4 passos básicos para manter as contas da empresa em dia

Organização e disciplina ajudam a manter as contas em dia
Respondido por Rogério Nunes, especialista em finanças

Qual empresário nunca se deparou com uma conta inesperada para pagar ou com algum problema de última hora no caixa da instituição? Para evitar esses incidentes, o ideal é que o departamento ou a pessoa responsável pela área financeira da empresa possa organizar as informações de tal forma que as contas a pagar e as contas a receber estejam previstas com suas respectivas datas de vencimento e valores.

Fazer uma lista e catalogar todas as receitas e despesas do mês vigente oferece ao empreendedor, além do controle sobre o mês atual, uma previsão de quais serão as receitas e despesas recorrentes dos próximos meses. O importante é que as informações sejam atualizadas sempre que necessário, apontando, por exemplo, quando existe uma nova conta a pagar ou a receber. Nunca esquecer: faturamento não representa dinheiro no caixa.

Para manter as contas em dia e melhor organizar a rotina financeira é importante seguir e inserir algumas práticas ao cotidiano, como:

1. Não crie mais dívidas do que empresa pode arcar
Essa é a regra mais importante para ter saúde financeira e uma boa gestão. Avalie a situação do caixa e não obtenha mais dívidas do que pode arcar, assim não será necessário recorrer a empréstimos ou outros recursos externos para quitar as contas.

2. Defina as condições de recebimento e pagamento
Para facilitar a gestão da empresa, é importante que os prazos de pagamento concedidos a clientes sejam inferiores ao recebido de fornecedores. Além disso, o prazo concedido ao cliente deve obedecer à regra de múltiplos de sete (7, 14, 21, 28, 35 etc.). Desta forma, excetuando-se os feriados, o vencimento sempre será em dia útil.

3. Registre as informações
A principal dificuldade para manter as contas a pagar organizadas é a falta de informação. É importante parar e responder: quais são os compromissos assumidos pela minha empresa? Refletir sobre isso e relacionar todos os gastos fixos e variáveis, com seus respectivos valores e formas de pagamento auxiliam muito no controle dos gastos e para que as dívidas sejam pagas em dia.

Para facilitar, a empresa pode utilizar um sistema automatizado específico para essa função. É possível escolher um sistema online que permita acesso de qualquer lugar, assim podem-se controlar as finanças à distância, principalmente nesse período de confraternizações.

4. Pague as contas pontualmente
Procure quitar as contas em dia e antecipe os pagamentos para receber descontos, desde que o desconto seja vantajoso e esta antecipação não prejudique o caixa no futuro. Desta forma, evitam-se multa e juros no caso de atrasos. Mantendo os pagamentos pontuais ou antecipados, é possível aumentar o crédito junto aos fornecedores.

O segredo para o sucesso do empreendimento é conhecer e entender o que entra e o que sai do caixa durante um dia, um mês ou um ano, ou seja, se organizar e planejar.

Rogério Nunes é diretor da Moore Stephens Auditores e Consultores.