Vai aceitar uma encomenda grande? Veja como se preparar

Que cuidados devo tomar ao aceitar uma encomenda grande?
Escrito por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças

Atender uma encomenda muito maior do que o habitual traz riscos consideráveis. De imediato, existe o risco de ela ser cancelada durante a produção. É preciso firmar um contrato estipulando uma multa por desistência para cobrir as despesas incorridas na elaboração do produto e/ou serviço. Quanto mais próxima da data da entrega, maior deve ser o valor da multa. Além do risco de inadimplência da multa, existe também o risco do não pagamento de toda a encomenda entregue.

Se sua avaliação diz que esses riscos podem ser assumidos, com ou sem um contrato estipulando uma multa por desistência, o passo seguinte é avaliar sua capacidade de execução, seja de ordem operacional ou financeira. Há máquinas e equipamentos ociosos que podem ser usados para esse incremento na produção?

Avalie o quanto essa encomenda vai atrapalhar sua produção normal e se o uso mais intensivo de equipamentos poderá provocar quebras que comprometam a execução do pedido. Talvez seja o caso de fazer novos investimentos ou terceirizar parte da produção.

Novos investimentos só se justificam se essa grande encomenda implicar em um salto no posicionamento do negócio e/ou no seu tamanho, em um novo mercado, em novos canais de fornecimentos e/ou de vendas etc. Terceirizar parte da produção pode ser uma solução, mas essa parte deve ser realizada com a mesma qualidade. Caso contrário, o ganho comercial e financeiro esperado com a encomenda pode ir por água abaixo.

Uma encomenda maior que o normal implica em uma gestão logística de suprimentos diferente do habitual. Requer local para armazenar o adicional de insumos e produtos finais até a entrega. Os insumos devem estar disponíveis para o novo volume no momento certo e na quantidade certa.

É preciso ter cuidado com a capacidade dos fornecedores de todos eles, incluindo embalagens. Se eles não tiverem capacidade adicional, deve-se rapidamente contratar novos com a mesma qualidade. Se o fornecedor não conseguir entregar e não tiver substituto, cabe pensar se há como ajudar o fornecedor/parceiros a aumentar a capacidade. Às vezes, um novo arranjo físico no fornecedor pode ajudar a ganhar produtividade. Se essa encomenda for alavancar o seu negócio, pode alavancar também o de seus parceiros/fornecedores.

Além de máquinas e equipamentos, é preciso avaliar se há recursos humanos o suficiente ou será preciso contratar ou pagar horas extras. Pessoas novas exigirão treinamento. Haverá tempo para isso?

Avalie ainda sua capacidade financeira para atender a encomenda. Você tem capital de giro para bancar o adiantamento de fornecedores e pessoal até o recebimento da encomenda?

Há, além disso, um impacto econômico relevante. A receita total que você terá com a produção normal mais a encomenda excepcional compensará a elevação de custos que essa encomenda eventualmente acarretará? Encomendas maiores (excepcionais) costumam pedir preços mais baixos.

O aumento da receita por causa do maior volume, mesmo com preços mais baixos, compensará os maiores custos? Se não cobrir, você tem recursos para apostar no futuro? E não se esqueça: uma venda malfeita não só inviabilizará o crescimento como pode prejudicar o negócio.

Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo.

2. Acreditar nas próprias desculpas

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3. Entrar no mundo do empreendedorismo pelos motivos errados

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4. Não ficar ligado no balanço financeiro

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"Isso acontece mais do que você imagina. Você pode ficar sem dinheiro mesmo se tiver receita e lucro. Fique atento.” Murli Ravi, investidor e empreendedor.

5. Não proteger sua propriedade intelectual

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“É de extrema importância para um novo negócio proteger sua propriedade intelectual, incluindo patentes, marcas e direitos autorais. Se a concorrência patentear seu produto ou serviço, o que pode acontecer, seu negócio pode ser obrigado a pagar taxas ou ainda ficar proibido de vender, o que pode ser fatal para uma empresa em fase inicial.” Jeff Nelson, criador do Chromebook (sistema do Google) e empreendedor.

6. Controlar demais

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“Acho que o maior erro de empreendedores de primeira viagem que tiveram sucesso é que eles controlam tudo por muito tempo. Deixe acontecer. Deixe sua equipe fazer o trabalho dela, ajude-a, mas deixe acontecer e confie nela para fazer o trabalho.” Jason M. Lemkin, empreendedor, criador do EchoSign.

7. Não dar atenção suficiente às vendas

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“Nós somos, em primeiro lugar, uma empresa de tecnologia focada em produtos. Se eu consigo um minuto extra no meu dia, eu sempre tendo a usá-lo trabalhando pelo produto. Como resultado, no início da empresa nós gastamos muito tempo pensando no produto em vez de sair do escritório e vender. Minha lentidão em vender teve impactos sérios, nós deveríamos ter feito muito mais dinheiro antes do que de fato conseguimos.” Anand Sanwal, co-fundador da CB Insights.

8. Não perceber a importância do fluxo de caixa

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“Você precisa ter uma previsão de fluxo de caixa para sobreviver. Fique atento ao seu dinheiro e segure-o, porque ‘o fluxo de caixa é mais importante que a sua mãe.’” Peter Baskerville, já foi dono de mais de 30 pequenos negócios.

9. Não ter engajamento do cliente

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“Seu cliente deve amar seu produto, caso contrário você realmente tem um problema. Se ele não ama, você precisa descobrir por quê. O único jeito de fazer isso é realmente ouvir suas necessidades e responder a elas. Certifique-se de que você está conectado aos seus clientes diariamente.” Brian de Haaff, CEO do Aha!.

10. Confiar em seus relatórios otimistas

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“Nada está sempre bem. As coisas estão sempre dando errado. Isso não é necessariamente uma coisa ruim. Frustrante sim, mas não ruim. Em geral, quer dizer que você está crescendo. (Nós dizemos: ‘Fique feliz, as coisas estão dando errado. Estamos crescendo!’).” Greg Tapper, empreendedor do Vale do Silício.

11. Desenvolver demais

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“A primeira visão que as pessoas têm de seu próprio produto é sempre a de uma Masserati. E em geral elas não têm ideia de como chegar lá e do que precisa ser feito. Eu sempre encorajo quem está começando a desenvolver um produto minimamente viável. Em muitos casos, desenvolver demais pode ser desastroso. Primeiro porque demora demais. Segundo porque custa muito caro, e em geral empreendedores de primeira viagem não têm nem o dinheiro nem a equipe para desenvolver algo assim. Terceiro, elas em geral desenvolvem o produto errado. Algo que não atende de fato a nenhuma necessidade e que leva algumas tentativas para funcionar.” Pek Pongpaet, criador do site Pictacular.co.

12. Quer abrir um negócio? Veja essas ideias

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