5 dicas para organizar um evento na sua empresa

São Paulo – Uma pequena reunião ou um coquetel para apresentar um novo produto. Impressionar os clientes e colaboradores durante um evento deste tipo é extremamente importante para as pequenas empresas. São nessas ocasiões em que os clientes notam o profissionalismo e a excelência do negócio.

Além disso, deixar o cliente mais confortável e recebê-lo de maneira agradável pode até ser um reforço para consolidar a venda. Mesmo com pouca verba, os empreendedores podem sozinhos organizar um evento.

A especialista no assunto Adriana Máximo, diretora da Techne Comunicação e Eventos, explica como preparar um evento desde sua concepção até a organização.

Tenha uma estratégia
Mais do que fazer networking e agradar os clientes, os eventos são uma estratégia de marketing. Para Adriana, alinhar a equipe e ter uma estratégia bem definida são essenciais para o sucesso da ocasião. “Evento que não dialoga com as políticas e o posicionamento da marca ou empresa no mercado é dinheiro jogado fora”, explica.

Crie um clima agradável
O ambiente do evento é tão importante quanto as conversas de negócios. Busque um espaço compatível com a quantidade de funcionários. Espalhe cadeiras, poltronas e mesas para as pessoas descansarem e deixarem taças e copos. Mantenha espaços vazios para os convidados circularem também. “Não é coerente escolher um lugar apertado e esperar que os clientes tenham uma boa impressão. A escolha do espaço errado vai impactar de modo negativo a marca, produto e negócio”, diz.

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Busque uma equipe qualificada
Ao contratar alguém para fornecer quitutes e bebidas para o evento, procure referências e não aposte em um mesmo fornecedor para todas as atividades. Segundo Adriana, responsabilidade, pontualidade, consistência, criatividade, boas práticas de trabalho e flexibilidade na negociação de custos são essenciais. “Busque referência da empresa que irá contratar, somente dessa maneira se conseguirá o melhor benefício por um custo bastante minimizado”, explica.

Participe da organização
Deixar a organização completa de um evento nas mãos de empresas terceirizadas pode ser um risco. Por isso, conheça todos os funcionários que participarão da ocasião e dê as coordenadas de como eles devem agir. Se uma pessoa for grosseira com o seu cliente, isso afeta a imagem da sua empresa. “Mantenha sempre um contato amistoso e frequente, levando o fornecedor a comprar suas ideias, tornando aquilo um desafio para ele. Não esqueça que em um evento tudo é encantamento”, conta Adriana.

Montagem
Para a especialista, o período que se tem para montagem de um evento é tão importante quanto o tempo de realização. “As pessoas tendem a querer economizar quando se trata de locar o espaço especificamente para montagem ou acabam caindo em outro erro que é a escolha errada do local do evento”, explica Adriana. A dica é ter sempre que possível uma margem maior de tempo, para corrigir possíveis imprevistos. “Você terá um custo a mais em seu orçamento, mas que te dará muita tranquilidade e confiança na realização”, completa.