Fazer as coisas mais fáceis é o valor da simplicidade, diz especialista dos EUA

Apenas 10% dos entrevistados ouvidos pelo Jensen Group concordam que sua empresa respeita e vê o tempo do funcionário como um patrimônio que merece investimento e atenção. É o pior índice apurado numa recente pesquisa conduzida pela consultoria. Leia, a seguir, a entrevista exclusiva de Bill Jensen à EXAME, presidente do Jensen Group, consultoria americana especializada em simplificação no mundo do trabalho. Entre seus clientes figuram o laboratório Merck, a Duracell e a DisneyWorld.

Aonde, quando e por que a complexidade cresceu? Por que as companhias devem abandonar seu atual rumo para trocar de negócio?

Bill Jensen - Há mais de dez anos, tenho feito pesquisas sobre a complexidade no trabalho e como fazer com que as coisas fiquem mais simples no ambiente profissional. Minha pesquisa À Procura da Simplicidade , envolveu de mais de 350 000 pessoas de 17 países, desde 1992.

Uma das nossas primeiras metas foi a derrubada dos mitos sobre mudança. O que nós descobrimos foi que, para a maioria das pessoas, mudanças constantes não representam um problema real. O que então representa? Choque do futuro. No começo dos anos 70, Alvin Toffer escreveu um livro com esse título. Ele define choque do futuro como uma sobrecarga cognitiva e decisória . Basicamente o que nós descobrimos foi que o déficit de atenção, a sobrecarga de atenção e a inabilidade de processar rapidamente diversos tipos informação estão forçando as pessoas a voltarem a adotar velhos comportamentos. Isso é mais fácil para pessoas que já possuem os velhos hábitos do que para as que estão acostumadas com mudanças.

Isso nos conduz a uma definição universal de trabalho como a descoberta do que fazer com tempo e atenção finitos e infinita quantidade de informação e escolhas.

Essa é a complexidade que tem explodido exponencialmente: mesmo com planos, estruturas e comunicações apertadas, as pessoas estão se esforçando para descobrir o que merece atenção e o que pode ser ignorado. Eles estão se esforçando na batalha diária entre o urgente e o verdadeiramente importante. E na maioria das vezes, o urgente vence.

Além disso, nós consideramos que o ambiente de trabalho e a comunicação são essenciais se os executivos desejam afetar comportamentos. Uma das principais descobertas da nossa pesquisa foi que a facilidade de utilização e a redução do tempo gasto são iguais - e às vezes mais importantes do que-- o reconhecimento, a inclusão, as penalidades e hierarquia nas suas habilidade para dirigir o comportamento humano.

Quais são as principais vantagens da simplicidade hoje para as companhias? Como se pode provar essas vantagens? Como o custo complexidade pode ser mensurado?

Implementação. Esse é o verdadeiro valor da simplicidade. Na maioria dos espaços de trabalho, as tarefas e soluções que devem ser seqüenciais são interconectadas, complicadas e com funções sobrepostas.

Na simplicidade, eu foquei principalmente em comunicação, porque é onde a média dos trabalhadores podem obter um resultado mais significativo em fazer coisas mais simples e claras.

Mas no meu livro, Work 2.0, eu coloquei a simplicidade num outro nível. Eu falei sobre a disciplina como sendo o centro em praticamente tudo, de treinamento e desenvolvimento a processos e ferramentas para o fluxo de informação.

O valor da simplicidade é simples: fazer as coisas mais fáceis para que as pessoas produzam mais e toda a empresa realize as coisas melhor e mais rápido todos os dias.

Desse conceito básico, nós desenvolvemos o Índice SimplerWork : um modo para que os executivos sigam a simplicidade dentro da sua organização e aumentem a eficácia de seus sistemas.

O Índice tem seis categorias:



1.Competir na transparência

2.Navegação



3.Satisfação

4.Aplicação

5.Velocidade

6.Tempo

Para ser honesto, porque a maioria das companhias não estão pensando nesses termos, o resultado médio desse índice é muito ruim. Com mais de 200 empresas no índice, Competir na Transparência obteve a melhor pontuação e respeito pelos empregados a pior. Mesmo assim os índices não foram nada bons.

O caminho para as companhias melhorarem estes números relaciona-se diretamente à implementação da eficácia e da eficiência. Tornando mais fácil para as pessoas encontrar quem e o que necessitam, uma companhia pode atingir seus objetivos mais elevados da produtividade. Tornando mais fácil usar as ferramentas das companhias, a produtividade dos empregados cresce.

Agora, deixe-me ser extremamente sincero sobre o papel de fazer coisas mais simples no meio ou após cenários econômicos difíceis. O que eu estou falando é sobre disciplina da liderança. Estudando como coisas de fato ocorrem dentro das empresas em vez de como nós queremos que elas aconteçam. Estudando como o trabalho realmente começa a ser feito, em vez de apenas planejar como fazer.

Isto eleva nossa discussão sobre simplicidade. Eu freqüentemente descrevo-a como a disciplina do senso comum. Essa disciplina pode precisar de coragem. Coragem para olhar sua companhia da perspectiva dos empregados e coragem para negociar com o que você vê.

Eu chamo de extrema liderança. Hoje, nós necessitamos de líderes que estejam dispostos a "tratarem de suas unhas sujas." Que estejam dispostos a experimentar seus sistemas, ferramentas e processos sob a perspectiva do usuário.

Eu tenho visto algumas dessas companhias: parte IBM; Colruyt, uma loja de departamento belga; Trilogy Software; Cisco. Há as companhias que estão desenvolvendo e criando grandes líderes. Mas, eu admito, elas são exceções.

Nós necessitamos muito mais os líderes que estejam dispostos a praticar uma empatia disciplinada. Fazendo o mais fácil para que todos trabalhem melhor e não apenas mais.

Genericamente falando, você pode nos dar alguns exemplos de como implementar a simplicidade na vida de nossas companhias?

Primeiramente, é preciso saber o que cada individuo pode fazer independentemente da função do seu cargo. Isso é focar em comunicação. Pratique empatia disciplinada em tudo: em como você escreve emails, como você deixa recados na secretária eletrônica, como você conduz reuniões etc. Pergunte-se simplesmente, "como isso vai soar na perspectiva deles?" Você ficará espantado com o que vai descobrir.

Em segundo lugar, para executivos sênior, estão aqui quatro pontos:



1.Procure dois mentores um com a metade da sua idade, e outro com o dobro. O que está por trás da simplicidade é a democratização da informação e colocar o usuário no centro de tudo o que você faz.



2.Pergunte-se:"Eu estou realmente olhando as tarefas das pessoas sob a perspectiva dos meus funcionários e não apenas da empresa?



3.Pergunte a sua equipe sênior: "Estamos fazendo o bastante para fazer com que as coisas sejam fáceis para todos realizarem um grande trabalho?



4.Experimente os sistemas ferramentas e processos da companhia sob a perspectiva dos empregados.

Explorando cada um desses pontos, você criará um ambiente de trabalho muito mais simples!