Prepare uma apresentação de negócios em quatro etapas

Ser capaz de apresentar idéias de maneira eficaz aos outros é uma habilidade crucial em muitas carreiras. Mas, com muita frequência, aprimorar a capacidade de ficar na frente dos colegas e entregar recomendações é negligenciada na confusão de outras prioridades mais urgentes.

E lutando para transmitir suas idéias pode abalar a fé de outras pessoas em suas habilidades. Essa perda de confiança pode reduzir rapidamente suas chances de progresso e sucesso a longo prazo, diz Tim Calkins, professor clínico de marketing da Kellogg School, que passou anos como gerente de marca da Kraft Foods e agora atua como consultor.

“Você pode ser a pessoa mais inteligente da sala”, diz Calkins, “mas se você não consegue montar uma boa apresentação de negócios, vai ficar frustrado porque as pessoas mais velhas vão pensar muito bem na pessoa com a boa apresentação, mesmo quando eles podem não ter grandes idéias. ”

"Não é uma palestra TED", diz ele. "Não é como fazer um discurso em um casamento. Uma apresentação de negócios é um evento realmente único ”.

Calkins, o autor do livro como lavar uma galinha: Mastering the Business Presentation, oferece quatro recomendações que podem ajudá-lo a preparar e apresentar com confiança (para aqueles curiosos, o título do livro refere-se à primeira apresentação que Calkins já deu, como um menino de oito anos em um 4-H justo).

Dedique o tempo para se preparar

A preparação deve começar no momento em que a apresentação estiver programada, diz Calkins. E por preparação, ele pode não significar o que você pensa.

"Muitas pessoas se preocupam com o parto, a respiração e como elas se movem pela sala", diz Calkins. "Você deve realmente gastar seu tempo antes da reunião pensando em seu público, desenvolvendo uma recomendação clara e encontrando uma história clara e lógica."

Especificamente, Calkins enfatiza a importância de coletar informações, redigir a apresentação e dar bastante tempo para incorporar o feedback das partes interessadas.

Calkins lembra de um tempo na Kraft quando ele estava se preparando para uma grande apresentação. Ele sabia que a empresa precisava mudar sua estratégia em relação à sua linha de molhos para churrasco. Depois de interagir com sua equipe por semanas, a equipe forneceu uma recomendação estratégica para reduzir as promoções e melhorar a qualidade do produto. Tomar essas ações causaria uma perda inicial, mas levaria a um crescimento posterior. Embora a estratégia fosse um pouco arriscada, foi aprovada.

O "polonês" no discurso que Calkins deu à liderança sênior - sua presença na frente da sala, a autoridade em sua voz - estava quase fora de questão.

"A apresentação foi tão lógica e clara que poderíamos ter enviado alguém da equipe para apresentá-lo", diz Calkins. "Heck, nós poderíamos ter enviado o estagiário de verão lá em cima. A recomendação foi justa assim.

Descubra a sua história

Calkins costuma se surpreender com quantas pessoas fazem apresentações com pouca noção da narrativa que desejam transmitir.

“As pessoas geralmente começam a escrever e a construir páginas antes de conhecer a história”, diz ele. "Essa é uma abordagem desastrosa porque o resultado final é uma grande quantidade de dados, mas você não acaba com uma história, um fluxo narrativo que faz sentido."

Calkins sugere que os apresentadores olhem para seu objetivo - a recomendação - para determinar os pontos-chave que podem ser usados ​​para apoiar esse objetivo. A partir daí, enquadrar a apresentação é tão simples quanto determinar as informações a serem incluídas no início, meio e fim.

“Estamos nadando em um mundo com tantas informações. Gastamos nosso tempo pensando em análise, big data e todas essas coisas maravilhosas que podemos fazer. Mas as pessoas não conseguem entender muito bem uma página de números ”.

Calkins recomenda começar com o status quo da empresa, juntamente com uma rápida história de fundo sobre como isso aconteceu. "Se o seu público não sabe muito sobre o seu negócio, então um pouco da história pode ser útil para fornecer alguma perspectiva sobre a situação", escreve ele.

Você pode ir de lá para seus pontos-chave, com dados fazendo backup de cada declaração. Depois de estabelecer esses pontos-chave, é fundamental perguntar a si mesmo como cada uma dessas afirmações se relaciona claramente com os outros pontos - e como ela acompanha a própria recomendação.

"O que você está tentando encontrar é uma história que você conta página por página, um ponto para o próximo ponto", diz Calkins.

Certifique-se de que seus dados sirvam para sua história

Assim como deve haver dados para fazer backup de cada um dos seus principais pontos, deve haver um ponto principal para cada parte dos dados.

Embora os dados sejam fundamentais para construir um argumento fundamentado e apoiado, é preciso ser criterioso - mais nem sempre é melhor. Um dilúvio de dados pode confundir o fluxo de uma apresentação e frustrar seu público-alvo até o ponto em que ele se limita a verificar o e-mail dele.

Em vez de usar todas as informações à sua disposição, a Calkins recomenda reduzir esses dados aos elementos que fornecem o suporte mais atraente para seus pontos - e que permitem que você passe para a próxima parte da narrativa.

Lembre-se, também, de que nem todos os dados são igualmente confiáveis. A análise de um provedor confiável terá mais peso. "Use apenas pontos de apoio que você entenda e confie", recomenda Calkins. "Você não quer que as pessoas questionem suas fontes."

Mantenha seu idioma simples e confiável

Todos nós queremos parecer inteligentes - ou seria “erudito”? - quando falamos. Isso sinaliza para os outros que nossas opiniões são sólidas e nossas recomendações são bem fundamentadas. Mas acontece que a chave para conquistar o apoio das pessoas para uma ideia está na direção oposta.

“Uma das coisas que acontecem quando as pessoas se apresentam é que tentam usar todas essas palavras extravagantes porque, em teoria, isso as faz parecer espertas”, diz ele. "Mas é totalmente oposto."

Estudos mostraram que a busca por grandes palavras tende a tornar os textos desnecessariamente complexos, quando versões mais simples são mais compreensíveis e digeríveis. Eles também fazem com que o autor da versão mais simples pareça mais inteligente do que suas contrapartes mais loquazes.

"Quanto mais simples você faz, quanto menores as palavras, mais atraente é", diz Calkins. “E esse é o coração de qualquer apresentação. Se parecer simples, fácil e lógico, as pessoas vão entender isso e vão aceitá-lo e vão aprová-lo. ”

Texto originalmente publicado no site da Kellogg School of Management.