Padronizar é preciso

Em 2007, os funcionários da Qualidados, empresa baiana de gerenciamento de projetos, receberam um pedido estranho — levar lixo reciclável de sua casa para o trabalho. Dez edifícios das redondezas receberam panfletos, distribuídos pela empresa, que apregoavam a necessidade de proteger o planeta e convidavam os moradores a também participar da coleta seletiva.

O objetivo era obter um volume suficiente de material para despertar o interesse de alguma cooperativa especializada em reciclagem. O destino apropriado para o lixo era um dos requisitos para a Qualidados obter a ISO 14001, um atestado internacional de boa gestão ambiental. Na época, a empresa tinha faturamento de pouco mais de 8 milhões de reais por ano e 149 funcionários. 

"Essa certificação era mais para grandes indústrias, e não parecia importante para uma empresa do nosso tamanho", diz Jane Carvalho, sócia da Qualidados. "Mas percebemos que a atenção com o meio ambiente logo se tornaria uma exigência do mercado. Era estratégico preparar a Qualidados antes que ela crescesse."

A Qualidados, de fato, ficou bem maior. No ano passado, suas receitas chegaram a 60 milhões de reais — 20% acima de 2010. O crescimento veio com a conquista de grandes clientes dos setores de siderurgia e de petróleo, como Petrobras e Gerdau, que a contratam para fiscalizar se prazos, orçamentos e objetivo de seus empreendimentos estão sendo cumpridos. A maior especialidade da Qualidados é planejar os serviços de manutenção feitos nos intervalos — muitas vezes curtos  — da operação das fábricas.

---

Os sócios da Qualidados (além de Jane, há os empreendedores Maurício Netto Simões, Luiz Henrique Costa e Claudio Freitas) têm especial atenção com a padronização dos processos. Da recepcionista (que possui uma cartilha com instruções para direcionar os diferentes tipos de telefonema e visitante) aos engenheiros (que obedecem a orientações precisas de como planejar, acompanhar e fiscalizar um projeto), os 384 funcionários da Qualidados têm normas definidas de como executar suas tarefas.

"Gerenciamos projetos dos outros e não podemos ser desorganizados em nossa própria casa", diz Costa. A preocupação com processos virou parte da estratégia de crescimento em 2001, quando a Qualidados tinha seis anos de vida. Na época, os sócios concluíram que só expandir não bastava — era fundamental que a empresa funcionasse sem depender exclusivamente deles.

"Definir padrões para não deixar que cada funcionário cumprisse as tarefas de seu próprio jeito pareceu-nos um bom começo", diz Freitas. Com regras bem definidas, ficou mais fácil treinar funcionários novos, e clientes exigentes com a organização dos fornecedores passaram a procurar a Qualidados.

Hoje, a empresa tem certificações internacionais que estabelecem uma série de procedimentos relacionados à proteção do meio ambiente, qualidade de gestão, saúde e segurança do trabalho. Trocar uma lâmpada queimada, por exemplo, requer chamar uma empresa responsável por retirá-la, acondicioná-la e levá-la para uma empresa de tratamento.

O setor de limpeza possui um cronograma em que se detalham precisamente o quê, como e onde limpar. Um departamento é responsável por auditorias internas que checam se os manuais estão mesmo sendo seguidos. 

Um dos principais aspectos que receberam atenção foi a segurança dos funcionários. Planos de emergência estabelecem como o responsável por um setor deve proceder caso alguém se machuque, e os funcionários recebem e-mails e memorandos informando-os dos cuidados a ser observados no trajeto entre a casa e o trabalho.

Os cuidados foram essenciais quando a Qualidados se expandiu para outros estados e precisou controlar a segurança dos funcionários a distância. Além disso, o valor do seguro por acidentes caiu. Bons processos são fundamentais para empresas em crescimento. "Eles ajudam a prevenir erros e retrabalho, que consomem recursos", diz Hugo Teophilo Rufino, da consultoria PricewaterhouseCoopers.