Como fazer a gestão do tempo com sabedoria, segundo Sofia Esteves

O mês de julho chegou não apenas trazendo o frio, típico desta época do ano, mas também anunciando o segundo semestre de 2017. Neste momento, tenho certeza de que você está pensando em “como o tempo voa”. Na verdade, nossa percepção do tempo é que mudou. Afinal, consumimos informação o tempo todo, resolvemos coisas a qualquer momento e nos ocupamos cada vez mais. Chega uma hora que a gente pensa que precisa de clones para dar conta da vida e do trabalho. Mas será que precisamos mesmo?

Se você parar tudo agora e for olhar para o seu dia e para sua rotina, você diria que houve planejamento? Planejar é fundamental para que a gente consiga dar conta de tudo, inclusive, de se divertir e descansar.

Com planejamento você evita dois grandes desperdiçadores de tempo que são: chegar atrasado – um atraso leva a outro - e a falta de prioridades. Um bom planejamento ajuda também a evitar que os imprevistos impeçam que você realize as tarefas do dia. Aliás, uma boa dica é destinar duas horas por dia para lidar com as surpresas. Se nada acontecer, ótimo.

Você também pode fazer uso de aplicativos e sistemas para gestão do tempo. Pesquise qual se adapta melhor às suas demandas e seja fiel a ele, afinal, misturar vários tipos de sistemas, apps, planilhas, além de criar mais uma tarefa (a de atualizar tudo isso), pode fazer você se perder num emaranhado de ferramentas. Outra dica de ouro é sincronizar as agendas. Calendários “espalhados” em diversos dispositivos (computador, celular, tablet) dão uma grande dor de cabeça.

Se você está pensando em agendar uma reunião, então, antes de fazer isso reflita se ela é realmente necessária. Para isso, vale se fazer as seguintes perguntas:

1. Existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou distribuir a informação para as pessoas?
2. O quanto a reunião vai contribuir para a produtividade das pessoas e o atingimento dos objetivos?
3. Eu poderia fazer essa mesma reunião com trinta minutos a menos ou à distância?

Caso as respostas confirme a necessidade da reunião, marque, porém, defina o objetivo dela, o resultado que espera, quem serão os participantes e o tempo necessário para sua realização. Nesse último item, fique atendo para não subestimar ou superestimar o tempo.

Ao iniciar a reunião, reforce aos participantes o objetivo e os resultados esperados, explique a agenda, faça combinados sobre o funcionamento da reunião, introduza o tema, comece e termine no horário.

Quando você toma esses cuidados com seu tempo, percebe que pode ser mais produtivo e desfrutar de horas a mais no dia para fazer coisas que têm deixado de lado porque sempre “está sem tempo”.

Foque na organização do tempo e planejamento do seu dia e veja a mudança maravilhosa que você vai incorporar no seu dia a dia.