Como 7 presidentes de empresa fazem a rotina caber na agenda

São Paulo - Ter sob sua batuta uma companhia inteira demanda tempo,  agilidade na hora de tomar decisões e, em alguns casos, o celular ligado 24 horas caso algum imprevisto aconteça. Mas qual a estratégia dos presidentes de empresa para fazer tanta responsabilidade caber na agenda? Conversamos com os líderes de empresas como Facebook Brasil, Sanofi-Aventis e Ogilvy, entre outras, e todos chegaram a um consenso: ser o principal executivo da companhia ou o dono do negócio exige disciplina e um meticuloso planejamento. Além de começar o dia bem cedo: para alguns, o expediente começa antes mesmo do café da manhã - às 5h30.  Veja quais as táticas deles para fazer uma boa administração do tempo  para que ele renda: 

Quem é? Diretor-geral do Facebook Brasil

Quem disse que rede social só serve para que você perca tempo durante do expediente? Pois para Leonardo Tristão, diretor-geral do Facebook Brasil, além de foco do trabalho, ele usa o site para gerir o próprio tempo. Junto com a agenda do celular (que é integrada a outros dispositivos), ele usa os eventos da rede social para os compromissos pessoais.

Mesmo trabalhando em uma operação online, ele afirma que a principal estratégia para gerir o tempo é manter o foco e aprender a priorizar de uma maneira estratégica. E, neste contexto, falar não de vez em quando é preciso.

Planejamento é a palavra-chave para fazer o tempo render, segundo ele. “Existe um ditado em inglês que expressa bem isso ‘planeje o trabalho e trabalhe o plano’”, diz.

Isso não significa que a rotina de um executivo deve ser engessada. Ser flexível, neste sentido, é essencial “para alterar as prioridades à medida que as necessidades imediatas aparecem”, afirma.

“A conexão à internet permite as pessoas trabalharem em qualquer hora e lugar. As ferramentas permitem isso. No entanto, incentivo a minha equipe e eu mesmo pratico a filosofia de que é necessário balancear vida pessoal e profissional. Isso tem muito a ver com planejamento e prioridades”, afirma.

Quem é? Presidente do Grupo Ogilvy Brasil

Objetividade. Esta é a palavra de ordem na rotina de Sérgio Amado. E ela se traduz na maneira como ele conduz as reuniões (ele odeia encontros que ultrapassem uma hora) e como lida com e-mails, por exemplo.

“Não faço e-mail com mais de dez linhas”, conta. E, em alguns casos, a resposta não passa de uma palavra, como ok, sim, não, talvez. “Prefiro olhar no olho de cada executivo que trabalha comigo”, afirma. Neste caso, os papos também tendem a não ser muito longos. Dependendo do assunto, não ultrapassam 15 minutos.

Para ele, o papo de que para ser executivo é preciso estar ligado no trabalho 24 horas por dia é besteira. O expediente dele começa às 8h30 e termina às 19h, no máximo, 20h. “Ainda dá tempo de chegar em casa para assistir a novela”, brinca.

Às 21h45, o e-mail do celular é desligado automaticamente. “O celular fica 24 horas open porque tenho família”, diz.

Quem é? sócio-fundador da TOTVs e diretor da TI educacional A rotina de Haberkorn é milimetricamente planejada. Entre levantar da cama e rumar para o escritório, ele leva, todos os dias, exatamente 1 hora e 22 minutos. Neste período, ele faz 12 atividades. “Cada uma dura de 5 a 10 minutos. É uma espécie de ritual”, afirma. Às vezes, a rotina começa mais cedo ainda, às 5h30. Ele aproveita este período para fazer atividades do trabalho que exigem mais concentração, como programar. Apesar da rotina organizada, Haberkorn admite que imprevistos acontecem e prever um espaço para eles na agenda é preciso. Mas, mesmo nestes casos, é essencial assumir o controle da situação. “As atividades não previstas acabavam consumindo de 30% a 40% do tempo total. Então, eu comecei a me cuidar neste sentido”, conta. Uma das estratégias mais eficazes: interromper conversas não programadas. “Você precisa ter disciplina para fazer isso”, afirma. Tornar o roteiro da agenda um hábito contribuiu para que o tempo renda mais, ele explica. Por exemplo, no horário do almoço, todos que trabalham com Haberkorn sabem que é o tempo que ele dedica para a academia. “Aos 70 anos, você já está nos 25 minutos do segundo tempo. Você pensa: ‘eu não posso perder um minuto’”, brinca.

Quem é? CEO da Chubb Seguros
 
Para economizar o tempo entre chamar e esperar que a pessoa rume até a sala dele, Acácio Queiroz prefere ir direto para a mesa do funcionário. “Levo três minutos entre ir, voltar e saber tudo”, conta.

A prática garantiu menos reuniões longas e despediosas na agenda. "Só de não fazer tanta reunião e falar direto com as pessoas ganha uma velocidade de tempo”, diz.

Checar e-mail toda hora? Nem pensar. Na agenda de Queiroz, a leitura do correio eletrônico tem hora marcada. “De manhã, antes do almoço, na hora de sair. Responde e acabou”.

Quem é? Presidente da rede Blue Tree Hotels

O dia de Chieko Aoki começa cedo. Às 6h, ela já está se dedicando a algum exercício físico. O expediente começa nos 40 minutos de percurso para o trabalho. É ali, no carro, que ela toma o café da manhã e checa e-mails.

A principal estratégia para fazer o tempo render é não enrolar, diz. “A gente vai e volta. Nossa, isso come um tempo danado”, afirma. “É preciso ter a prática de decidir. É duro, mas é um treino”.

A meta é responder todos os e-mails que recebe no mesmo dia. Se o assunto leva mais tempo, ela responde mesmo assim.
Apesar de usar a agenda do iPhone, ela não largou mão da de papel. “A gente fica refém da máquina, tenho medo que as coisas sumam”, diz.

Quem é? Diretor-geral da Sanofi-Aventis

Para Fernando Sampaio, os dois principais ladrões de tempo no trabalho são claros: reuniões e e-mails. Para minimizar os efeitos colaterais das ferramentas na própria agenda, o executivo determinou algumas políticas.

Em termos de reuniões, o antídoto foi investir em periodicidade, possibilidade de delegação e eficiência. Com isso, agora, além de um prazo para acontecer, são só convidadas pessoas que, realmente, irão agregar à discussão e todos recebem o assunto definido antes. Em outros casos, ele delegou a missão de representá-lo em alguns encontros.

Para estender esta prática a todos os funcionários, a empresa distribuiu o “cubo da eficiência”, um cubo de acrílico com recomendações para reuniões mais eficientes e uso racional de e-mails.

“De cara, já conseguimos uma economia de 10% no tempo. Se eu gastava 100 dias do ano com reuniões, agora deixo de gastar 10”, mensura.

Quem é? CEO da Progen Para Barella, carro próprio só existe nos finais de semana. Nos dias úteis, ele se locomove apenas de táxi. Além de economizar, o executivo aproveita o percurso para responder e-mails e ler notícias. Na hora de lidar com as mensagens eletrônicas, ele usa um método de comunicação próprio com a assistente dele. “Encaminho os e-mails que ela tem que me lembrar no final do dia com uma sigla que sempre remete a uma ação que o assunto vai trazer”, explica. Na caixa de entrada, ficam em negrito todos os e-mails que ele precisa acompanhar.  Para Barella, disciplina é a palavra chave para fazer o tempo render. Mas não só. “Monte uma boa equipe que você confie e permita que você extraia do seu tempo o melhor”, diz.