5 técnicas de Steve Jobs para fazer reuniões mais produtivas
Entre procedimentos para reuniões mais simples e eficazes, estão grupos menores, encontros presenciais e a proibição do Power Point
Karin Salomão
Publicado em 8 de setembro de 2015 às 18h21.
São Paulo - Steve Jobs , fundador da Apple , fazia pelo menos duas reuniões semanais, com os diretores, para discutir resultados e estratégias, e com as equipes de marketing e comunicação.
O empresário , falecido em 2011, criou técnicas simples, mas bastante rigorosas e eficientes para eliminar as reuniões longas e improdutivas na Apple, que continuam atuais e valiosas.
A primeira regra era se reunir apenas com pessoas extremamente capazes. Ele criou até um grupo, chamado de TOP 100, que tomava as decisões estratégicas mais importantes na companhia com milhares de funcionários.
Entre outros procedimentos para reuniões mais simples e eficazes, estão grupos menores, encontros presenciais e a proibição do Power Point. Confira:
Grupo pequeno
A lista de convidados para as reuniões era sempre muito curta e restrita. Qualquer um que não fosse o responsável direto por um projeto estava excluído do encontro.
A ideia por trás disso, escreve Ken Segall, um funcionário muito próximo a Jobs, na Fast Company, é que um grupo menor será mais focado e motivado que um grande grupo, e que pessoas mais inteligentes farão um trabalho de melhor qualidade.
A medida era levada ao extremo, condizente com a personalidade enfática do empreendedor. Em certa reunião, Jobs parou tudo porque não reconheceu uma pessoa entre os presentes. Ele apontou para a funcionária e perguntou “quem é você?”.
Desconcertada, ela explicou que estava envolvida em alguns dos projetos de marketing que seriam discutidos. Depois de ouvir a resposta, Jobs afirmou: “não acredito que precisamos de você nessa reunião. Obrigado.” A garota foi forçada a se retirar da sala.
Simplicidade
Este também é um dos valores primordiais da companhia, aplicada também às reuniões. Steve Jobs buscava o minimalismo com tanto afinco que interrompia reuniões para questionar a existência de processos, menus ou até botões em um produto novo.
Em uma reunião, ele sacou o seu celular para testar se era possível chegar a qualquer lugar com apenas três clicks. Jobs frequentemente questionava – e aterrorizava – a equipe de tecnologia, “redefinindo a abordagem ou o problema”, para solucionar as questões técnicas mais difíceis.
Encontros presenciais
Ainda que a Apple fosse uma empresa de tecnologia, nada substituía as reuniões presenciais. “Há uma tentação, em nossa era conectada, a achar que todas as ideias podem ser desenvolvidas por email ou iChat”, disse ele ao Harvard Business Review.
“Isso é uma loucura. Criatividade vem de encontros espontâneos, de discussões aleatórias. Você se encontra com alguém, pergunta o que ele está fazendo, diz “uau!” e logo vocês estão cozinhando todo o tipo de ideias”.
Reuniões presenciais e espontâneas, sem uma agenda fixa, eram a sua forma preferida de desenvolver ideias inovadoras.
O fim do power point
As apresentações de novos produtos e sistemas do criador da Apple são lendárias. Carismático, Steve Jobs preenchia os palcos, contava histórias e interagia com o público, usando, às vezes, recursos multimídia.
Entretanto, usar power points durante reuniões com o executivo era proibido. “Odeio como pessoas usam apresentações de slides ao invés de pensar”, afirmou Jobs.
“Pessoas confrontam os problemas criando uma apresentação. Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, ao invés de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”.
Responsabilidade
Uma das coisas mais extraordinárias da gestão de Steve Jobs na Apple é o que ele chamava de Indivíduo Diretamente Responsável (ou DRI, na sigla em inglês).
Segundo a Fortune, nunca há dúvidas sobre quem é a pessoa responsável por qual projeto. Em uma reunião, o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido. Dessa forma, cada reunião gerava uma lista de tarefas, cada um com um responsável.
Era uma forma de garantir que todas as ideias jogadas na mesa em uma reunião seriam corretamente endereçadas e trabalhadas.
- 1. Como fazer uma reunião eficaz
1 /12(Bloomberg)
Você com certeza já participou de muitas reuniões improdutivas. Mas isso não é um privilégio de sua empresa.
Os americanos fazem cerca de 11 milhões de reuniões todos os dias e os encontros ineficazes custam para as empresas algo como 37 bilhões de dólares por ano, segundo o site de negócios Business Insider.
O que será que alguns dos executivos mais eficazes da história dos negócios fizeram ou fazem para que as reuniões tragam bons resultados?
Conheça os truques usados pelo czar da GM Alfred Sloan e pelo príncipe da Apple Steve Jobs para comandar as reuniões que tomavam suas agendas. E ainda as dicas de Sheryl Sandberg ( Facebook ), Marissa Mayer ( Yahoo! ), Jeff Bezos ( Amazon ), Larry Page ( Google ) e Elon Musk ( Tesla ). Veja nas fotos como esses executivos-celebridades e fundadores de startpus de sucesso comandam as reuniões e inspire-se! (Com informações do Business Insider ).
2 /12(Bloomberg)
Para trabalhar na Amazon é preciso sentir-se confortável com o conflito. Jeff Bezos é famoso por odiar quando as pessoas chegam a um consenso só para se sentirem confortáveis e evitarem confronto. Um dos princípios de liderança da Amazon diz que os líderes são obrigados a respeitosamente tomar decisões desafiadoras quando discordam, mesmo quando isso é desconfortável ou cansativo.
Os líderes devem ter convicção, mas uma vez que uma decisão é determinada em reunião, todos se comprometem totalmente a segui-la.
3 /12(Bloomberg)
Marissa Mayer, CEO do Yahoo!, discute a fundo toda proposta encaminhada por gerentes de produto ou designers. Quando senta para analisar uma estratégia, o faz cuidadosamente por meio de uma série de questões como:
Como isso foi pesquisado?
Qual foi a metodologia de pesquisa usada?
Como isso vai funcionar?
As perguntas precisam ser respondidas em detalhes e as ideias mal formuladas são vetadas de imediato.
4 /12(Bloomberg)
O CEO do Google, Larry Page, enviou um e-mail para toda a empresa. O assunto: como executar reuniões de forma eficaz.
Uma das dicas de Page é designar um tomador de decisão para cada reunião. Mas, ainda mais importante, ele diz que a empresa não precisa de uma reunião para tudo.
"Nenhuma decisão deve necessariamente esperar por uma reunião", escreveu Page no e-mail.
"Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente."
5 /12(Bloomberg)
O CEO da Tesla, Elon Musk, tem padrões incrivelmente altos. Ele tem uma reputação de demitir pessoas se elas perdem um prazo, por exemplo. Então, para trabalhar na Tesla ou na SpaceX, o profissional precisa estar pronto.
Um empregado anônimo de Musk disse no site Quora:
"Quando nos encontramos com Elon, estávamos bem preparados. Se ele faz uma pergunta de follow-up e você não sabe a resposta, bem, muito boa sorte.”
O que mais você poderia esperar do CEO celebridade mais reconhecido atualmente nos Estados Unidos ?
6 /12(Bloomberg)
A COO do Facebook, Sheryl Sandberg, leva um caderno de espiral com ela para todas as reuniões.
Nesse caderno está uma lista de pontos para discussão e itens de ação. "Ela marca um a um os pontos, e quando todos os itens em uma página são resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima", relata uma reportagem da Fortune.
"Se todos os itens foram checados aos 10 minutos de uma reunião de uma hora, a reunião acabou."
7 /12(Bloomberg)
Mark Parker não apenas gerencia um império de 24 bilhões de dólares por ano, ele faz seus próprios desenhos. O CEO da Nike participa de reuniões com um caderno Moleskine debaixo do braço cheio de esboços de novos produtos.
Em 2009, o ciclista Lance Armstrong estava em uma reunião de negócios com Parker, que passou todo o tempo rabiscando em seu caderno. No final da reunião, Armstrong pediu para ver o que ele desenhou.
"Ele me mostra um tênis perfeito", Armstrong lembra. Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming, Parker diz. "Mas é preciso ter um equilíbrio constante entre o que o projeto quer e o que o negócio precisa", afirma.
8 /12(Bloomberg)
Em uma reunião do Evernote, sempre haverá alguém que não pertence a ela.
A startup que armazena documentos na nuvem tem um programa interno chamado "officer training", em que funcionários são designados para reuniões que não estão em sua área de especialidade para explorar outras partes da empresa.
"Eles estão lá para absorver o que estamos falando", diz Phil Libin, o fundador e CEO da Evernote. “Mas eles não são apenas espectadores, podem fazer perguntas; eles falam." Libin teve essa ideia ao conversar com um amigo que serviu em um submarino nuclear. Para ser um oficial do submarino, todos tinham que saber como fazer o trabalho de cada um.
9 /12(Bloomberg)
Quando era CEO, Ben Horowitz vendeu sua empresa, a Opsware, para a HP por 1,6 bilhão de dólares, em 2007.
Dois anos depois, tornou-se co-fundador do Andreessen Horowitz, provavelmente o mais procurado fundo de capital de risco dos EUA.
Horowitz, que passa boa parte de seu tempo dando tutoria para jovens líderes, diz que o importante para um líder é ser o arquiteto da forma como as pessoas se comunicam na empresa.
O encontro um a um é essencial para esse processo, ele diz, porque é a melhor forma para ideias e críticas fluírem dos funcionários para a gestão.
Aqui está a sua opinião sobre como executar uma boa reunião:
Se você gosta de agendas estruturadas, uma boa prática é pedir a agenda com antecedência.
Isso vai lhe dar uma chance de cancelar a reunião, se nada for premente. É importante também deixar claro que a reunião deve tomar exatamente o tempo estipulado.
Durante a reunião, o CEO ou o gerente devem falar em 10% do tempo e ouvir nos outros 90%. Note-se que isso é o oposto do que acontece com a maioria dos chefes.
10 /12(Wikimedia Commons)
Alfred Sloan comandou a GM dos anos 1920 aos anos 1950. Durante esse tempo, a GM tornou-se a maior empresa do mundo. Sloan também ficou conhecido por criar a estrutura empresarial moderna.
De acordo com o guru de liderança Peter Drucker, o “memorando de acompanhamento” era uma marca registrada de Sloan.
Depois de uma reunião formal, em que ele ouvia o que as pessoas tinham a dizer, Sloan mandava um “memorando de acompanhamento” com um plano de ação. Nessa nota, ele resumia o debate, suas conclusões e especificava as tarefas decididas na reunião (incluindo a decisão de realizar outra reunião sobre o assunto, quando necessário).
Ele especificava o prazo e os responsáveis por cada atribuição. Enviava uma cópia do texto a todos os participantes da reunião. Esses memorandos o tornaram um "executivo excepcionalmente eficaz", na avaliação de Drucker.
11 /12(Bloomberg)
Steve Jobs tornou a Apple uma das empresas mais valiosas do mundo, com produtos de design elegante.
Ele fazia reuniões com um minimalismo similar. Jobs odiava encontros longos.
Conta-se que ele estava em uma reunião semanal com a agência de publicidade da Apple quando viu uma moça que não frequentava regularmente aquele encontro. Ele perguntou quem era, ouviu a resposta e, educadamente, pediu que saísse. "Eu não acho que precisamos de você nesse encontro", disse Jobs. “Obrigado."
Steve Jobs apresentou o mesmo padrão quando o presidente dos Estados Unidos, Barack Obama, pediu-lhe para participar de uma reunião de queridinhos da tecnologia. Ele recusou. A lista de convidados era muito longa, disse.
12 /12(Divulgação/Motorola)
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