São Paulo – Organizar o tempo não é uma tarefa fácil para os empreendedores. No começo da empresa, boa parte das decisões precisa ser analisada pessoalmente e o corre-corre de reuniões costuma atrasar a agenda. “Organização do tempo jamais foi um tema fácil de lidar no cotidiano”, diz Flavia Lippi, coach do Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL). Para organizar bem o dia a dia com mais produtividade, sete empresários de startups e pequenas empresas contam seus truques para fazer o tempo render mais. Veja nas próximas páginas.

Marcelo Prata, CEO e sócio-fundador da Canal do Crédito, comparador de produtos financeiro online, aproveita as ferramentas tecnológicas para seu mais produtivo na empresa. Além da nuvem e do smartphone, ele utiliza o Skype para ganhar tempo e economizar dinheiro.

Fabio Barbosa, da MundiPagg, empresa de pagamentos online, acredita que oferecer flexibilidade de horário aos funcionários ajuda a melhorar a produtividade. “O foco é sempre no resultado”, diz. Além disso, as reunião são sempre curtas por lá. “Ao invés de reuniões longas, fazemos reuniões curtas, em pé, que duram até 15 minutos”, diz.

Além de coach, Flavia Lippi também é empresária e aplica algumas técnicas para organizar melhor a agenda. Uma delas é saber diferenciar coisas urgentes e importantes. “Urgente são as tarefas que devem ser feitas com rapidez.”, explica. Importante, por outro lado, são situações essenciais para que algo planejado aconteça. Outra dica é programar só 70% do dia e deixar o restante para urgências e imprevistos.

A habilidade de se concentrar em uma tarefa mesmo com as interferências do ambiente não é de todo mundo. Jorge Moisés Assis, da Dito, conta que descobrir o que costuma te distrair e como combater isso é essencial. “Para mim, basta colocar uma música alta no fone de ouvido e fico 100% focado no meu objetivo”, explica. Além disso, ele sugere a técnica Pomodoro, que consiste em dividir o trabalho em partes de 25 minutos para render mais.

Jaques Grinberg Costa, do Grupo Easycomp, vê os e-mails como um dos principais ladrões de tempo do dia a dia. Ele deixa a caixa de entrada programada para receber e-mails só quando ele clicar no comando. “Desta forma você poderá enviar, mas não receberá. O ideal é ler e-mails duas ou três vezes por dia”, diz. Outra dica é enviar as mensagens em tópicos e não em textos longos, para ganhar tempo. “A leitura é muito mais fácil”, conta.

Deixar para organizar as coisas na hora que chega na empresa pode ser uma armadilha para perder tempo. Carlos Curioni, CEO do site Elo7, prefere deixar algumas tarefas com horário pré-estabelecido. “Separar as tarefas rotineiras em horários específicos, evitando interrupções ao longo do dia, principalmente e-mail. Normalmente, essas tarefas ficam para início e final do dia”, sugere.

Davis Smith, CEO do site Baby.com.br, conta que às vezes é difícil se dividir entre os vários locais de trabalho da empresa. Para ajudar, ele usa o Skype – e não o e-mail – nas comunicações internas e tenta restringir os tópicos para as reuniões não durarem muito. “Nós limitamos a cada gerente um determinado período de tempo, o que o obriga a compartilhar apenas os itens mais importantes com toda a equipe”, conta.