Hábitos para manter as contas da sua empresa sempre em ordem
Nenhum empreendedor pode se dar ao luxo de deixar as finanças da empresa de lado. Veja como ficar em cima deste ponto no dia a dia.
Da Redação
Publicado em 21 de março de 2016 às 15h00.
Hábitos que o empreendedor deve ter para manter as finanças da empresa organizadas
Escrito por Henry J. Kupty, especialista em finanças
Para gerir uma empresa é necessário ter alguns cuidados e sacrifícios independentemente do porte, lucratividade e segmento de atuação. A arte de empreender, de colocar em prática uma ideia e de realizar uma tarefa, que às vezes pode ser árdua e trabalhosa, é aceitar desafios e fazer acontecer.
As características fundamentais ao empreendedor são criatividade e perseverança, além da capacidade de implementação de projetos e disposição para assumir riscos. Alguns cuidados específicos em atividades operacionais simples podem ajudar a empresa a se manter organizada e competitiva.
Uma boa desenvoltura nas negociações com fornecedores é essencial para o empreendedor, pois este é o início de um ciclo operacional que envolve controle e investimento financeiro. A administração das finanças deve se manter equilibrada. O planejamento inicial e a manutenção de controles financeiros das operações da empresa são primordiais para que o empreendedor acompanhe o desempenho de seu negócio.
Passada a fase de planejamento e implantação, o cotidiano financeiro não pode ficar em segundo plano. Criar um fluxo de caixa diário de entradas e saídas previstas pode controlar as operações e auxiliar na tomada de decisão em relação ao volume de compras, negociação com clientes, participação em projetos e licitações, e nas campanhas de promoção e divulgação da empresa e seus produtos.
Além disso, o empreendedor precisa se atentar às atividades secundárias e de apoio que compõem o negócio. Serviços como limpeza, informática, contabilidade, entre outros, podem ser executados por empresas terceirizadas e têm duas características interessantes: são facilmente controláveis e, em momentos de necessidade, podem ser reduzidas na proporção do encolhimento das operações principais.
Por fim, o controle financeiro deve deixar claro qual é o montante necessário melhorar o desempenho da empresa junto ao mercado. Isso seguramente demandará um capital que deve vir do caixa excedente das operações da empresa, de um aporte de capital dos sócios ou de um financiamento vindo de instituições financeiras. A decisão caberá ao empreendedor, após análises financeiras e de mercado.
Henry Kupty é coordenador do curso de administração da FMU.
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São Paulo – A falta de organização é prejudicial em qualquer parte da vida. Porém, quando ela acontece dentro da sua própria empresa, as consequências podem ser financeiras e até mesmo jurídicas.
Se você não aguenta mais procurar por documentos ou quebrar a cabeça para entender seu fluxo de caixa, saiba que alguns aplicativos e sites facilitam tarefas assim. Alguns, inclusive, podem torná-lo um empreendedor mais criativo, já que abrem mais espaço na agenda para pensar estrategicamente.
EXAME.com selecionou dez ferramentas online (e gratuitas!) que o tornarão um mestre da organização. Navegue pelos slides acima e confira as opções.
2 /17(Reprodução/YouTube/Any.do)
O Any.do é um serviço que ajuda qualquer empreendedor a gerenciar suas tarefas. É possível escrever suas metas pessoais e profissionais e sincronizá-las com seu computador, smartphone e tablet. Além disso, essas tarefas também podem ser compartilhadas com outras pessoas – algo essencial em projetos conjuntos. Cada tarefa pode ter notificações e lembretes em um certo período de tempo. O usuário também pode inserir arquivos dentro da plataforma.
Além da versão para desktop, o Any.do também roda em Android e iOS. Além do plano gratuito, existe o plano pago mensal e anual.
3 /17(Reprodução)
O Asana serve para o empreendedor que precisa organizar as atividades que acontecem na sua empresa de forma simples.
Na ferramenta, diferentes projetos podem ter suas tarefas distribuídas para cada um dos membros adicionados. Cada uma dessas tarefas também pode ser organizada por data de entrega, e cada uma tem sua caixa de mensagens particular. Na mesma interface, o calendário mostra um planejamento diário e permite definir metas por período.
Além de poder ser usado no computador, o Asana tem um aplicativo paraAndroide iOS. A ferramenta possui tanto um plano gratuito quanto um Premium, que custa cerca de dez dólares por mês a cada membro cadastrado.
4 /17(Divulgação)
Você é um empreendedor que costuma esquecer as contas? O Bills Reminder é um aplicativo que manda lembretes no seu celular quando a hora de pagar se aproxima. Com base nos prazos, a ferramenta organiza as contas em Próximas, Atrasadas, Quitadas ou Não-quitadas.
O app é gratuito e está disponível apenas para Android.
5 /17(Reprodução/CamCard)
Com o Camcard, aquela pilha de cartões de visitas acumuladas pode ser salva no computador, no celular ou no tablet. Por meio da plataforma, é possível adicionar, gerenciar, salvar e compartilhar os cartões, mantendo seu networking na palma de mão de forma organizada.
O serviço está disponível tanto na versão desktop quanto para Android, iOS e Windows Phone. Há uma versão gratuita e outra com preço a combinar, chamada “Business”.
6 /17(Mark Ovaska/Bloomberg)
Uma boa forma de nunca mais perder documentos é tendo um lugar onde salvá-los – ou seja, um backup. É isso que o Dropbox oferece, com a vantagem desses arquivos poderem ser compartilhados entre computador, smartphone e tablets. Todos os arquivos colocados são compartilhados automaticamente com os outros dispositivos. É possível também mandar o link do arquivo para outras pessoas visualizarem, mesmo que elas não estejam cadastradas.
Para computadores, é possível instalar o programa. Com isso, não é preciso entrar no site e baixar o conteúdo, tudo chega automaticamente. O Dropbox também está disponível para Android, iOS e Windows Phone.
7 /17(John Larson/Flickr)
O Evernote é um daqueles serviços conhecidos, que existem há anos, mas que continuam sempre úteis. Com interface simples, ele permite que o usuário faça anotações em vários formatos - texto, imagens e áudios, por exemplo. Essas notas podem ser sincronizadas com diferentes aparelhos e compartilhadas.O recurso está disponível para computador, como aplicativo para smartphones ( Androide iOS) e em breve até para o Apple Watch. Há um plano gratuito e outros dois pagos, chamados "Plus" e "Premium".
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O Expensify é outro serviço muito conhecido para organizar as finanças. Ele permite que o usuário importe gastos por meio de sua conta bancária ou manualmente, inclusive tirando fotos de notas fiscais. Também é possível criar relatórios financeiros e pedir reembolsos por serviços como o PayPal.
Para os empreendedores, o Expensify organiza, inclusive, webminars (palestras online) sobre como usar o aplicativo para gerir pequenos negócios.
O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, Blackberry, iOS e Windows Phone. É possível adquirir versões mais sofisticadas, como "Time" e "Corporativa", por cinco a nove dólares por usuário ativo no mês. Há outra versão, chamada Enterprise, que tem o preço sob consulta.
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A Pipefy é uma plataforma brasileira de controle online de atividades e aumento de produtividade para PMEs. O gestor informa qual é o processo e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for criada. Automaticamente, a ferramenta guia o funcionário, informando o que deve ser feito em cada passo do processo. O objetivo é padronizar a forma da equipe trabalhar e exibir a produtividade de cada área da empresa, bem como a de todos os membros do empreendimento. Recentemente, a Pipefy recebeu um aporte dos fundos Redpoint eventures e Valor Capital Group. O serviço é gratuito para até cinco usuários e só funciona pelo desktop. Com mais membros, é preciso contratar a versão paga.
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O Qipu é uma ferramenta feita especialmente para o microempreendedor individual. Resultado de uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé, ele propõe não apenas acabar com a inadimplência, mas também permitir que os MEIs tenham condições de gerir seu negócio próprio.
A ferramenta ajuda a controlar pelo celular ou pela versão web as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, arrecadação do microempreendedor ou os benefícios a que ele tem direito.
O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone, além da versão web. Leia mais sobre o Qipu.
11 /17(Reprodução/YouTube/Quip)
O Quippode ser útil para quem deseja compartilhar documentos com a equipe e poder editá-los sem precisar de um sinal de internet.
A ferramenta é um editor de textos simples e que também funciona de forma offline. O serviço combina textos e mensagens em uma única tela de atualizações, facilitando a colaboração entre os membros.
A ferramenta está disponível para desktop, para Android e iOS. Há tanto um plano gratuito quanto outros três pagos: “Equipe”, “Business” e “Empresa”.
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O Slack é uma ferramenta quepretende acabar com seu e-mail.Lançado no ano passado, ele permite trocar mensagens e arquivos, que podem ser organizados por "canais". É possível falar em grupos com toda a empresa ou em grupos privados, além de mandar mensagens diretamente para apenas um participante.
Além de poder usar o Slack no desktop, o empreendedor também pode baixar os aplicativos paraAndroid, iOS e Windows Phone. Há tanto uma versão gratuita quanto duas pagas, chamadas "Standard" e "Plus". Neste ano, outro plano será lançado, chamado "Enterprise". Leia mais sobre o Slack.
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O Trello permite organizar várias listas de uma forma arrumada e estilosa, o que pode ser útil para o empreendedor que procura unir facilidade e design.
Cada coluna é montada na forma de "cartões", que podem ser movidos (de uma lista chamada "em progresso" para outra chamada "concluído", por exemplo). O conjunto de listas pode ser salvo para o próprio usuário ou compartilhado com um grupo.
A plataforma também permite postar comentários e subir arquivos de serviços como o Google Drive e Dropbox. O Trello está disponível no computador e para smartphones com Androide iOS. Há tanto uma versão gratuita quanto duas versões pagas, chamadas "Business Class" e "Enterprise".
14 /17(Reprodução/YouTube/David A. Cox)
Você já está cansado dos seus e-mails de trabalho ficarem perdidos diante de um monte de anúncios e conteúdos que você nem lembra de ter se inscrito para recebê-los? Se sim, conheça o Unroll.me : um serviço limpa sua caixa de entrada e permite que você seja mais organizado.
Entrando no Unroll.me, o serviço mostra todas as listas de e-mail da qual você faz parte. Então, é possível excluir aquelas que só ocupam espaço. Depois, a plataforma junta todas as suas listas importantes em um único e-mail (“Rollup”).
Além de estar disponível no desktop, o Unroll.me tem um app para o sistema iOS .
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É preciso ser um empreendedor organizado não só para cumprir as obrigações, mas também para saber reconhecer suas realizações e se motivar. Para isso, existe o aplicativo Winstreak.
Por meio desta ferramenta, o empreendedor escreve no final do dia quais foram suas vitórias e os planos para amanhã. Assim, ele consegue ver sua rotina com clareza e positividade. O aplicativo está disponível para Android e iOS.
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Assim como o Any.do, o Wunderlisté outro aplicativo de produtividade focado em tarefas. Por meio dele, o empreendedor cria listas e recebe lembretes sobre esses compromissos. Também é possível compartilhar as tarefas, mandá-las por e-mail e fazer comentários, por exemplo.
O Wunderlist oferece as versões gratuita, Pro e Business. A ferramenta está disponível para desktop, Android, iOS e Windows Phone. Em junho deste ano, o Wunderlist foi comprado pela Microsoft.
17 /17(Mike Blake/Reuters)