Por Tallis Gomes

Segundo dados da Gallup, quase 85% dos funcionários em todo o mundo ainda não estão engajados ou estão ativamente desligados do trabalho, apesar do maior esforço das empresas em relação a engajamento.

E, de acordo com a pesquisa da consultoria, Mckinsey & Company, o alinhamento e relacionamento entre gestor e subordinado é um importante pilar para sustentar a satisfação do empregado, um ativo com correlação direta entre a produtividade de um indivíduo e a lucratividade da empresa.

Seguindo essa linha, para se construir um ambiente próspero de satisfação e engajamento há um ponto comum em diversas pesquisas e rodas de executivos, o relacionamento. Parece simples, mas para existir relacionamento de verdade é preciso confiança e para se fortalecer a confiança é necessário: conversa.

Parece óbvio, mas na correria do dia a dia, diversos gestores continuam cometendo o erro de delegar tarefas de forma top-down ininterrupta e se esquecem de parar para escutar. Por conta disso, é fundamental criar mecanismos de escuta ativa, comunicação e alinhamento de forma sistemática para você se obrigar a parar periodicamente e escutar o que precisa ser dito pelo seu subordinado, criando assim o momento dele. Uma ferramenta importante que uso para fazer isso é a reunião One On One.

Reuniões “One on One”, também conhecidas como one to one ou 1:1, são conversas individuais regulares entre gestor e subordinado, com o objetivo de gerar conexão e alinhamento de expectativas.

Mais do que uma mera reunião sobre o dia a dia da empresa ou de avaliação do funcionário, o objetivo foco aqui é escutar individualmente cada um da equipe que se reporta diretamente a você. Entrando em contato com o seu íntimo. Como aponta Kim Scott, ex-líder do YouTube, Google e Apple no livro “Radical Candor”, a coisa mais importante que os gestores podem fazer para construir uma cultura de confiança é reunir-se com cada um de seus subordinados diretos, individualmente e regularmente. E as reuniões One on One são uma oportunidade para se ouvir as pessoas de sua equipe e validar o entendimento das perspectivas delas sobre o que está funcionando, o que não está funcionando e o que pode melhorar.

A premissa acima tem sustentação nos dados de um estudo da Quantum Workplace and Gallup, consultoria que mediu o impacto das reuniões One on One em equipes de trabalho. Os resultados da pesquisa surpreenderam, pois, entre outras constatações, concluiu-se que reuniões regulares individuais entre funcionários e gerentes têm três vezes mais probabilidade de engajar funcionários no trabalho em relação às equipes que não passam por essa experiência.

Tal ferramenta não se restringe só a grandes empresas, mas tem uso muito interessante em startups em fase inicial, por exemplo.

O próprio Ben Horowitz, no livro “The Hard Thing About Hard Things”, experiente founder norte-americano atesta a efetividade das reuniões One on One, apontando que “na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, as informações e ideias irão estagnar e sua empresa poderá se degenerar, se transformando em um lugar ruim para trabalhar [caso não possua 1:1s]”.

Dicas práticas para realizar uma boa 1:1

As reuniões One On One devem ocorrer com uma periodicidade quinzenal ou semanal com cada subordinado direto. Semanal é mais indicado para algum membro novo na equipe ou profissional mais júnior. Recomendo que siga a periodicidade quinzenal sempre que possível e evite prazos mais longos.

Essas reuniões devem ter um equilíbrio de tarefas, objetivos, relacionamento, e feedback, como aponta Adam Weber, diretor de pessoal da Emplify, consultoria de engajamento de funcionários.

Os especialistas definiram alguns pontos que devem ser seguidos e servir de roteiro para seguir de forma estruturada sem se desviar de seus objetivos.

Deixar o subordinado começar a reunião - Dê ao subordinado o poder de expressar seus pontos logo no início da conversa. Essa é a hora deles e, portanto, devem estar livres para discorrer sobre qualquer assunto, inclusive pontuações sobre a vida pessoal. É importante iniciar com descontração, caso contrário a pessoa pode não se sentir à vontade para colocar alguma perspectiva.

Faça uma breve preparação - Antes da realização das reuniões One on One, o gestor deve consultar o desempenho mais recente do subordinado e ter em mãos os aspectos em que o funcionário progrediu para destacar durante a reunião individual. É seu papel como gestor observar o crescimento do seu pessoal. Essas reuniões vão promover mais transparência tanto para o gestor, quanto para os subordinados, que adquirem uma visão mais clara sobre a melhora de seu desempenho, as repercussões positivas e os aprendizados para se obter sucesso.

Siga o roteiro - O sucesso de reuniões One on One, segue o seguinte roteiro:

- (Divulgação)

Limitar a reunião a 30 minutos.
No desenrolar da conversa, o gestor deve fazer indagações do tipo: Conte-me sobre essa última semana? Da última vez que conversamos, você disse que X era um desafio para você, como está indo agora? Como posso ajudar? Caso tenha interesse em se aprofundar em perguntas que podem ser feitas, esse artigo pode te ajudar.
Introduza elogios quando pertinentes ou mensagens positivas antes de passar para assuntos mais desafiadores.
Pergunte ao seu funcionário: "Com base no que estamos discutindo, o que você acha que poderia dizer ou fazer de maneira diferente?" para resolver um problema ou melhorar em uma área específica. Essa é uma técnica para se obter a adesão dos funcionários e faz parte do processo individual.
Adote uma mentalidade de coaching. Isso significa que você faz boas perguntas e ajuda a orientar o funcionário para que ele encontre a resposta.
Por fim, sempre pergunte como você, como gestor, pode ajudar. Um dos principais papéis do gestor é desatar os ‘nós’ no caminho da equipe ou dos indivíduos, portanto, coloque-se à disposição sempre.

Agora que você possui parte do script, desenvolva o seu jeito de tocar a reunião colocando-a em prática e lembre-se: é fundamental ter rigor e ter em sua agenda essa tarefa. Caso contrário, a periodicidade não será cumprida.

*Tallis Gomes é CEO da Singu e cofundador e mentor do Gestão 4.0.

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