Um guia de gestão do tempo para tirar planos do papel

São Paulo – Pensamento positivo e frases de motivação não são suficientes para fazer com que todas as promessas (que você jurou de pé junto) no fim do ano se transformem em realidade.

O que, realmente, faz a diferença na hora de tirar planos do papel é a maneira como você lida com o próprio tempo. 

Sim, isso mesmo. De nada adianta, por exemplo, afirmar que voltará para a academia ou fará uma pós-graduação, se não há espaço na agenda. 

Pensando nisso, conversamos com especialistas de administração do tempo para elencar as dicas essenciais para cumprir suas metas de carreira. 

Estratégia

Alinhe suas metas

O dia tem 24 horas. E, pelo menos, um terço dele é dedicado apenas para o trabalho. Por isso, não adiantar definir suas metas pessoais e profissionais sem levar em conta o que a empresa espera de você. 

Na prática, isso significa que é preciso entender o negócio no qual se está inserido e os projetos da empresa. Além de ter claro qual o seu papel diante disso tudo.

Com tais informações em mente, o pulo do gato é alinhar os seus planos com os objetivos sistêmicos do seu trabalho. Com tudo claro, fica mais fácil definir prioridades. 

“Quem não tem objetivos fica perdido diante do tiroteio de tantas demandas”, afirma Leandro Santos, professor da Methodus Consultoria.

 Defina os passos

Feito isso, é hora de definir a estratégia para materializar cada propósito. Crie planos de ação ou etapas que, no fim, desemboquem na meta.

Antes de prosseguir, assista a um dos vídeos de carreira e aprenda a "fabricar tempo":

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Neste ponto, a máxima “um passo de cada vez” é válida: “O ideal é segmentar as metas por meses ou períodos”, diz a consultora Andrea Piscitelli, que também é professora da FIA. “Assim, ele já começa o mês sabendo quais s são as entregas”. 

Tudo vira compromisso

Cada uma dessas ações devem virar compromissos claros – com data e hora para acontecer. Por exemplo, se a ideia é fazer um curso, reserve um período na agenda para se dedicar para responder a ficha de inscrição, por exemplo.

“Isso aumenta seu poder de negociação porque você já está com a agenda bloqueada”, diz a professora. 

Revise 

Para que esta estratégia funcione, é preciso fazer a gestão semanal e diária da agenda. “Você deve ter o compromisso de planejar esta plataforma”, diz a especialista. 

Táticas

Fale não, de vez em quando

Aceitar prontamente tudo o que lhe é proposto é um tiro no pé. A dica é “em vez de dar uma resposta imediata, mostre que é planejado e consulte a agenda”, diz Andrea. Se tiver outro compromisso, não hesite em falar não. 

Pare de ser escravo do e-mail

“É preciso começar a gerir a ferramenta de uma maneira mais consistente e menos vítima da emergência”, afirma a especialista. Por isso, a checagem de e-mail também deve ir para a agenda. 

Ou seja, defina horários específicos para responder aos e-mails. Sempre tendo em vista o que é prioridade, urgente e importante. 

Planeje um dia antes

Não espere o dia amanhecer para organizar o que virá nas próximas horas. O ideal, segundo Santos, é estruturar sua lista de tarefas no dia anterior. “Se ele não estabelecer as prioridades, vai ficar preocupado com as coisas do dia seguinte”, afirma o especialista. 

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Ataque o que é prioritário

A melhor maneira de começar um dia de trabalho? Atacando aquilo que é prioritário – ou extremamente urgente. Ao fazer isso, “é como se o dia já estivesse ganho”, diz Santos. 

Seja confiante, mas nem tanto

Otimismo é bom, mas em excesso, não. E a confiança exacerbada de muitos profissionais pode colocar planos por água abaixo.

“Muita gente deixa para última hora porque acredita que vai dar certo”, diz a especialista.

O problema é que nem sempre é assim. Imprevistos acontecem. Erros, também. Antecipar-se a eles e se planejar é fundamental.

Tenha cuidado redobrado com os vilões do tempo

Carnaval tardio, Copa do Mundo e eleições. A lista de itens para tirar sua atenção este ano será extensa (e intensa).

“Quanto mais você aceita as distrações, mais você se desloca do conceito de tempo como um recurso e de suas próprias metas”, diz a especialista.  

“Gestão de tempo é algo muito mais comportamental do que técnico. É uma questão de escolha. É perseguir essas metas incansavelmente”, afirma Andrea.