Folha de pagamento digital desafia a área de RH

São Paulo - CAGED, DIRF, GFIP, RAIS. Essas de­clarações e outras obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ganharão em breve uma nova forma de registro por meio do eSocial.

A sigla é usada para designar o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, projeto do governo federal que deve ser adotado pelas empresas com faturamento maior do que 48 milhões de reais no primeiro semestre de 2014. Microempreendedores individuais, pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido e do Simples Nacional sofrem a mudança só a partir do segundo período.

Na prática, o que isso significa? Os processos que antes eram realizados em formatos e datas diferentes serão agora reunidos em uma única base de dados quase em tempo real.

“É um jeito de uniformizar as declarações entregues pelo empregador e facilitar o recebimento por parte do governo, que poderá identificar melhor irregularidades como erros de cálculo”, afirma Caroline Caires Galvez, advogada das áreas previdenciária e tributária do escritório Innocenti Advogados Associados. “O empregado também será beneficiado, pois o eSocial assegura que o recolhimento seja realizado de maneira correta.” Aqueles que não fizerem o registro assim que o evento ocorrer serão multados pela falta de cumprimento do prazo estabelecido. 

Para evitar problemas como esse, os empregadores precisam se adequar aos novos padrões. E aí é que o eSocial encontra seu maior obstáculo. De acordo com uma pesquisa conduzida pela Thomson Reuters com 2 000 empresas, 70% das organizações ainda não contam com um projeto interno para atender à nova obrigação do sistema.

A estatística piora quando é feito um recorte das empresas que dizem ter algum esquema interno relativo ao eSocial — das 30% que fazem parte desse grupo, somente um quarto afirma ter colocado o plano em andamento.

“As organizações passarão por um período de adaptação, e o RH terá de aprender a reportar seus eventos de maneira diferente”, diz Arthur Asnis, sócio da Soft Trade Tecnologia para Recursos Humanos e advogado trabalhista. “Acredito que algumas companhias deverão contratar pessoas para dar conta de todo o volume de trabalho e toda a rapidez demandados pelo novo sistema.”

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Nesse sentido, segundo Arthur, as empresas de grande porte serão as mais afetadas — afinal, quanto mais gente, mais processos e maior a velocidade exigida na entrega das declarações no eSocial. As empresas passarão por uma grande transformação de cultura e reorganização dos sistemas internos”, afirma o sócio da Soft Trade. 

A política na prática

Adail Zanotti Teixeira, gerente de serviços de RH do Grupo CPFL:
“A mudança é grande, teremos de produzir muita informação e adequar a maneira de entregar esses dados aos órgãos oficiais. Além disso, perdemos a flexibilidade de prazos; agora eles são mais apertados.

Por isso, estamos envolvendo diversos departamentos nesse processo, não só o de RH. Contamos com a ajuda de uma consultoria, que está trabalhando para trazer clareza sobre as mudanças, mas a verdade é que a questão ainda é nebulosa para as empresas e para os próprios consultores. Num primeiro momento, o eSocial assusta pelo volume de alterações que faremos, mas acredito que, assim que conseguirmos padronizar, nossa vida ficará mais organizada.”

Cecilia Vieira, gerente de RH do Beach Park Hotéis e Turismo:
“Começamos o processo de mudança no segundo semestre. Agora, estamos fazendo a atualização das descrições dos cargos e, em seguida, vamos reestruturar os processos dos três departamentos envolvidos no trabalho do eSocial: o RH, o jurídico e o de saúde e segurança no trabalho. As equipes dessas áreas estão reunidas para dar conta das demandas do sistema, mas existem muitas dificuldades. Vivemos um momento em que detalhes do processo são cruciais para concretizar as mudanças, no entanto, estamos carentes de informações. A última fase do processo será transmitir todas as novidades do eSocial para os gestores e disseminar essa cultura para a empresa inteira.”
 

Fabio Voelz, diretor de Gestão de Pessoas na Dudalina S/A:
"Ainda é cedo para avaliarmos todos os impactos do eSocial, mas, numa primeira análise, consideramos que ele não vai otimizar as rotinas do departamento, apesar de concentrar os dados em um sistema único. Sob o ponto de vista dessa centralização de informações, na teoria, é possível dizer que o eSocial vai facilitar as declarações e os demais eventos. Contudo, entendo que as demandas de e.nvio de informações tendem a aumentar muito, trazendo mais tarefas operacionais para o setor de gestão de pessoas e uma possível lentidão na transmissão dos dados via internet. Só após o funcionamento efetivo do novo sistema é que poderemos avaliar as reais vantagens e desvantagens.”