Como ter alta produtividade com uma equipe super enxuta?

Como ter alta produtividade com uma equipe extremamente enxuta?
Por Julia Ribeiro, especialista em empreendedorismo

Quando falamos de produtividade, entende-se por gerar mais resultado com os recursos já disponíveis ou, ainda, diminuindo o uso dos mesmos. Traduzindo para o mundo dos negócios, aumentar a produtividade significa ser capaz de fazer crescer o número de clientes atendidos, e consequentemente o faturamento da empresa, sem ter que expandir, na mesma proporção, o número de funcionários e meios para executar sua a atividade-fim.

Em nossos mais de 15 anos buscando e selecionando empreendedores de alto impacto, vemos que ser produtivo pode ser o diferencial de uma empresa. Pois isso pode ser um indício de que ela inova mais rápido e atende seus clientes com mais eficiência, aumentando as suas chances de consolidar-se no mercado. Quando a empresa cresce, aumenta-se número de processos, a sua complexidade, carteira de clientes, e muitas vezes o empreendedor pensa: “preciso de mais gente!”. Certo? Não necessariamente.

A máxima de “quanto mais cabeças pensando sobre um problema, melhor” nem sempre é verdade. Contratar um profissional que sua empresa não precisa pode sair muito caro – tanto financeiramente quanto para a dinâmica da organização. Manter equipes enxutas e mais produtivas pode ser o fator de sucesso do negócio.

Eis o porquê: Em um estudo da consultoria americana QSM, quanto maiores os times, menor o engajamento e produtividade individual dos membros. Isso significa que, por mais que o somatório dos resultados de um time grande seja maior que o de um time enxuto, individualmente cada funcionário atingiu um resultado inferior. Portanto, se a sua equipe é enxuta e não tem produzido bem, vale verificar as causas antes de concluir que sua empresa precisa de mais gente. A causa pode estar ligada, por exemplo, à comunicação interna (o que envolve o conhecimento da estratégia da empresa), a clareza e organização de processos.

A Supercell, empresa finlandesa que desenvolve games para celulares, criadora do game de sucesso Clash of Clans, é organizada em pequenas células independentes que desenvolvem e lançam os produtos. O CEO, lkka Paananen é um facilitador do processo e direcionador do time para a visão de futuro da empresa. Ele delega a tomada de decisão para cada célula, agilizando todo o processo de desenvolvimento e lançamento de produtos. A concorrente Zynga tem 30 funcionários para cada 1 funcionário da Supercell, mas a última foi apontada pela Forbes em 2013, como a empresa que mais crescia no mundo, e faturava US$2,5 milhões por dia.

Já a Méliuz, plataforma de cashback que devolve dinheiro na conta do usuário a cada compra online em lojas parceiras, aumenta a produtividade do time por meio de forte comunicação e direcionamento. A empresa mineira se inspirou no Google para montar seus OKRs (Objectives and Key Results) – eles são conjuntos de objetivos que se inter-relacionam e, quando alcançados, contribuem para que os objetivos macros da empresa sejam atingidos. Eles podem ser alcançados de modo coletivo e/ou individualmente.

Ao estabelecer os OKRs claros para cada time e desdobrá-los para cada funcionário, a Méliuz conseguiu engajar toda a empresa em prol da sua visão de futuro. As metas são estabelecidas para cada trimestre e há reuniões periódicas entre os times para verificar o progresso. Ao final do trimestre, uma reunião geral é convocada e novos OKRs são estabelecidos pelos líderes. Exceto o time de atendimento ao usuário, todos os demais possuem menos de 10 pessoas.

Outra ferramenta para equipes serem mais produtivas é o Kanban. Ele permite a visualização do status das tarefas de maneira rápida, o que ajuda a organizar todo o fluxo de atividades e a gerenciar os gargalos. Principalmente em equipes de desenvolvimento muito enxutas. Esta ferramenta pode ajudar a organizar todo o fluxo de criação ao limitar o número de tarefas que a equipe realiza a cada período de tempo (geralmente 5-10 tarefas a cada 1-2 semanas).

Estes são alguns exemplos de como a sua equipe pode ser enxuta e ainda assim ser mais produtiva do que grandes equipes. Repare que, em todos os casos, há um progresso mensurável sendo acompanhado e melhorado de maneira colaborativa. Não podemos esquecer, contudo, que, para ter produtividade alta de fato, é importante muita disciplina para executar o plano e um time altamente engajado. Vai que dá empreendedor!

Julia Ribeiro é coordenadora de apoio a empreendedores em Minas Gerais da Endeavor Brasil.

Envie suas dúvidas sobre empreendedorismo para pme-exame@abril.com.br.