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Quer reduzir 87% das despesas de sua empresa? Comece pela tecnologia

Executivo conta como escritório virtual e sala de reunião sob demanda podem reverter dinheiro para desenvolvimento de produtos e outros serviços

Aumento do aluguel de imóveis comerciais foi de mais de 24,86% (Alistair Berg/Getty Images)

Aumento do aluguel de imóveis comerciais foi de mais de 24,86% (Alistair Berg/Getty Images)

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Publicado em 8 de dezembro de 2021 às 18h00.

Última atualização em 8 de dezembro de 2021 às 18h28.

Em 2021, muitos empresários se assustaram com o reajuste na locação de imóveis comerciais. Com base na variação do Índice Geral de Preços de Mercado (IGP-M) acumulado em 12 meses, em alguns casos, o aumento do aluguel foi de mais de 24,86%.

 

Além disso, em algumas regiões do país, o Imposto Predial Territorial Urbano (IPTU) subiu até 9,5% e a luz registrou alta de até 9,22%. Com estas mudanças, a despesa média de um empresário aumentou quase 13% nos últimos meses em relação a 2020.

 

O que muitos empreendedores não sabem é que eles podem reduzir esse tipo de gasto em até 87% ao ano com tecnologia e soluções como escritório virtual e salas de reunião sob demanda. Por meio dessas ferramentas, o custo fixo anual de uma empresa fica por volta de 5.660 reais (cerca de 470 reais por mês), enquanto muitos empresários chegam a gastar entre 45.000 e 50.000 reais somente com despesas fixas como aluguel, IPTU, recepção, limpeza, telefonia e contas básicas (água, luz, internet etc).

 

A Bússola conversou com Miklos Grof, CEO da Company Hero, startup que já ajudou a simplificar a formalização de mais de 10.000 empresas no Brasil em cinco anos, e que oferece soluções desse tipo.

Segundo ele, aquisição e treinamentos de funcionários, desenvolvimento de novos produtos, contratação de ferramentas e softwares e investimento em marketing e divulgação da empresa são algumas das iniciativas em que um empresário brasileiro poderia investir e ter muito mais retorno para o negócio aplicando esse montante economizado.

Bússola: Como soluções como o escritório virtual e salas de reunião sob demanda podem ser aliadas do empreendedor brasileiro?

Miklos Grof: A transformação digital mudou a forma de fazer negócios e trouxe à tona a desmobilização de empresas. Na prática, significa simplificar processos e infraestrutura para o negócio ter mais escalabilidade e reduzir os custos. É nesse contexto que entra o impacto das despesas fixas.

Se a empresa possui um endereço físico como um conjunto comercial, mas seus sócios e funcionários podem ter flexibilidade de trabalhar em qualquer lugar, hoje em dia é possível realizar um processo de desmobilização e abrir mão da infraestrutura física [móveis, equipamentos, insumos de reposição], alocando a sede fiscal da empresa em um escritório virtual.

A solução de escritório virtual é uma alternativa aos escritórios tradicionais que milhares de empresas adotaram no Brasil e em outros países do mundo. A ferramenta nada mais é do que o serviço de locação de um endereço como sede fiscal e comercial, onde o CNPJ da empresa ficará alocado, sem ser necessário manter os sócios e funcionários trabalhando em um mesmo conjunto comercial. Com a solução, o empresário vincula sua empresa a endereços reconhecidos nas principais regiões e avenidas do país e continua tendo acesso a documentos importantes para a formalização do negócio, como IPTU, comprovante de endereço, AVCB [Alvará do Corpo de Bombeiros], Habite-se e outros.

Além disso, se os funcionários trabalham em formato remoto e têm necessidade de encontrar-se em dias de planejamento, treinamentos ou reuniões quinzenais, uma alternativa é alugar salas de reunião e espaços de trabalho sob demanda. Há salas com sistema de fechadura digital automatizada, por exemplo: basta reservar online por hora ou diária e a pessoa recebe um pin para desbloquear a sala no horário reservado, com privacidade e sem contato humano.

De quais outras maneiras o empresário pode cortar gastos?

As pessoas são um custo essencial para as empresas. Mas, para evitar demissões repentinas, é preciso ter consciência das despesas com contratações. Nesse processo, é importante considerar o segmento de atuação do negócio. Em empresas de serviços, que em certos casos precisam de mais pessoas para realizar a entrega final, a folha de pagamentos pode representar mais de 20% da receita do negócio. Já no comércio, essa representação fica entre 10% e 15%. Na indústria, depende da modernização da fábrica.

De toda forma, o empresário pode considerar esse percentual médio. Em seguida, avaliar a jornada de trabalho dos colaboradores e entender se é a mais adequada, se o rendimento da equipe é elevado em todos os momentos, se há satisfação e engajamento.

É importante maximizar o resultado e a produtividade do time. Algumas alternativas são cuidar do bem-estar das pessoas e empoderar a equipe por meio de documentação de processos, ferramentas de gestão de tarefas e KPIs [indicadores de performance] transparentes para incentivar a autogestão ao invés de contratar mais supervisores e gestores.

Engajar os colaboradores no mesmo objetivo é outra forma de ter sucesso na empreitada. Testar softwares de gestão e processos em planos gratuitos antes de contratar planos maiores e buscar sites de freelancers e profissionais autônomos para contratações por projeto antes de se tornar uma despesa fixa podem ser ótimas alternativas para reduzir gastos.

Qual o impacto de um bom planejamento financeiro nas despesas de um negócio?

Avaliar quanto do orçamento já está comprometido e fazer cálculos antes de acrescentar novos gastos mensais também são recomendações relevantes. Se necessário, é preciso fazer cortes ou renegociações de contrato e renovação com fornecedores. Revisar os fluxos financeiros e de resultados com um profissional de contabilidade é muito importante, independentemente do porte da empresa.

Assim, é possível encontrar gargalos mais rapidamente e verificar se a equipe e estrutura operacional da empresa podem ser mais eficientes. Além disso, um bom software de gestão financeira — ou uma conta digital para pessoa jurídica que tenha essa funcionalidade — é um investimento essencial para o pequeno empresário acompanhar o fluxo de caixa e, consequentemente, a base de custos para poder otimizar despesas.

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