8 regras para evitar gafes em uma reunião de negócios

São Paulo – Para muita gente, aquela ideia de que a primeira impressão é a que fica não passa de um clichê. É verdade que o tempo de contato com alguém ajuda a formar uma imagem da pessoas, mas, para as pequenas empresas, um primeiro momento ruim pode prejudicar a imagem da marca.

O primeiro contato com um cliente é o momento em que ele analisa a imagem do empreendedor para compor também a percepção que ele terá da empresa. Por isso, as reuniões e almoços de negócios devem ser levados muito a sério.

Com a ajuda de Marcele Goes, consultora de imagem pessoal da Estilo Sob Medida, e Ligia Marques, consultora de etiqueta, selecionamos oito regras de etiqueta para causar uma ótima impressão na hora de liderar uma reunião de negócios.

1. Seja pontual

Pontualidade é fundamental para uma boa imagem. Por isso, em caso de atrasos, é preciso telefonar e avisar que não será possível chegar no horário. “O outro pode decidir se vai aguardar ou agendar outra oportunidade, isso vai do interesse de cada um e do tempo disponível para esperar”, diz Ligia. Quando é o cliente que está atrasado, Marcele diz que o ideal é esperar as pessoas que têm poder de decisão. “Mas quem está atrasado deve telefonar”, explica.

2. Apresente-se

Toda reunião ou encontro de negócios deve começar com uma apresentação formal de quem está presente. “O anfitrião apresenta cada convidado aos outros. Sempre pronuncie sobrenome e diga quem é a pessoa”, explica Ligia. Um aperto de mãos e a troca de cartões fecham esta primeira etapa. “Ele deve se apresentar e direcionar onde a pessoa vai sentar. Se vai ter uma apresentação, mostre onde o convidado vai ver melhor. Pode parecer muito simples, mas é algo que demonstra profissionalismo”, defende Marcele.

3. Preocupe-se com o cartão

O troca-troca de cartões de visitas está tão presente no cotidiano do empreendedor que muitas vezes ele não dá importância para este ato. “É uma gafe derrubar, guardar ou demonstrar que não se importou com o cartão”, diz Marcele. A regra é que quem está sendo anfitrião deve iniciar a entrega de cartões, mesmo que a outra pessoa não tenha. “Em caso de reuniões, a troca dos cartões já deve ser feita logo no início, de modo que a identificação dos participantes fique fácil e imediata”, explica Ligia.

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Uma dica é manter o cartão ao lado das anotações, com o nome virado para cima, para não correr o risco de esquecer ou trocar o nome do cliente.

4. Esqueça o celular (e os similares)

É fato que todo mundo anda por aí com celulares, tablets e outros aparelhos eletrônicos. Mas, na hora de falar de negócios, eles devem ser quase esquecidos. “Hoje em dia as gafes mais comuns se referem ao uso de smartphones durante as reuniões”, indica Ligia. A regra é não interromper o encontro com chamadas ou torpedos. “Se tocar, peça desculpas e silencie o telefone. Não pare para atender. Tem que demonstrar que o seu tempo é daquela pessoa”, ensina Marcele.

5. Saiba ouvir

A postura dos empreendedores durante uma reunião de negócios costuma ser a mesma de um vendedor. Tentar convencer o cliente que sua empresa é a melhor para o que ele precisa insistentemente pode ter o efeito contrário.

Por isso, a dica das especialistas é saber ouvir e mostrar-se profissional. “Fechar questões com frases do tipo 'sou totalmente contra' e depois ter que voltar atrás nesta opinião ou falar alto demais são atitudes a serem evitadas”, diz Ligia. Preste atenção também na postura corporal. “Coloque-se de maneira bem acomodada na cadeira, deixe as mãos aparentes e procure ser objetivo”, ensina Marcele.

6. Procure o local ideal

Pequenas empresas costumam ocupar espaços reduzidos e nem todas têm um local destinado a reuniões. Nestes casos, as especialistas indicam procurar um ambiente neutro e tranquilo para a conversa. “Um café pode ser uma boa opção. Mas é bom escolher um canto mais reservado”, diz Marcele. Outra opção para reuniões menos importantes é a conferência online. “A videoconferência é a opção mais eficiente e econômica”, defende Ligia.

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Se a reunião acontecer na sede da empresa mesmo, vale a pena buscar um canto mais silencioso também. “É importante você tentar de alguma forma isolar e avisar as pessoas da empresa para serem mais cuidadosas em relação a barulho e risadas”, explica a consultora da Estilo Sob Medida.

O problema da bagunça do ambiente de trabalho é passar a imagem de que a empresa não está pronta para atender um grande cliente, por exemplo. “Pode passar a sensação de que é pequeno mesmo e não tem estrutura”, diz Marcele. Se o encontro for no local escolhido pelo cliente, nada de pedir comidas ou bebidas, principalmente alcoólicas.

7. Vista-se de forma adequada

A aparência física é um dos pontos que compõem esta primeira impressão e ainda faz diferença na hora de impressionar o cliente. “Priorize o uso de camisa sempre, de preferência de manga longa. Dependendo do tipo de empresa pode usar jeans mais escuro que se aproxime da calça social”, ensina Marcele. Cuidado especial para os acessórios como pulseiras e colares que fazem barulho e podem distrair o foco da reunião. Afrouxar ou tirar a gravata também também não vale.

8. Prepare-se

A imagem que sua empresa precisa passar durante uma reunião de negócios é de que está preparada e é competente para cumprir o que será combinado. Isso começa com coisas pequenas, como preparar o ambiente da reunião, mostrar-se pronto para responder dúvidas e fazer de tudo para que a pessoa se sinta bem. “Coisas simples como oferecer uma água ou um café fazem parte”, diz Marcele.

Preparar uma pauta com os tópicos a serem tratados ajuda a não se perder no meio da conversa. “Não se esqueça de trazer todo material necessário à reunião”, alerta Ligia.