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Digitalização de documentos reduz até 40% do tempo gasto por usuário

Serviços de gestão de fluxos de arquivos, como o Adobe Sign, tornaram-se essenciais na pandemia; benefícios vão muito além da automatização do processo

Até alguns anos atrás, a Escola Pan Americana da Bahia — instituição sem fins lucrativos formada por uma associação de pais que oferece educação internacional para crianças de outras nacionalidades e brasileiras de 2 a 18 anos — levava de 30 a 45 dias para finalizar todo o fluxo de aprovação dos contratos anuais de seus alunos. Com a digitalização dos documentos, o processo ficou bem mais simples e passou a ser realizado em até uma semana.

Para oferecer comodidade e, ao mesmo tempo, segurança aos pais, a escola contratou antes mesmo da covid-19 o Adobe Sign, um gestor de fluxos de documentos da Adobe. Mas foi durante a pandemia que a ferramenta se mostrou ainda mais fundamental, uma vez que muitos dos pais que haviam retornado a seus países de origem puderam garantir à distância a matrícula dos filhos.

Na empresa de telefonia Telefônica, o Adobe Sign também ajudou a reduzir o tempo gasto no fluxo de contratos de clientes. O processo, que antes demorava três semanas, passou a levar apenas um ou dois dias. E tem muito mais empresas descobrindo as vantagens de se livrar do processo de idas e voltas de contratos, documentos ou requisições físicas.

Adobe Sign: redução de tempo — e de custo

O estudo Total Economic ImpactTM, encomendado pela Adobe e conduzido pela Forrester Consulting com empresas de serviços financeiros em vários países, apontou que o serviço proporciona uma redução de 96% no tempo do ciclo do documento: de uma média de sete dias para somente 2 horas.

Isso, sem falar nos custos. De acordo com a pesquisa, há uma economia de 6 dólares por transação — ou 600.000 dólares por ano no terceiro ano de implementação da ferramenta. O levantamento destaca ainda a redução dos gastos com papel: 540.000 dólares por ano.

“O Adobe Sign oferece um retorno de 420% sobre o investimento e uma economia de 6,8 milhões em benefícios ao longo de três anos”, aponta Eduardo Jordão, especialista de produtos da Adobe para América Latina.

Vale ainda acrescentar à conta o aumento da produtividade dos funcionários — uma média de 40%, ou 125 horas economizadas por usuário — e a satisfação do cliente, 37% superior, conforme apontaram os entrevistados. Na escola baiana, por exemplo, o contentamento dos pais foi materializado em vários e-mails agradecendo e elogiando a facilidade do serviço em um momento tão difícil para as famílias.

Apesar de existir desde 2001, a ferramenta ganhou espaço tanto para empresas quanto pessoas físicas na pandemia — no ano passado, a carteira de clientes do Adobe Sign no Brasil praticamente dobrou.

“A pergunta que mais ouvimos dos clientes é se os documentos são válidos juridicamente, mas eles já são aceitos há duas décadas”, conta Jordão. “Além da confiabilidade da assinatura eletrônica e da integridade do documento, o serviço garante a identidade dos assinantes e algo além: a intenção de assinar.”

Serviço por assinatura

O serviço está disponível a qualquer pessoa que tenha um e-mail e acesso à internet, até mesmo pelo celular. O que facilita sua adoção é justamente o fato de ele ser cobrado de acordo com a quantidade de transações a ser realizadas. Dessa forma, torna-se financeiramente acessível.

“Se antes vendia-se a licença do software, bem mais cara, hoje oferecemos a assinatura do serviço”, explica o executivo. Com a ferramenta, é possível digitalizar arquivos de até 500 páginas e ter até 25 pessoas atuando simultaneamente no mesmo arquivo.

Documentos assinados em segurança

Conta também a segurança envolvida em todo o processo: não há perda de documentos, vazamento de informações e riscos em auditorias. Ela ainda elimina a necessidade de espaço para armazenar os documentos físicos e facilita a localização de um arquivo para atender o prazo legal de um processo, por exemplo.

No estudo da Forrester Consulting, os entrevistados consideraram os processos de digitalização de documentos essenciais para a administração dos negócios. De acordo com 72% deles, as assinaturas eletrônicas são fundamentais para torná-los mais ágeis.

“Os processos de digitalização de documentos são mais do que ferramentas operacionais. Eles também melhoram a experiência do cliente e do funcionário”, completa o executivo. “Permitem ainda a busca por oportunidades e novos clientes, especialmente durante a pandemia.”

Armazenamento em nuvem

Jordão conta ainda que no Adobe Sign os documentos são salvos em duplicidade em servidores dos gigantes Azure, Microsoft e AWS, da Amazon. Isso garante a continuidade do processo, mesmo que um deles sofra algum problema técnico. Outra vantagem é que a plataforma é global; ou seja, oferece o mesmo serviço independentemente do país onde atue ou da língua utilizada pelo cliente. Uma vantagem para multinacionais que precisam controlar contratos em diferentes continentes.

A centralização dos documentos na ferramenta proporciona outros benefícios às empresas: atualiza as plataformas de análise de dados e gera valor agregado ao negócio. Na pesquisa, 77% dos entrevistados das empresas de serviços financeiros procuram aproveitar os recursos de análise de dados associados para melhorar ainda mais os recursos de business intelligence de suas organizações e gerar insights para os negócios e para os clientes.

“É possível analisar informações que podem ajudar, por exemplo, no lançamento de um produto. A empresa não parte do zero. Mas, claro, sempre respeitando as leis de proteção de dados dos clientes”, afirma Jordão.

Aqui no Brasil, o Adobe Sign já representa uma receita cada vez mais relevante do negócio de Document Cloud da empresa, que faturou 1,5 bilhão de dólares, no mundo, em 2020. A empresa tem como clientes desde empresas familiares até grandes grupos públicos e privados, como o Senai, construtoras, bancos, escolas e negócios que fazem uso de contratos.

E os investimentos não devem recuar. A pesquisa realizada com as empresas de serviços financeiros apontou que, em média, elas terão um aumento de 59% em investimentos com o processo de digitalização de documentos neste ano.

“As possibilidades de negócios globais na área esperadas para 2021 são de mais de 300 bilhões de dólares”, estima o especialista de produtos da Adobe para América Latina. “Até mesmo no Brasil, onde a cultura do papel ainda é forte, as pessoas não vão abrir mão dos avanços conquistados com o fluxo digital de documentos que vieram com a pandemia.”

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