Dicas para colocar as finanças da sua empresa em ordem

Respondido por Rogério Nunes, especialista em finanças

É comum que as pequenas empresas ou startups centralizem seus esforços nas questões comerciais e deixem em segundo plano a organização financeira. Esta aparente negligência, mesmo que involuntária, pode prejudicar seus resultados. Com a ajuda de algumas ferramentas e muita organização e disciplina, o empreendedor pode melhorar muito a área financeira do seu negócio:

1. Identifique a situação atual

Antes de avaliar as condições financeiras de uma empresa, é preciso identificar sua situação econômica: suas operações são lucrativas? Os preços e os volumes comercializados são suficientes para cobrir seus gastos? Se a resposta for negativa, o desequilíbrio financeiro será inevitável e todas as ações no âmbito financeiro serão momentâneas. Antes de tudo, faça essa análise sobre o seu negócio e leve em conta de que uma boa organização financeira não irá resolver sozinha a situação econômica.

2. Estruture sua área financeira

Mesmo que as atividades financeiras sejam de responsabilidade apenas de uma pessoa, é importante estruturar as tarefas em: contas a receber, contas a pagar e tesouraria (administração do caixa, controle do endividamento e relacionamento com bancos). Essa é a estrutura ideal para organizar as finanças.

3. Utilize ferramentas de controle

O processo financeiro consiste em conhecer e controlar o presente e administrar o futuro. Para isto, procedimentos e ferramentas são fundamentais:

• Controle dos recebimentos – o procedimento interno deve identificar prontamente os atrasos de clientes e, imediatamente, iniciar o processo de cobrança. Para minimizar problemas futuros de inadimplência, é recomendável ter critérios de análise de crédito antes da efetivação de uma venda. Poucos eventos prejudicam mais uma empresa do que uma venda não recebida.

• Controle dos pagamentos – o empresário deve ter conhecimento e controle de todos os pagamentos efetuados. Quando isto não é possível, ele deve implantar na sua equipe um controle coerente e rígido de alçadas para liberação de pagamentos, com atenção redobrada para as disponibilidades de caixa.

• Endividamento – em situações na qual o endividamento é alto e em diversas modalidades, é importante identificar o cronograma de pagamentos, o prazo para liquidação e o custo dos contratos.

• Administração da necessidade de capital de giro – este é um dos maiores dilemas enfrentados pelas pequenas empresas. O primeiro passo é conhecer o problema: em quantos dias o meu estoque gira? Qual o prazo de pagamento que concedo aos meus clientes? Qual o prazo de pagamento que recebo dos meus fornecedores? Em que período do mês as minhas vendas e/ou compras se concentram? Qual o impacto que eventual crescimento das vendas pode causar no meu caixa? De posse das informações, as ações corretivas devem ser implementadas a partir das áreas de maior distorção e/ou impacto.

• Administração do caixa – o controle do caixa, para ser efetivo, deve ser feito diariamente e inicia com a análise dos extratos bancários. Trata-se do fluxo de caixa diário. Os relatórios de movimentação do caixa, para apresentarem uma informação inteligente, devem demonstrar as rubricas das entradas e saídas de caixa, com destaque para as atividades operacionais. Por exemplo: entradas operacionais como cobrança de clientes à vista ou a prazo e pagamentos operacionais de fornecedores, impostos, entre outros.

• Previsão de caixa – esta é a ferramenta de administração do futuro. No entanto, para que produza os efeitos desejados, os valores projetados devem obedecer a parâmetros muito coerentes: integração com os valores a receber e a pagar; integração com os contratos de financiamento; previsões de vendas e premissas coerentes de prazos de recebimento e pagamento etc. Uma vez em funcionamento, a previsão de caixa será uma importante ferramenta para tomada de decisões e direcionamento dos negócios.

4. Estude o risco das decisões de investimento

Todo investimento deve ser objeto de estudo financeiro a respeito do risco, em função do capital aplicado, a fonte de financiamento e a expectativa de retorno. Todo financiamento deve ser objeto de estudo em relação às melhores taxas, condições de pagamento e garantias.

5. Não misture as finanças pessoais com as da empresa

As obrigações financeiras dos sócios não são obrigações financeiras da empresa. São entidades diferentes e assim devem ser tratadas.

Rogério Nunes é especialista em finanças e diretor da Moore Stephens Auditores e Consultores.