O economista John Kenneth Galbraith disse certa vez que reuniões são indispensáveis quando você não quer fazer nada.

É um sentimento que muitos de nós entendemos. Reuniões são reconhecidas por serem sugadoras de tempo em qualquer tipo de negócio. Em 2012 e 2013, funcionários apontaram “reuniões” como o maior desperdício de tempo na pesquisa Desperdiçando Tempo no Trabalho, realizada pelo site Salary.com — superando até mesmo a internet. Uma pesquisa realizada em 2012 pela Opinion Matters apontou que os funcionários consideravam desperdício metade do tempo que passavam em reuniões.

Ainda assim, passamos mais e mais tempo em salas de reunião. Do tempo total de uma organização, 15% é gasto em reuniões, segundo um estudo da consultoria Bain & Co., e o total vem aumentando desde 2008.

Porque essa obsessão com reuniões? Que desejo perverso nos leva a desperdiçar nossas horas acordados dessa maneira? Reunir-se com os colegas pode ser útil – certas coisas se discutem melhor pessoalmente, em vez de por telefone ou e-mail —, mas muitas empresas foram longe demais, inflando as reuniões a ponto de elas matarem nossa produtividade, em vez de aumentá-la.

Mas não se preocupe. Podemos ter reuniões melhores. Eis como:

1 - Mantenha-as curtas

Você não precisa agendar reuniões de meia hora só porque o Outlook divide a agenda em blocos de 30 minutos. Reuniões mais curtas podem ser mais eficazes: afinal de contas, psicólogos afirmam que a atenção dos adultos dura alguns poucos minutos. Mesmo quando se trata de algo que os interesse, muitos adultos só conseguem manter a atenção por cerca de dez minutos, diz Sarah Reiff-Hekking, psicóloga que se especializa em coaching de gerenciamento de tempo. Depois desse período, “as pessoas têm de ser envolvidas de novo, ou suas cabeças vão começar a viajar”, diz ela.

2 - Só marque reuniões quando não houver alternativa

O tempo não é importante só para que você conclua suas tarefas, ele também é um dos ativos mais importantes da empresa. Por isso, os especialistas dizem que reuniões só devem ser marcadas quando são 100% necessárias.

No começo dos anos 2000, Jason Fried tinha de ir a um monte de reuniões que pareciam intermináveis. Fundador de uma empresa de web design, Fried tinha clientes que queriam conversar constantemente sobre melhorias em seus sites. “Lembro de ficar lá sentado por mais de uma hora, pensando: ‘Não tem por que essa reunião durar tanto. Isso poderia se resolver em dez minutos’”, diz Fried, 40, que depois fundou a Basecamp, empresa que criou um software para ajudar empresas a colaborar em projetos sem que seus funcionários tenham de sair de suas mesas.

As empresas não pensam no custo das reuniões. O que elas precisam entender, diz Fried, é que uma reunião de uma hora com dez pessoas deveria ser entendida como uma reunião de 10 horas, pois são dez pessoas sendo pagas por uma hora de trabalho cada. (Há pelo menos meia dúzia de calculadoras online para ajudar as empresas a entender isso, mas não está claro se essas ferramentas são de fato usadas.)

Então quando é OK convocar uma reunião? “Depende da gravidade da decisão, ou quantas decisões dependem do que vai ser discutido”, diz Fried. “Para certas decisões estratégicas, como a direção que uma empresa vai tomar, parar e se concentrar naquela coisa tem valor.”

3 - Reuniões são diálogos, não monólogos

Reuniões que são uma conversa de duas mãos costumam ser mais bem-sucedidas que aquelas em que uma pessoa simplesmente faz uma apresentação para uma plateia passiva. De acordo com dados da startup de internet SalesCrunch, baseados em 10 mil reuniões que a empresa hospedou em sua plataforma entre 2010 e 2012, o envolvimento foi 20% maior quando os convidados falaram a maior parte do tempo, em comparação com o apresentador tomando a maioria do tempo para si.

4 - Deixe os celulares fora da sala de reunião

Gostamos de levar celulares e laptops para reuniões, achando que vamos ser mais produtivos. Mas, na maior parte das vezes, acontece o contrário. Apesar do apreço do mercado de trabalho atual pela capacidade de ser multitarefa, nossos cérebros não foram desenhados para fazer duas coisas ao mesmo tempo, diz Maggie Jackson, autora de Distracted: The Erosion of Attention And The Coming Dark Age("Distraído: a erosão da atenção e a idade das trevas que está por vir", em tradução livre).

“Quando você está fragmentando e picando sua atenção, escutando com um só ouvido, você mina a capacidade de pensar fora da caixa”, diz Jackson. “Quando estamos inteiramente conscientes e concentrados, é extraordinário o que acontece no cérebro.”

5 - Não tenha medo dos conflitos

Uma das principais razões pelas quais as pessoas odeiam reuniões é o fato de elas serem chatas. Isso é de propósito, em parte: as empresas tendem a evitar conflitos em reuniões para que as pessoas se sintam à vontade para expressar suas ideias. Mas nosso medo de conflito é contraproducente, diz Patrick Lencioni, fundador da empresa de consultoria gerencial The Table Group e autor de Death By Meeting ("Morto por reuniões", em tradução livre). “Se não há conflito inerente numa reunião, não há nada que mereça atenção, e as pessoas vão ficar entendiadas”, diz Lencione. “Se não há nada que seja motivo de angústia, você deveria cancelar a maldita reunião.”

6 - Experimente ficar em pé

A tendência de ficar em pé no trabalho vem sendo motivo de piada ultimamente, mas a ciência sugere que trabalhar em pé pode não só trazer benefícios de saúde, mas também aumentar o envolvimento e a colaboração.

Para um estudo publicado este ano, pesquisadores da Universidade Washington, de St. Louis, mediram a excitação fisiológica de estudantes que tinham de trabalhar em grupo para produzir vídeos de recrutamento da universidade. Os que trabalharam em pé mostraram maior envolvimento e maior propensão a compartilhar ideias com os colegas de equipe, em comparação com aqueles que trabalharam sentados.

“Em pé, você está gastando energia, então seu corpo está ativado”, diz Andrew Knight, um dos pesquisadores. “Estar ativado num ambiente de grupo aumenta a importância do trabalho e o esforço coletivo envolvido naquele trabalho.”

Muito disso pode parecer óbvio – não é física nuclear, afinal de contas. Para ter uma reunião produtiva, você precisa manter os funcionários envolvidos. E o segredo para isso, dizem os especialistas, é a variedade. “Se você continuar com o mesmo processo, toda vez, as pessoas vão ficar entediadas”, diz Lenny Lind, fundadora da Covision, empresa que facilita reuniões e eventos com o uso de tecnologia para aumentar a participação da plateia. “Mesmo algo que era inovador pode ficar chato quando é repetido pela sexta vez, ponto.”