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Data analytics previne má conduta em trabalho remoto e apoia o compliance

Em um momento em que a supervisão presencial diminui, como consequência da pandemia, ferramentas ajudam empresas a monitorar transações e modelar dados

A maioria de nós está acostumada a receber alertas eletrônicos de bancos e cartões de crédito quando ocorre uma transação suspeita. Tecnologia semelhante agora está ajudando mais e mais organizações a identificarem de forma proativa se um funcionário se envolveu (ou tentou se envolver) em uma transação com um terceiro não autorizado, em um local proibido ou que ultrapasse seus limites de autorização previamente definidos.

O resultado é que, independentemente das equipes de compliance, de investigações e de auditoria interna estarem obrigadas a trabalhar remotamente em função da pandemia, o data analytics está permitindo análises, investigações e mitigação de riscos mais direcionadas e eficazes em organizações em todo o mundo.

O que é data analytics

O data analytics combina ciência da computação, matemática, estatística, solução de problemas e tecnologia para ajudar empresas e seus advogados a terem percepções críticas do volume de negócios e das transações gerados a cada dia. Os analistas de dados inspecionam, estruturam, transformam e modelam os dados com o objetivo de identificar informações úteis e sugerir conclusões para apoiar uma sólida tomada de decisão.

Por meio do data analytics, os líderes de negócios também podem estabelecer uma ponte entre conjunto de dados, sistemas e até unidades operacionais, com o objetivo de obter insights valiosos e holísticos em toda a empresa.

Como o COVID-19 diminuiu a supervisão presencial das operações do dia a dia, métodos baseados em dados estão cada vez mais sendo usados para detectar e avaliar possíveis problemas de conformidade antes que eles aumentem. As revisões forenses de dados do negócio, apoiadas por análises de dados, ajudam a erradicar a má conduta e podem aumentar a eficiência de auditores e investigadores internos, permitindo que os líderes do negócio se concentrem e gerenciem com mais eficácia as áreas de risco identificadas.

Como utilizar o data analytics

O data analytics pode ajudar as equipes de investigação a ter uma visão mais ampla em todos os estágios do ciclo forense, auxiliando na identificação de relacionamentos desconhecidos e fazendo as perguntas certas antes, durante e após o incidente.

Quando o data analytics e ferramentas de visualização complementares são utilizadas para criar uma estrutura de monitoramento de transação robusta, a detecção precoce de possíveis fraudes e abusos torna-se possível – semelhante à forma como um detector de fumaça residencial sinaliza um problema antes que um sinal de quatro alarmes seja acionado.

Por exemplo, após uma denúncia alegando que profissionais da área de vendas estavam abusando nas despesas reembolsáveis em uma organização multinacional, uma equipe forense utilizou o data analytics para revisar o histórico de reembolso de despesas dos últimos três anos. Visualizações interativas e análises personalizadas foram consideradas para identificar indivíduos, locais e eventos de alto risco para posterior avaliação.

Os profissionais da área de vendas que haviam violado a política interna da empresa e criado risco reputacional logo vieram à tona. A equipe encontrou instâncias de despesas duplicadas, faturas divididas para evitar controles de limite de aprovação, bem como cobranças em locais inadequados.

Como parte dos esforços de remediação, um programa de monitoramento de transações de despesas reembolsáveis foi implementado na organização para fortalecer os controles. Dali para frente, a empresa se tornou apta, quase em tempo real, a identificar transações atípicas, como totais de refeições acima de um determinado limite, bem como quaisquer cobranças de reembolso em locais proibidos.

Conclusão

À medida que a pandemia continua a normalizar os ambientes de trabalho remotos em todo o mundo, os profissionais de compliance e de auditoria interna estão cada vez mais usando abordagens baseadas em tecnologia e análise de dados para ficar um passo à frente da má conduta.

Ao contrário das abordagens tradicionais de supervisão, que podem não ser eficazes durante as condições de trabalho remotas, as ferramentas de análise de dados e monitoramento de transações ajudam a identificar e focar recursos consistentemente em situações de risco para evitar problemas maiores no futuro.

*Steven Neuman é sócio da StoneTurn, empresa global de consultoria, especialista em compliance e investigações globais, e escreve hoje na coluna Bússola Compliance, de Renato Cirne.

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