Quer inovar? Usar bem o seu tempo é fundamental

Existe um comportamento que noto com muita frequência em quem começa a trabalhar com inovação: quanto mais se pesquisa, lê e descobre o tanto de coisa que pode (e precisa) ser feita, maior é a ansiedade para aplicar tudo de uma vez, tirar projetos imensos do papel e ter resultados rápidos e o quanto antes. 

Mas um co-produto dessa equação costuma ser uma grande frustração. O dia só tem 24 horas e a quantidade de coisas para fazer é gigantesca. E quanto mais queremos fazer, mais aumentamos essa lista. Quanto mais crescemos e ganhamos responsabilidade, maior fica essa lista.

O que a gente sabe é: um dia só tem 24 horas. O seu dia. O meu dia. O dia de qualquer um. 

Como, então, os inovadores mais conhecidos do mundo, como Elon Musk e Jeff Bezos, conseguem dar vazão a projetos que vão da verdadeira revolução de setores inteiros da economia à possibilidade de levar o homem ao espaço com as mesmas 24 horas no dia?

É claro que para explicar o surgimento de figuras como essas é necessário entender uma combinação de fatores. Mas existe um elemento em comum entre as pessoas mais bem sucedidas de uma forma geral: elas fazem um excelente uso do seu tempo. 

No livro 9 Atitudes das Pessoas Bem-Sucedidas, por exemplo, a autora Heidi Grant Halvorson, diretora associada do Centro Científico de Motivação da Columbia Business School, lista diversos comportamentos relacionados ao domínio da própria agenda entre as tais atitudes que marcam a diferença entre os melhor sucedidos e os reles mortais.

Isso não chega a ser uma enorme surpresa. Uma vez que as horas são um recurso escasso, fazer o melhor uso de cada uma delas é o que marca a diferença entre as pessoas mais produtivas e aquelas que, apesar de serem muito inventivas e cheias de projetos, quase nunca conseguem tirar suas ideias do papel.

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Existem histórias famosas sobre isso. Mark Zuckerberg, por exemplo, usa sempre roupas iguais (calça jeans e camiseta cinza) para não perder tempo nem gastar energia mental com a escolha do figurino a cada nova manhã. "Quero fazer o mínimo de decisões possível sobre qualquer coisa, exceto a melhor forma de servir a esta comunidade", afirmou ele quando perguntado sobre a motivação por trás da escolha. 

A história de Zuckerberg com as roupas sempre iguais para de garantir um melhor uso do tempo são mais anedóticas do que recomendadas, e contribuem também para a construção do mito em torno do fundador do Facebook. 

Os ladrões de tempo

Mas é fato que o tempo que gastamos escolhendo o figurino do dia é um exemplo claro de algo que chamamos de ladrões de tempo - essas pequenas atividades que nos vemos obrigados a exercer todo dia, apesar delas  nos fazerem perder minutos preciosos que poderiam ser investidos em tarefas com muito mais impacto em nossas vidas e negócios.(Veja: não estamos recomendando que você use a mesma roupa todo dia! É um exemplo para fins didáticos apenas).

Quem mora em grandes cidades, por exemplo, já se acostumou a perder longas horas no trânsito. Pior ainda são os minutos que se acumulam navegando sem qualquer destino em redes sociais. Ou mesmo todas aquelas reuniões que poderiam ter sido um email.

Mas o pior desses vilões está na palma da sua mão: o celular. Os autores dos ótimos “Faça Tempo” e “Design Sprint”, Jake Knapp e John Zeratsky, enxergam no aparelho um dos maiores vilões de todos. Nos smartphones você é bombardeado por notificações que te tiram o foco minuto a minuto, e ainda conta com as “piscinas infinitas” das redes sociais, que você pode ficar rolando a tela para cima horas e horas e horas sem perceber o quanto de tempo que isso te toma. 

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Identificar esses ladrões de tempo - e decidir o que fazer com eles - é um passo fundamental para se tornar mais produtivo. Ao saber com mais clareza o quanto determinada atividade representa na sua vida, você consegue ter mais consciência na hora de escolher se deseja ou não que ela siga ocupando este lugar em seu dia a dia. (No mundo pré-pandemia, por exemplo, vi muita gente decidindo andar apenas de transporte público ou Uber quando se deu conta do tempo perdido no trânsito, para poder dar vazão a outras atividades, como responder emails ou ler um livro).

Encontre seus aliados

Mais do que reconhecer os seus ladrões de tempo, é fundamental descobrir as melhores formas de otimizar as horas que você tem no dia. As pessoas que conseguem tirar suas ideias do papel, não apenas evitam desperdiçar as 24 horas que têm à disposição, como buscam usá-las de uma forma que traga maior impacto para seu desenvolvimento.

Podem até ser atividades que não se relacionem diretamente ao seu campo de estudo (muitas vezes um bom romance traz a sacadas que a leitura de inúmeros estudos científicos não traria), mas quando sabemos o propósito de cada ação, a chance de escolhermos aquelas que serão úteis para nossos objetivos aumenta muito.

Encontrar os aliados não significa sair limando compromissos da agenda. Muitas vezes é preciso até mesmo investir mais horas em uma determinada atividade para economizar tempo em outras. Pense em quantas vezes o trabalho prévio feito para uma reunião, estudando o tema e montando uma pauta organizada, se mostrou uma forma de descobrir que aquela reunião não deveria acontecer agora, ou de fazer com que o tempo de todos os envolvidos fosse melhor usado, com dados mais objetivos na mesa.

Existem também os aliados que se tornam relevantes mesmo que não estejam diretamente relacionados a uma tarefa específica. Quando falamos de produtividade e bom uso do tempo, nem sempre é necessário acordar às 5 da manhã, como Jack Ma, fundador do Alibaba, mas ter uma rotina como a dele, que pedala todo dia antes de ir para o escritório faz muita diferença para dominar a própria agenda.

De novo: mais do que o “hack” de acordar cedo, pedalar ou fazer exercícios, ou qualquer outra coisa, o que importa aqui é você ter um hábito e uma rotina regrados para te ajudarem na gestão do tempo. 

Não deixe para depois

Se existem tantas técnicas e caminhos para ter um melhor uso dos dias e ser mais produtivo, por que caímos com tanta frequência em armadilhas consumidoras de tempo?

Quando os times da ACE e da Exame Academy começaram a mergulhar na criação do curso Gestão do Tempo e Produtividade (que vai ser lançado oficialmente na próxima semana, mas que você já pode se pré-inscrever para ficar sabendo dos detalhes em primeira mão), esta era uma das questões que mais nos intrigava. Não por acaso, a procrastinação virou um dos módulos do curso.

Assistindo às aulas, descobri que o ser humano é “programado” para procrastinar. Claro que isso não deve servir de desculpa para deixar tudo para depois. Pelo contrário. Ao dominar as bases psicológicas por trás da procrastinação, devemos buscar as ferramentas para superar esse comportamento.

Entre os principais motivos que levam à procrastinação está um planejamento mal feito ou pouca visibilidade das próprias tarefas. Neste sentido, ter uma boa gestão das próprias prioridades e conhecer seus ladrões de tempo e seus aliados são peças fundamentais para não procrastinar mais.

É um esquema que se autoalimenta: quando dominamos nossa agenda procrastinamos menos e quanto menos coisas deixamos para depois, mais domínio temos sobre nosso próprio tempo - e é aí que conseguimos dar conta de fazer aquilo que é mais importante.

Fica aqui o convite, então, para quem está disposto a dar o primeiro passo e iniciar esse círculo virtuoso! Uma ótima jornada.