6 planilhas indispensáveis para o seu negócio
Saiba o que o controle do dia a dia pode dizer sobre a evolução da sua empresa
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Acompanhar os indicadores permite a identificação de melhorias a serem feitas na empresa (Dreamstime.com)
Publicado em 4 de novembro de 2011 às, 05h00.
São Paulo – Despesas, receitas, lucro. Só os empreendedores que controlam de perto a gestão dos seus negócios conseguem ter clareza sobre como estes fatores influenciam nos resultados ao longo do ano.
Apesar dos problemas diários exigirem mais tempo e atenção dos empresários, é importante parar um pouco no final do dia para colocar os números em ordem. “O controle da empresa é feito através dos números”, conta o consultor do Sebrae/SP, Luiz Alberto Lobrigatti.
O acompanhamento dos dados diários ajuda a avaliar o desempenho da empresa e da equipe, assim como apontar falhas e oportunidades. Por isso, mesmo que pareça complicado, manter planilhas pode fazer o seu negócio ser mais rentável.
Confira a seguir seis tipos de controle que podem ser feitos para manter as contas da empresa no lugar.
1. Controle de caixa
Controlar o caixa é a base para o andamento da empresa, registrando o fluxo de pagamentos e recebimentos. Coloque nesta planilha todas as entradas e saídas de dinheiro do dia. Quando fechar uma venda, lance na planilha o dia em que irá receber e o valor. Informe ainda as despesas da empresa, como aluguel, telefone e impostos, no dia em que devem ser pagos.
O sócio-diretor da Praxis Education, Maurício Galhardo, diz que a frequência de atualização da planilha depende do volume de negócios da empresa. “Se for uma empresa com um volume baixo de negócios fechados por dia, pode ser utilizada uma planilha mensal”, explica. Já no caso de um restaurante, em que há grande movimentação no dia, faça um fluxo de caixa corrido, onde todas as informações, como entradas, saídas e pagamentos, ficam em uma mesma planilha e, no final do expediente, são organizadas tabelas mais adequadas.
Quanto mais informativa e objetiva for a tabela, mais fácil visualizar como cada dia contribui para o faturamento do mês. O ponto mais importante neste controle é o fechamento, quando o saldo da planilha deve bater com o do caixa interno e o do banco.
2. Contas a pagar e a receber
Esta planilha permite que você observe como serão os próximos meses da empresa. Faça uma previsão de todos os tipos de despesas, fixas e variáveis, gastos com fornecedores e pagamentos de investimentos já feitos na empresa, como empréstimos.
Estes números ajudam a ver se o negócio vai fechar o mês no vermelho. Galhardo destaca que os recebimentos só devem entrar na planilha na em que serão depositados na conta da empresa. Se for um cheque, por exemplo, deve entrar dois a três dias depois da data de depósito. A mesma orientação serve para cartões de crédito e boletos.
3. Despesas
Além dos gastos, esta planilha deve trazer data, valor e descrição da despesa. “Muitos empresários têm dificuldade de fazer este controle porque não o fazem na vida pessoal”, diz Galhardo. Ele sugere sejam criados grupos ao qual cada despesa pertence. No caso de um prestador de serviços, por exemplo, o valor do estacionamento pode ser considerado como despesa do grupo “transporte” ou “prospecção de clientes”.
A intenção é analisar onde é possível reduzir despesas. Esta planilha é uma ferramenta importante para manter o controle sobre as despesas físicas e jurídicas.
4. Vendas
Além de registrar a quantidade e o valor das vendas, esta planilha ajuda a descobrir os produtos mais vendidos, os vendedores mais eficientes e quanto os clientes gastam, em média, por compra.
Com a relação entre receita e despesas em mãos, você pode saber qual quantidade mínima deve vender para pagar as contas da empresa. Além disso, pode estudar a taxa de conversão, que indica a proporção de negócios fechados em relação à quantidade de clientes atendidos.
5. Estoque
O estoque pode ser uma fonte de prejuízo se não for bem administrado. Para quem trabalha com um portfolio de mais de 50 produtos, os especialistas recomendam um controle através de softwares específicos. Para conferir se o que está no estoque bate com o sistema, faça um mini-inventário.
Cada funcionário pode conferir de dois a três linhas de produtos. “Todos os dias, quando o movimento for baixo, cada um faz a contagem e passa para quem cuida do sistema. O envolvimento da equipe inibe a fraude de funcionários”, comenta Galhardo, que sugere que o inventário seja feito diariamente a fazê-lo no final do ano, quando o prejuízo pode ter sido acumulado.
6. Planilha consolidadora
Este documento resume a evolução do empreendimento mês a mês. A análise do trimestre, do semestre e do ano mostra a sazonalidade do negócio. Faça o cálculo da receita menos as despesas. Do resultado, subtraia as dívidas.
Com a planilha consolidadora, alguns empreendedores podem partir para uma análise de competência, elaborando o demonstrativo de resultados, que ele indica a diferença nas contas a cada mês. Cabe ao gestor aproveitar os resultados e identificar as causas do aumento de despesas específicas.
“Não adianta o empreendedor preencher as planilhas e não saber usá-las. Da análise das informações, ele deve tomar decisões e, principalmente, agir”, complementa Galhardo.
