.

Da mesma forma, é preciso ter cuidado ao negociar um pacote de serviços bancários – você pode pagar por um plano para 50 transferências quando só usa dez por mês, por exemplo.

Por fim, procure em mais de um banco para conferir taxas e ter poder de barganha em uma negociação. “Às vezes, a empresa depende de um único fornecedor de crédito, e isso pode ser ruim. O empreendedor não verifica se há linhas de crédito melhores no mercado”, afirma Sampaio, da FGV.

10 – Aposte na internet e na nuvem para poupar em gastos comuns

Para terminar, uma dica simples para cortar gastos na sua empresa é participar de vez da revolução tecnológica: faça pela internet tudo que puder ser feito sem grande prejuízo.

É o caso de conferências, por exemplo. “Isso evita viagens curtas e longas, sem contar que permite ter mais reuniões no dia, aumentando as oportunidades de negócio”, afirma Chabbouh, da L5 Networks.

Também há aplicativos de telefone que dependem apenas de conexão à internet para funcionar – e, assim, dá para fazer ligações a qualquer lugar do mundo por um custo bem menor e com controle por meio de arquivos salvos na nuvem.

Para quem se interessou, vale a pena pesquisar mais sobre o software softphone, que permite fazer chamadas online. Serviços como o Skype fazem uso de um protocolo específico de softphone, por exemplo.