Ordem no caixa

Nas últimas semanas, o mineiro Luiz Amaral e sua mulher, Nadia Reys, ambos de 26 anos, tiveram de alterar um bocado sua rotina. O casal trocou as horas de sossego em Esmeraldas, uma bucólica cidade a 50 quilômetros de Belo Horizonte, onde vive, por uma jornada de trabalho ampliada e um espaço improvisado para dormir na casa da irmã de Amaral, que fica próxima à fabricante de adesivos decorativos Grudado, na capital mineira. "Não temos mais hora para ir embora", diz ele.

O expediente estendido é para conciliar a rotina normal da empresa com as reuniões diárias que Amaral faz com sócios e funcionários sobre as tarefas do 2º Choque de Gestão Exame PME. Por e-mail ou por telefone, ele fala praticamente todos os dias com os consultores designados para as quatro áreas da consultoria. "Já estamos na metade do caminho e ainda há muito o que fazer na empresa", afirma Amaral. 

A lição de casa de Amaral é extensa. Com o responsável pelo marketing, Helio Moreira, da New Growing, ele tem acertado os detalhes de uma pesquisa para identificar o perfil de seus consumidores.

Já Dorival Donadão, da DN Consult, encarregado dos aspectos de pessoas, vem ajudando o empreendedor a mapear as competências desejáveis para cada cargo e assim formular uma política de contratação e de remuneração por resultados.

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Na área de gestão e estratégia, que agora está sob o comando de Marcos Paulo Carvalho, da ControlCorp, de Belo Horizonte, o desafio é estudar novas parcerias para trazer mais clientes para a Grudado e melhorar o controle de qualidade dos processos internos para diminuir a dependência da empresa das vendas pelo site, de onde hoje vêm 90% das receitas.

"A Grudado ainda não conseguiu montar uma boa carteira de clientes corporativos", diz Carvalho. "Com bons parceiros, como escritórios de arquitetura e lojas de decoração, Amaral pode abrir novos mercados."

É na área de finanças, no entanto, que o trabalho de Amaral tem sido especialmente intenso. Como em muitas empresas iniciantes, a Grudado, que tem apenas dois anos de vida, não tem históricos financeiros ricos em informações.

"As transformações têm sido rápidas e sempre estivemos preocupados em resolver problemas urgentes do dia a dia", diz Amaral. "Eu tomava muitas decisões por conta própria, sem saber ao certo se a empresa tinha fôlego financeiro." Foi essa a realidade encontrada pelo consultor Wilson Giglio, da Parceiro dos Empresários, que recebeu a missão de colocar ordem nas contas da Grudado. 

No ano passado, a Grudado Adesivos deu um salto significativo. Com receitas de 2,1 milhões de reais, faturou o triplo do que em 2009. O crescimento nas vendas tornou mais complexa a gestão do fluxo de caixa, que é o equilíbrio que se busca para receber dos clientes a tempo de pagar os fornecedores e cobrir as despesas.

Além de registrar entradas e saídas, o fluxo de caixa gera informações importantes para definir as estratégias comerciais da empresa. Esse era um dos pecados da Grudado. "Amaral e sua equipe nunca tiveram dados financeiros suficientes porque não registravam as informações do fluxo de caixa de forma adequada", diz Giglio.

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Um dos perigos da falta de controle das informações registradas no fluxo de caixa está diretamente ligado ao controle de custos da Grudado. Anteriormente, Amaral não costumava separar os custos com a produção dos adesivos das demais despesas necessárias para manter a estrutura da empresa.

O reflexo mais nefasto vinha na hora da precificação. Afinal de contas, que gastos teriam mais impacto em cada linha de adesivos? A falta de critérios fazia Amaral não considerar custos indiretos importantes, como o rateio das contas de energia e aluguel do barracão da produção, por exemplo.

"Com a ajuda do consultor, descobri que esses valores chegam a representar 20% do custo mínimo de alguns produtos", diz Amaral. Cinco centrais de custos foram criadas para alocar os valores a partir de agora — administrativo, financeiro, comercial, produção e tecnologia. O novo esquema facilita o controle do orçamento de cada área e melhora o processo de atribuir preços aos produtos.

"Se de um mês para o outro Amaral perceber uma mudança brusca nos gastos com alguma das cinco áreas, saberá no mesmo momento em quanto os preços terão de ser reajustados", diz Giglio. 

O novo controle ganha ainda mais importância no momento atual de expansão da Grudado. Recentemente, a empresa fechou grandes contratos com varejistas como Walmart e Ricardo Eletro. Passada a euforia da conquista de novos clientes, que chegaram a comprar cada um o equivalente à produção de um mês e meio da Grudado, Amaral ficou com certo receio.

"Fiz uma proposta com um desconto sobre o preço do site, mas não sabia direito quanto da minha margem seria mantido", diz Amaral. "Acho que fiz um bom negócio, mas, a partir de agora, vou saber com precisão quanto posso dar de desconto para grandes negociações."

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Uma das primeiras tarefas da Grudado foi produzir o que os contadores chamam de balanço patrimonial — um documento que serve de fotografia das finanças da empresa e leva em consideração todos os ativos e passivos financeiros.

Entram na conta valores conhecidos, como faturamento mensal, até cálculos mais específicos, como o valor corrigido dos imobilizados (máquinas e equipamentos) e o total de recursos em estoque.

Os primeiros resultados têm sido animadores. "Descobrimos que a empresa tem uma necessidade de capital muito baixa e não depende de dinheiro externo para equilibrar suas contas", diz Giglio.

Isso acontece em mercados em que a rentabilidade costuma ser alta — como é o caso da Grudado. "A partir das primeiras análises, já é possível dizer que a Grudado tem uma rentabilidade mínima 35%", afirma Giglio.

"Esse índice será confirmado com a comparação com os meses seguintes, mas por si só explica por que a empresa tinha sobra de caixa mesmo com poucos processos financeiros definidos."

Mais seguro com relação aos números da empresa, Amaral tem conseguido impor um novo ritmo às decisões da empresa. Quem o conhece de perto já está acostumado com os modos comedidos, o jeito tímido e o tom de voz levemente abaixo dos demais.

Na maioria das vezes, é ponderado ao tomar decisões, mantém um relacionamento profissional com os sócios (a mulher, Nadia, a irmã Andrea e o cunhado Sady também têm partes da empresa) e nunca deixa de perguntar a opinião do irmão Evandro, responsável direto pela produção dos adesivos.

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Nos últimos tempos, no entanto, a ajuda dos consultores tem feito Amaral assumir cada vez mais o papel de quem é líder do negócio e arca com a responsabilidade das decisões — mesmo que seja preciso assumir erros cometidos no passado. 

Exemplo disso aconteceu pouco antes do fechamento desta edição. Amaral decidiu pôr fim à primeira iniciativa da Grudado fora do e-commerce. Era um quiosque localizado nos corredores de um shopping center bem frequentado de Belo Horizonte, aberto no início deste ano.

Em três meses de funcionamento, no entanto, o quiosque acumulou prejuízos. "As vendas ficaram muito distantes do que eu imaginava inicialmente", afirma Amaral. Ele tem quase certeza que o problema maior foi a escolha do ponto comercial. O consultor de marketing, Helio Moreira, também estudará a fundo a questão.

Nas análises financeiras feitas com a ajuda de Giglio, o dono da Grudado decidiu que não valia mais a pena manter o quiosque. “Ele era responsável por 20% do total de despesas mensais da empresa”, afirma Amaral. “Decidi dedicar a estrutura para a participação em feiras de decoração e poupar a Grudado desse custo.”