São Paulo – Quem não trabalha como assalariado tem formas específicas de declarar o imposto de renda. O profissional autônomo que emite recibo, por exemplo, pode deduzir uma série de despesas essenciais para o seu exercício profissional. É o caso de profissionais liberais, como médicos, psicólogos, advogados e dentistas, ou ainda consultores e profissionais freelancer que não têm empresa aberta.

Já aqueles que atuam por meio de pessoa jurídica e que também precisam entregar declaração na pessoa física devem informar, na segunda, a participação na empresa e os rendimentos provenientes dela. É o caso de profissionais que abrem empresas para prestar serviços individuais, ou ainda que têm participação em empresas como sócios.

Veja como declarar em cada caso:

Profissional autônomo

Rendimentos

A declaração de rendimentos de profissional autônomo ocorre de forma semelhante à declaração dos assalariados. Caso receba rendimentos por serviços prestados a uma pessoa jurídica, o contribuinte deve receber um informe de rendimentos.

É a pessoa jurídica a responsável por recolher o imposto de renda na fonte, conforme a tabela progressiva usada para a tributação de salários. Ao contribuinte cabe apenas informar os rendimentos, o nome e o CNPJ da empresa, o IR retido na fonte o INSS recolhido na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ”.

Já se os rendimentos forem recebidos de pessoa física, como ocorre com médicos e psicólogos, sua declaração deve ocorrer na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior”.

Nessa situação, é do profissional autônomo a responsabilidade de recolher o imposto de renda mensalmente por meio do programa Carnê-Leão. Na hora de preencher a declaração, basta importar os valores informados no Carnê-Leão para o Programa Gerador da Declaração.

Todo mês, o profissional autônomo que recebe de pessoa física deve lançar no programa Carnê-Leão os seus ganhos. O programa calcula o IR devido e emite um DARF, guia usada para o recolhimento do imposto que pode ser paga em qualquer banco. O código do DARF é o 0190, e o IR deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento do pagamento.

Quem tiver que recolher imposto em atraso deve usar outro programa auxiliar para emissão do DARF, o Sicalc, que já calcula a multa e os juros devidos.

Deduções do livro-caixa

O profissional autônomo pode manter um livro-caixa para lançar as despesas de custeio indispensáveis à obtenção de receita e manutenção de sua fonte produtora, tais como aluguel (do consultório ou escritório, por exemplo), água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo.

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Por exemplo, entram no livro-caixa gastos com material de escritório, com produtos para conservação e limpeza do local de trabalho, além de benfeitorias e melhoramentos do ambiente de trabalho pelos quais o profissional, locatário, não vá receber reembolso do proprietário.

É possível abater, ainda, despesas com palestras, congressos, seminários e publicações necessárias à atualização profissional, além de gastos com roupas especiais, propaganda da atividade profissional e pagamentos feitos a terceiros, desde que essenciais à geração de receita e manutenção da fonte produtora. É o caso de uma secretária com vínculo empregatício, ou mesmo outro profissional sem vínculo, mas essencial para a entrega do trabalho no prazo.

“O livro-caixa do autônomo não precisa ser escriturado o ano inteiro, como ocorre com as empresas. O Fisco aceita apenas que você tenha todos os comprovantes guardados e lance aquelas despesas”, explica Juliana Ono, diretora de conteúdo da unidade de Tax & Accounting da Fiscosoft/Thomson Reuters.

Quem trabalha de casa pode deduzir um quinto das despesas residenciais no imposto de renda, como aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular e taxa de condomínio. Só não é possível abater gastos com reparos, conservação e recuperação do imóvel, quando este for de propriedade do contribuinte.

Existem, porém, uma série de despesas de trabalho que não podem ser deduzidas. “As revistas que o médico mantém na sala de espera para os pacientes não são periódicos dedutíveis. O jaleco branco do profissional de saúde também não é considerado roupa especial”, explica Juliana Ono.

Gastos com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, ainda que para o exercício profissional, não devem entrar no livro-caixa, pois não podem ser deduzidas. O único profissional que pode abater essas despesas é o representante comercial autônomo.

A compra de bens, por sua vez, só é dedutível se forem bens de consumo, como material de escritório, de limpeza e de conservação do ambiente de trabalho. Outros bens necessários ao trabalho, mas que não sejam consumíveis e cuja vida útil ultrapasse o período de um ano de exercício, não podem ser abatidos. É o caso dos gastos na instalação de um escritório ou consultório, instalação de máquinas, equipamentos, instrumentos e mobiliários.

Mais detalhes sobre o que pode ou não ser deduzido encontram-se no “Perguntão” da Receita.

Como manter e deduzir o livro-caixa

Caso receba de pessoa física, o autônomo pode lançar as despesas dedutíveis no próprio programa Carnê-Leão mensalmente, na coluna destinada ao livro-caixa. Na hora de calcular o IR devido, o programa já abate esses gastos. Ao importar as informações do Carnê-Leão para o Programa Gerador da Declaração, serão transportados não só os rendimentos, como também os gastos dedutíveis.

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Mas mesmo que receba de pessoa jurídica o autônomo pode se valer dessas deduções. Para isso, basta preencher manualmente a coluna livro-caixa do Programa Gerador da Declaração, que fica dentro da ficha “Rendimentos Recebidos de Pessoa Física/Exterior”. “É muito comum que o autônomo receba apenas de PJ, mas ele pode usar a coluna livro-caixa mesmo assim”, diz Juliana Ono. Nesse caso, o contribuinte provavelmente terá IR a restituir.

O limite das deduções com livro-caixa é o valor da receita mensal recebida pelo autônomo. Se em determinado mês as despesas superarem as receitas, é possível somar o excesso às despesas dos meses subsequentes até dezembro. O excesso de despesas em dezembro, porém, não deve ser informado neste mês nem levado para janeiro do ano seguinte.

Pessoa jurídica

Quem é dono ou sócio de uma empresa precisa manter um sistema de contabilidade, sendo aconselhável contratar um contador. A exceção fica por conta do Microempreendedor Individual (MEI). Sendo assim, como ocorre com qualquer empresa, ao fim do exercício o contador deverá preparar um informe de rendimentos, para que empregados e sócios possam declarar seu imposto de renda pessoa física.

A declaração de IR da empresa, portanto, é feita pelo contador. Porém, é possível que a pessoa que trabalha como PJ ou comanda uma empresa como sócio precise também declarar como pessoa física. Isso vai ocorrer se ela se encaixar nas regras de obrigatoriedade de entrega da Declaração de Ajuste Anual.

O simples fato de ela ser responsável por um CNPJ, porém, não a obriga a entregar a declaração. “Se o contribuinte é isento, na pessoa física, continuará isento e dispensado de entregar a declaração”, exemplifica Eliana Lopes, coordenadora de IR de Pessoa Física da H&R Block no Brasil.

Se for obrigado a declarar na pessoa física, o contribuinte deverá informar a detenção das cotas na ficha de “Bens e Direitos” da sua declaração, sob o código “32 – Cotas ou quinhão de capital”. Ali devem ser informados o número de cotas e seu valor inicial, além do nome e do CNPJ da empresa.

“Se a empresa valorizou, o contribuinte não deve aumentar o valor das cotas. Se em algum momento elas forem vendidas, pode haver ganho de capital. Se houver alterações contratuais na sociedade, isso também deve ser informado”, explica Eliana Lopes.

Já os rendimentos obtidos da empresa pela pessoa física podem ser declarados tanto como pró-labore quanto como dividendos, dependendo da forma como vêm no informe de rendimentos. A vantagem de os valores serem declarados como lucros e dividendos é que eles são isentos de imposto de renda para a pessoa física.

O pró-labore deve ser informado na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ”, e nesse caso pode ocorrer tributação tanto na pessoa jurídica quanto na física, pois esses rendimentos estão sujeitos à tabela progressiva de IR.

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Caso a remuneração entre como lucros e dividendos, a informação deve constar na ficha “Rendimentos Isentos e Não-Tributáveis” como “Lucros e dividendos recebidos pelo titular e seus dependentes” ou “Rendimento de sócio ou titular de microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional”, conforme o caso.

O contribuinte que tenha recebido como PJ durante parte do ano e que tenha atuado como assalariado no restante do exercício deve declarar esses ganhos normalmente como pessoa física. Os rendimentos oriundos da sua sociedade entrarão como pró-labore ou lucro, conforme o caso, e os rendimentos com salário entram como “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ”, sendo provenientes da empresa empregadora.

Contador pode ajudar inclusive na declaração pessoa física

Segundo Juliana Ono, a figura do contador é altamente aconselhável para quem é responsável por um CNPJ também para encontrar os caminhos mais vantajosos para o contribuinte, sem que ele se encrenque com o Leão.

Em primeiro lugar, o patrimônio da empresa deve estar bem separado do patrimônio da pessoa física, principalmente se a pessoa exercer sua atividade profissional por meio de PJ, como se fosse um freelancer. “O que eu mais vejo por aí são pessoas que usam a conta bancária da PJ para despesas pessoais”, observa Juliana Ono.

Em segundo lugar, essa pessoa precisa ter fontes de receita como pessoa física que justifiquem seus gastos, o fluxo de caixa na sua conta pessoal e a compra de bens em seu nome. Assim, é preciso que ela retire rendimentos da empresa, seja como pró-labore, seja como lucro. Como a Receita tem como acompanhar seu patrimônio e seu fluxo de caixa, é fundamental que os rendimentos declarados pela pessoa física sejam compatíveis.

Ao contador caberá orientar, por exemplo, quando é possível declarar os rendimentos como dividendos, pois é mais vantajoso. Ele poderá ainda aconselhar o cliente sobre se a compra de bens deve ser feita em nome da PJ ou da pessoa física, a fim de não haver desequilíbrio entre a capacidade de pagamento da pessoa física e os bens que ela possui.

“A pessoa não pode declarar que tem um pró-labore baixo e comprar um carro com o dinheiro da PJ em seu nome de pessoa física. A Receita questionará como essa pessoa vive e ainda consegue comprar um carro com rendimentos tão reduzidos”, exemplifica Juliana.

Em um caso como esse, a pessoa física poderia comprar um carro em nome da PJ, ainda que para uso pessoal. Os bens da PJ seriam declarados pela PJ, e os bens da pessoa física, na declaração de pessoa física. O contador pode orientar que tipo de situação é mais vantajosa.