Lições básicas para pequenas empresas

1 Como melhorar a qualidade

Padronize procedimentos e processos. Criar regras para atividades rotineiras da empresa, como controle de estoque e protocolo de atendimento ao cliente, são importantes para que o resultado de uma tarefa não dependa apenas do funcionário que as instituiu.

Obtenha certificados de qualidade. Certificados como os da família ISO obrigam que a empresa tenha indicadores de desempenho para monitorar aspectos que interferem na qualidade dos serviços, como os índices de satisfação do cliente e o gerenciamento de riscos.

Seja ágil no desenvolvimento de produtos. Muitos produtos e serviços podem ser experimentados ainda na fase de protótipo. Uma ideia é formar grupos de consumidores dispostos a testá-los em condições reais de funcionamento e sugerir melhorias a ser imediatamente implantadas. 

2 Como traçar processos eficientes

Organize o fluxo. Deve haver lógica na localização de funcionários, móveis e máquinas para que as pessoas não fiquem andando de um lado para o outro o tempo todo. Isso é óbvio — mas, com o tempo, o perfil da empresa muda e difcilmente alguém se lembra de reorganizar o espaço.

Tenha uma política de combate ao desperdício. Ensine os funcionários a detectar qualquer oportunidade para fazer seu trabalho mais rapidamente, mais barato e melhor. Prêmios podem ser criados para recompensar as boas sugestões.

Registre todas as regras. Em que ordem fazer determinadas tarefas? Em que situações são necessárias requisições e autorizações? As práticas da empresa devem estar em manuais que sejam fáceis de o funcionário consultar. Assim, não se perde tempo com perguntas — e com perguntas para descobrir para quem fazer a pergunta.

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3 Como fazer o plano de sucessão

Planeje-se para o longo prazo. O empreendedor deve definir o momento em que pretende deixar o comando — numa certa idade, por exemplo — e determinar um prazo para escolher e treinar quem virá. 

Prepare o sucessor. É necessário estabelecer o que um herdeiro precisa saber antes de assumir o controle da empresa. Pode ser estipulado, por exemplo, que ele tenha de ter trabalhado em um concorrente ou estudado no exterior. Ou, ainda, que já tenha ocupado diferentes funções no próprio negócio da família.

Crie um conselho familiar. O conselho familiar é uma espécie de fórum em que os parentes com participação no negócio podem brigar à vontade enquanto a vida continua no dia a dia da empresa. Não é incomum que irmãos que se amam hoje não se suportem amanhã e passem a discordar em tudo. O perigo é que os desentendimentos impeçam que uma decisão importante seja tomada.

4 Como contratar e treinar pessoas

Contrate recém-formados. As empresas que contratam e treinam pessoas que acabaram de sair da faculdade têm duas vantagens — não ficar no meio do fogo cruzado da guerra por profissionais que já estão bem empregados e educá-los a seguir a cultura da empresa desde o começo.

Desenvolva um programa de mentoria. Funcionários experientes e que respiram a cultura da empresa podem ser encarregados de orientar um ou mais novatos, estipular metas para eles e cobrar resultados. Isso é bom para desenvolver o espírito de liderança em quem ensina.

Capacite funcionários antigos para novas funções. Um profissional ocupando o mesmo cargo há vários anos pode passar temporadas em diferentes áreas da empresa. Talvez ele desenvolva habilidades que o ajudem a ser promovido (o que é bom para o funcionário) e vir a ocupar funções em que falta gente (o que é bom para a empresa).

5 Como girar mais os estoques

Classifique os itens por importância. Estoques — de produtos à venda ou de componentes — têm de ser organizados de acordo com a lógica do negócio. Há os itens que saem mais, os que representam mais no faturamento, os que pesam muito nos custos se ficarem encalhados. É esse diagnóstico que permitirá defnir o que comprar e de quando em quando. Como a economia é dinâmica, esse levantamento precisa ser refeito de tempos em tempos.

Estude o perfil do cliente. As empresas nunca colecionaram tantos detalhes sobre o comportamento de seus clientes como agora. É preciso usar esses bancos de dados para identificar perfis de clientes que compartilham certos hábitos de compras e oferecer a eles sugestões personalizadas. 

Tenha uma política de comissões. Uma maneira de aumentar o giro de estoque sem ter de necessariamente dar descontos é estabelecer uma política de comissões que estimule os vendedores a não concentrar o fechamento dos negócios no fim do mês.

6 Como vender com o melhor preço

Considere todos os custos e as despesas. Muitos empreendedores, ao calcular as margens para formar o preço, esquecem de contabilizar custos fixos como impostos, aluguel, água, luz, telefone e salários. Isso pode trazer prejuízos cuja origem é difícil de identificar. 

Fuja da guerra de preços. Quando muitas empresas disputam clientes com preços cada vez menores num longo período, dificilmente uma delas consegue aumentar as vendas o sufciente para que os ganhos de escala compensem os descontos. Dependendo da situação no setor, é o caso de repensar toda a estratégia do negócio. 

Saiba quanto o cliente está disposto a gastar. Empresas que fabricam produtos realmente inovadores ou que prestam um serviço que determinado tipo de cliente considera indispensável ou têm uma marca forte não são obrigadas a cobrar barato para garantir a clientela. Nesses casos, o consumidor pode estar simplesmente disposto a gastar um pouco mais.