8 dicas para usar o WhatsApp no ambiente de trabalho

O WhatsApp é um dos aplicativos preferidos e mais usados pelos brasileiros. Todos os dias, são milhões de interações em chats e dezenas de grupos criados para a família, amigos, faculdade e até mesmo para falar com colegas e chefes do trabalho.Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger. Porém, é preciso tomar cuidado ao utilizar a ferramenta de mensagens durante e fora do expediente.Para o CEO do Runrun.it - plataforma para gerenciamento de projetos corporativos - e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos de forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório. "O uso exagerado de qualquer plataforma não-profissional em ambiente de trabalho é prejudicial. É preciso ter bom senso e responsabilidade", afirma Soares.Por isso, INFO preparou, com a ajuda do especialista, uma lista com 8 dicas úteis para que o aplicativo não atrapalhe a produtividade e nem prejudique o profissional. Veja a seguir:

Caso você tenha um grupo com muita interação e notificações, coloque-o no modo "silencioso". Para fazer isso no iOS, arraste o nome do grupo para o lado esquerdo da tela na lista de conversas e toque em Mais > Silenciar. É possível deixar a conversa no mudo por 8 horas, uma semana ou um ano. No Android, toque no ícone de opções dentro do chat (representado por três pontos no canto da tela) e depois selecione Silenciar.Você poderá visualizar as mensagens posteriormente e respondê-las em horários pertinentes. Se quiser reverter a opção, faça o mesmo processo e toque em Desativar Silêncio.

Em alguns casos os gestores podem cobrar uma posição de seus funcionários usando como argumento a opção para verificar se o contato está online ou o recurso "Visto por último". Para evitar que isso aconteça, basta remover a opção para que seus contatos saibam a última vez que você esteve online. No iOS, toque em Ajustes > Conta > Privacidade > Visto por último e selecione Nenhum. No Android, acesse Configurações > Conta > Privacidade > Visto por último e também desative a opção.

Em vez de visualizar todas as mensagens assim que elas chegam, use alguns pequenos intervalos durante o dia para responder seus contatos, como no almoço, na saída, ou em uma pausa para o café. "Dessa forma, o profissional continuará informado sobre tudo, mas sem ser prejudicado", afirma Antonio Soares.

Assuntos urgentes não devem ser tratados por mensagens. Logo, assim que algum problema surgir é importante contatar um funcionário por telefone para obter uma solução mais rapidamente.

Segundo Soares, o profissional que sempre lê e responde as mensagens no momento em que as recebe pode ter sua produtividade afetada e ainda ficar mal visto.

"Assim, o fluxo de mensagem é mais preciso e, no caso de cobranças, constrangimentos são evitados", diz Antonio Carlos Soares.

Nesse caso, Antonio Soares aconselha o funcionário a conversar com seu gestor para estabelecer os horários e prioridades em suas tarefas. "No caso de uma urgência ou um processo que aguarda respostas, é possível uma interação rápida para sua resolução, mas se a conversa se prolongar, é possível cogitar a hipótese de dar a resposta posteriormente, durante o expediente, sem atrapalhar seu momento de descanso", afirma o especialista.

Segundo Soares, o responsável por fornecer o meio de comunicação entre as áreas de uma organização é a própria empresa. Dessa forma, um colaborador nunca pode ser obrigado a usar o WhatsApp para trabalhar.